Diese Online Hilfe beschreibt die aktuelle Version der Sammelabrechnung bzw. KommissionsrechnungenLeistungsträgerabrechnungen, um Abrechnungen gegenüber Leistungsträgern oder anderen Partnern zu erstellen.
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Inhaltsverzeichnis
| Table of Contents |
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1. Einführung und Aufbau
Die Sammelabrechnung dient der Erstellung von Abrechnungen mit den Leistungspartnern, beispielsweise der Kommissionsabrechnung mit Hotels oder Honorarabrechnung von Gästeführern.
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Unter Backoffice → Menüpunkt Sammelabrechnung II stehen folgende Laschen / Rubriken zur Verfügung:
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Rechnung
Was möchten Sie abrechnen?
Zwischenablage
Abrechnungszone
2. Lasche Rechnungen
Auf der Lasche „Rechnungen“ kann nach bereits abgerechneten und definitiv abgeschlossenen Leistungsträgerabrechnungen gesucht werden, um diese erneut einzusehen.
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Unter dieser Lasche „Rechnungen“ werden alle definitiv abgeschlossenen Provisionsabrechnungen der Vergangenheit angezeigt
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Das Suchergebnis wird unterhalb der Suchmaske angezeigt:
Datum: hier wird das Erstellungsdatum der Rechnung angezeigt.
PDF-Icon: Über das PDF-Icon am Ende der Zeile kann die entsprechende Rechnung als PDF geöffnet und eingesehen werden.
Folgende Felder stehen zur Filterung der Suche nach bestehenden Rechnungen zur Verfügung:
Felder | Beschreibung |
|---|---|
Rechnungsdatum von/bis | Suche nach Rechnungen nach deren Erstellungsdatum |
Rech-Nr. | Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Rolle, . In der Regel nach Leistungsträger (z.B. POS Hotel oder LeistungsträgerrechnungenGuide) |
Partner | hier kann nach den Abrechnungen eines bestimmten Partners gesucht werden, z.B. nach allen Abrechnungen eines bestimmten Hotels. Suchen-Button: hier kann der gewünschte Leistungsträger gesucht werden. Löschen-Button: der eingetragene Partner kann wieder entfernt werden |
Kriterien löschen-Button | Löscht alle in der Maske eingegebenen Suchkriterien |
Suchen-Button | Löst die Suche nach den eingegebenen Kriterien aus |
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Datum: hier wird das Erstellungsdatum der Rechnung angezeigt.
PDF-Icon: Über das PDF-Icon am Ende der Zeile kann die entsprechende Rechnung als PDF geöffnet und eingesehen werden.
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3. Lasche “Was möchten Sie abrechnen?”
In der zweiten Lasche „Was möchten Sie abrechnen?“ können Sie nach allen offenen Vorgängen für die Provisionsabrechnung suchen.
Diese Lasche wird beim öffnen der Sammelabrechnung II immer automatisch angezeigt.
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FELD LEER
Wird weder Kreditor noch Debitor ausgewählt, erscheinen alle Vorgänge, unabhängig von der eige-nen Rolle:
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4. LASCHE ZWISCHENABLAGE
In der Lasche Zwischenablage können die Vorgänge nochmal eingesehen werden, bevor sie endgültig in die Abrechnungszone übernommen werden.
Die übertragenen Vorgänge bleiben bist zur Abmeldung des Users in der Zwischenablage erhalten, auch wenn sie in die Abrechnungszone übergeben wurden.
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Eine Änderung der Beträge in der Zwischenablage sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Besser ist es, die Änderungen durch nachträgliches Umbuchen der Werte durchzuführen. Dies ergibt saubere Werte im Hinblick auf die Statistik, da die manuellen Werte NICHT auf den Geldfluss der Buchung übertragen werden!
5. LASCHE ABRECHNUNGSZONE
Wurde die Aktion „markierte in die Abrechnungszone“ ausgeführt, so erscheinen die entsprechenden Vorgänge unter der Lasche „Abrechnungszone“. Die Abrechnungszone ist auch nach Abmelden vom System noch aktiv, d.h. angestoßene Aktionen werden auch nach Abmeldung weiter durchgeführt und die Abrechnungsvorgänge bleiben weiterhin auf der Lasche.
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Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle | Markiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Keinen | Demarkiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Prov. Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine PROVISORISCHE Abrechnung erzeugt wurde. |
Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine DEFINITIVE Abrechnung erzeugt wurde. |
Wiedervorlage | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine Wiedervorlage erstellt wurde. |
Wiedervorlage i.A. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen eine Wiedervorlage derzeit in Arbeit ist. |
Wiedervorlage erl. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen die Wiedervorla-ge bereits abgeschlossen ist. |
Markierung umdrehen | Alle markierten Checkboxen werden demarkiert, gleichzeitig werden die demarkierten Checkboxen markiert. Dies vereinfacht z.B. das Markieren aller Vorgänge, die noch KEINE Abrechnung haben. Button „Abrechnung“ klicken, im Anschluss „Markierung umdrehen“ klicken → damit sind alle Vorgänge OHNE Abrechnung markiert. |
5.1 PROVISORISCHE ABRECHNUNG
Button | Beschreibung |
|---|---|
Provisorische Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung erzeugt. Es wird KEINE Rechnungsnummer erzeugt. |
Zusammenfassen und downloaden | Alle provisorischen Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge kön-nen in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Löschen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung entfernt. |
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Durch Anklicken der Icons auf dem Abrechnungsvorgang können die einzelnen Abrechnungen als PDF geöffnet und kontrolliert werden.
5.2 DEFINITIVE ABRECHNUNG INKLUSIVE RECHNUNGSNUMMERNVERGABE
Button | Beschreibung |
|---|---|
Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die Abrechnung erzeugt. Dabei werden die Rechnungsnummern vergeben und der Vorgang wird definitiv verbucht! |
Zusammenfassen und downloaden | Alle definitiven Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
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Wurde eine Definitive Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem farbigen PDF-Icon dargestellt:
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5.3 VERSAND
Durch klicken auf den Versand öffnet sich folgende Ansicht:
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HINWEIS: Ist bei dem Leistungsträger ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, so wird auf die bevorzugte Kommunikation für Sammelabrechnung des Verwalters und NICHT des Leistungsträgers zugegriffen!
5.4 FUNKTIONEN ZUM ENTFERNEN VON VORGÄNGEN AUS DER ABRECHNUNGSZONE
Über den Button „aus Zone entfernen“ können Abrechnungsvorgänge aus der Abrechnungszone entfernt werden. Definitiv abgerechnete Vorgänge können dann nicht mehr in der Abrechnungszone angezeigt werden. Ein Entfernen der Abrechnungsvorgänge ist nur für den Leistungsträger möglich, es kann kein einzelner Buchungsvorgang entfernt werden.
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