Der Artikel beschreibt, wie Sie Diese Online Hilfe beschreibt die aktuelle Version der Sammelabrechnung nutzenbzw. Kommissionsrechnungen, um Abrechnungen gegenüber Leistungsträgern oder anderen Partnerrollen Partnern zu erstellen.
Inhaltsverzeichnis
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1. EINFÜHRUNG UND AUFBAU DER NEUEN SAMMELABRECHNUNG II
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2. LASCHE RECHNUNGEN - SUCHE NACH RECHNUNGEN (VORGÄNGE)
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3. LASCHE „WAS MÖCHTEN SIE ABRECHNEN“ - SUCHE NACH ABZURECHNENDEN VORGÄNGEN
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5.2 DEFINITIVE ABRECHNUNG INKLUSIVE RECHNUNGSNUMMERNVERGABE
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| Table of Contents |
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1. EINFÜHRUNG UND AUFBAU DER NEUEN SAMMELABRECHNUNG II
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Folgende Felder stehen zur Filterung der Suche nach bestehenden Rechnungen zur Verfügung:
Felder | Beschreibung |
|---|---|
Rechnungsdatum von/bis | Suche nach Rechnungen nach deren Erstellungsdatum |
Rech-Nr. | Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Rolle, z.B. POS oder Leistungsträgerrechnungen |
Partner | hier kann nach den Abrechnungen eines bestimmten Partners gesucht werden, z.B. nach allen Abrechnungen eines bestimmten Hotels. Suchen-Button: hier kann der gewünschte Leistungsträger gesucht werden. Löschen-Button: der eingetragene Partner kann wieder entfernt werden |
Kriterien löschen-Button | Löscht alle in der Maske eingegebenen Suchkriterien |
Suchen-Button | Löst die Suche nach den eingegebenen Kriterien aus |
Das Suchergebnis wird unterhalb der Suchmaske angezeigt:
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In der zweiten Lasche „Was möchten Sie abrechnen?“ können Sie nach allen offenen Vorgängen für die Provisionsabrechnung suchen.
Diese Lasche wird beim öffnen der Sammelabrechnung II immer automatisch angezeigt.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Clearing Datum | Entspricht dem im Geldfluss eingestellten Zahlungsziel (In den meisten Fällen entspricht das Clearing Datum dem Abreisetag des Gastes). |
Anreisedatum von/bis | Entspricht dem Anreisedatum des Gastes |
Abreisedatum von/bis | Entspricht dem Abreisedatum des Gastes |
Letzte Änderung von/ bis | Vorgänge die während dieser Zeitspanne geändert wurden |
Vertriebskanal | Vorgänge, die über einen bestimmten Vertriebskanal verkauft wurden. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge aller Vertriebskanäle |
Rate | Filterung von Vorgängen nach bestimmten Buchungsraten |
Leistungsgruppe | Hier kann eine bestimmte Leistungsart ausgewählt werden |
Ich selbst bin | Filterung der Vorgänge nach der eigenen Rolle als Debitor oder Kreditor. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge, egal welche Rolle der gerade angemeldete Mandant in diesem Vorgang hat. |
Partner | Suche nach einem bestimmten Partner um die Abrechnung nur für diesen vorzunehmen. Über den Suchen-Button kann ein bestimmter Partner gefun-den werden. Über den Löschen-Button wird der Datensatz wieder aus der Such-Maske entfernt. |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Partner-Rolle, z.B. POS, Portal oder Leistungsträger |
Partner-Kategorie | Suche der noch abzurechnenden Vorgänge nach einer bestimmten Datenklasse der Partner, z.B. Beherbergung STM oder Gästeführer STM. Ist das Feld leer wird über alle Datenklassen gesucht. |
Über den Suchen-Button wird nach den in der Maske eingegebenen Kriterien gefiltert.
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Es können nun alle gefundenen (über Button „Alle markieren“) oder nur bestimmte Abrechnungsbe-träge (gewünschte anhand der Checkbox in der jeweiligen Zeile markieren) zur Bearbeitung in die Zwischenablage übernommen werden:
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Übernahme Zwischenablage | Die markierten Buchungen werden in die Zwischenablage zur weiteren Bearbeitung übernommen |
EXKURS FELD „ICH SELBST BIN“:
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Es stehen folgende Buttons zur Bearbeitung zur Verfügung:
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Markierte aus Zwischenablage entfernen | Markierte Buchungen können über diesen Button aus der Zwischenablage entfernt werden, wenn sie z.B. doch nicht abgerechnet werden sollen. |
Markierte in die Abrechnungszone | Markierte Buchungen werden über diesen Button in die Abrechnungszone gelegt. Dort können die Buchungen dann weiterverarbeitet werden. |
Markierte Beiträge korrigieren | Über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ können manuell angepasste Provisionsbeiträge gespeichert werden. |
EXKURS MARKIERTE BETRÄGE KORRIGIEREN:
In dem Feld „Betrag“ kann der Abrechnungsbetrag manuell angepasst werden. Um die Änderungen zu übernehmen, muss die Checkbox zu dem Vorgang markiert sein.
Danach können über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ die Beträge fix übernommen werden.
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Druckvorlage: hier wird die für die jeweilige Abrechnung verwendete Dokumentvorlage gewählt.
Betreff: in der Betreffzeile kann der auf den Dokumenten ausgegebene Betreff eingegeben werden.
Debitor-Filter: hier können die Posten der Abrechnungszone nach Datenklassen gefiltert werden, beispielsweise wenn NUR Gästeführer abgerechnet werden sollen, aber auch Beherbergungsabrechnungen in der Zone liegen.
Aktualisieren-Button: durch Klicken auf den Button wird die Ansicht aktualisiert. Die kann bei länger dauernden Prozessen interessant sein, um den Fortschritt zu beobachten, z.B. beim Versand mehrerer Abrechnungen, um zu sehen, wie viele Wiedervorlagen bereits erledigt wurden.
Markierungszone: hier können die Checkboxen über verschiedene Filter markiert/demarkiert wer-den. In der Klammer auf dem Button (0) wird angezeigt, wie viele Abrechnungen durch den Button bearbeitet werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle | Markiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Keinen | Demarkiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Prov. Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine PROVISORISCHE Abrechnung erzeugt wurde. |
Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine DEFINITIVE Abrechnung erzeugt wurde. |
Wiedervorlage | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine Wiedervorlage erstellt wurde. |
Wiedervorlage i.A. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen eine Wiedervorlage derzeit in Arbeit ist. |
Wiedervorlage erl. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen die Wiedervorla-ge bereits abgeschlossen ist. |
Markierung umdrehen | Alle markierten Checkboxen werden demarkiert, gleichzeitig werden die demarkierten Checkboxen markiert. Dies vereinfacht z.B. das Markieren aller Vorgänge, die noch KEINE Abrechnung haben. Button „Abrechnung“ klicken, im Anschluss „Markierung umdrehen“ klicken → damit sind alle Vorgänge OHNE Abrechnung markiert. |
5.1 PROVISORISCHE ABRECHNUNG
Button | Beschreibung |
|---|---|
Provisorische Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung erzeugt. Es wird KEINE Rechnungsnummer erzeugt. |
Zusammenfassen und downloaden | Alle provisorischen Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge kön-nen in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Löschen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung entfernt. |
Wurde eine Provisorische Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem grauen PDF-Icon dargestellt:
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5.2 DEFINITIVE ABRECHNUNG INKLUSIVE RECHNUNGSNUMMERNVERGABE
Button | Beschreibung |
|---|---|
Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die Abrechnung erzeugt. Dabei werden die Rechnungsnummern vergeben und der Vorgang wird definitiv verbucht! |
Zusammenfassen und downloaden | Alle definitiven Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
HINWEIS: Definitive Abrechnungen können NICHT gelöscht werden und werden direkt verbucht!
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Durch klicken auf den Versand öffnet sich folgende Ansicht:
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Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff | Hier kann der Betreff der Email eingetragen werden |
EMail-Text: | Hier wird der gewünschte Emailtext eingetragen. Signaturen des TOMAS-Users werden NICHT übernommen, es wird genau der Text versendet, der hier eingegeben wird. Konfiguration durch HTML möglich, Umbrüche werden automatisch gesetzt. |
Definitive Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Definitiven Abrechnung. Markierte Vorgänge ohne die definitive Abrechnung werden ignoriert. |
Provisorische Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Provisorischen Abrechnungen. Markierte Vorgänge ohne die provisorische Abrechnung werden ignoriert. |
Der Versand der Emails muss zweimalig rückbestätigt werden, bevor der Versand angestoßen wird.
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Im Folgenden werden die Anzeigen der Abrechnungsvorgänge erläutert. In der Abrechnungszone werden die Vorgänge pro Leistungsträger zusammengefasst. Durch Klicken auf das + Icon können die einzelnen für die Abrechnung hinterlegten Vorgänge eingesehen werden.
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Icon | Beschreibung |
|---|---|
 | Provisorische Sammelabrechnung wurde erstellt. Durch klicken auf das PDF-Icon kann das Dokument geöffnet werden. |
 | Definitive Sammelabrechnung wurde erstellt. Durch klicken auf das PDF-Icon kann das Dokument geöffnet werden. |
 | Wiedervorlage der provisorischen Abrechnung erstellt und in Bearbeitung. Durch Klicken des Aktualisieren-Buttons kann Status aktualisiert werden. |
 | Wiedervorlage der provisorischen Abrechnung wurde erfolgreich versendet |
 | Wiedervorlage der definitiven Abrechnung erstellt und in Bearbeitung. Durch Klicken des Aktualisieren-Buttons kann Status aktualisiert werden. |
 | Wiedervorlage der definitiven Abrechnung wurde erfolgreich versendet |
 | Checkbox zum Markieren des Abrechnungsvorgangs |
 | Bearbeitung der Aktion erfolgt noch, durch klicken auf das Aktualisieren-Buttons kann der Status aktualisiert werden. |
 | Bearbeitung der Aktion wurde abgeschlossen. |
 | Aktion ist fehlgeschlagen |