Diese Online Hilfe beschreibt die aktuelle Version der Sammelabrechnung bzw. Leistungsträgerabrechnungen, um Abrechnungen gegenüber Leistungsträgern oder anderen Partnern zu erstellen.
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In der Lasche „Was möchten Sie abrechnen?“ können Sie nach allen offenen Buchungen für die Leistungsträgerabrechnug suchen.
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3.1
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. Buchungen auswählen
Über den Button “Suchen” wird nach den in den erfassten Kriterien gefiltert. Die Kriterien werden nachfolgend beschrieben:
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Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Clearing Datum | Entspricht dem im Geldfluss eingestellten Zahlungsziel (In den meisten Fällen entspricht das Clearing Datum dem Abreisetag des Gastes). |
Anreisedatum von/bis | Entspricht dem Anreisedatum des Gastes |
Abreisedatum von/bis | Entspricht dem Abreisedatum des Gastes |
Letzte Änderung von/ bis | Vorgänge die während dieser Zeitspanne geändert wurden |
Vertriebskanal | Vorgänge, die über einen bestimmten Vertriebskanal verkauft wurden. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge aller Vertriebskanäle |
Rate | Filterung von Vorgängen nach bestimmten Buchungsraten |
Leistungsgruppe | Hier kann eine bestimmte Leistungsart ausgewählt werden |
Ich selbst bin | Filterung der Vorgänge als Debitor oder Kreditor. Mit dieser Funktion kann man getrennte Abrechnungen z.B. für die Unterkunft und dann für die Kommissionen machen. In der Regel wird dies in der CH nicht genutzt. Es gibt 1 Abrechnung wo die Kommission direkt mit den Einnahmen verrechnet wird. |
Partner | Suche nach einem bestimmten Partner um die Abrechnung nur für diesen vorzunehmen. Über den Suchen-Button kann ein bestimmter Partner gefun-den werden. Über den Löschen-Button wird der Datensatz wieder aus der Such-Maske entfernt. |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Partner-Rolle, z.B. Leistungsträger, POS usw. |
Partner-Kategorie | Suche der noch abzurechnenden Vorgänge nach einer bestimmten Datenklasse z.B. Beherbergung Destination XYX |
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3.2
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Vorgänge auswählen und in die Zwischenablage übernehmen
Alle gefundenen Buchungen (über Button „Alle markieren“) oder nur bestimmte Buchungen zur Bearbeitung in die Zwischenablage übernehmen.
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| Noteinfo |
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Prüfen Sie mit Ctrl-F (Browsersuche), ob Sie nur Vorgänge des gewünschten Monats abrechnen. Gerade im Bereich der Stadtführungen gibt es häufig Buchungen mit einer Führung im “abzurechnenden Monat” und Führungen vom “nächsten Monat” und beide werden angezeigt. Suchen Sie z.B. nach 09.2023 und alle Vorgänge mit einem anderen Datum wählen Sie ab. |
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Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Übernahme Zwischenablage | Die markierten Buchungen werden in die Zwischenablage zur weiteren Bearbeitung übernommen |
4.
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Lasche Zwischenablage
In der Lasche Zwischenablage können die Vorgänge nochmal eingesehen werdenkontrollieren, bevor sie endgültig in die Abrechnungszone übernommen werden.
| Note |
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Die übertragenen Vorgänge bleiben |
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bis zur Abmeldung des Users in der Zwischenablage erhalten, auch wenn sie in die Abrechnungszone übergeben wurden. |
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Es stehen folgende Buttons zur Bearbeitung zur Verfügung:
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Markierte aus Zwischenablage entfernen | Markierte Buchungen können über diesen Button aus der Zwischenablage entfernt werden, wenn sie z.B. doch nicht abgerechnet werden sollen. |
Markierte in die Abrechnungszone | Markierte Buchungen werden über diesen Button in die Abrechnungszone gelegt. Dort können die Buchungen dann weiterverarbeitet werden. |
Markierte Beiträge korrigieren | Über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ können manuell angepasste Provisionsbeiträge gespeichert werden. |
EXKURS MARKIERTE BETRÄGE KORRIGIEREN:
| Info |
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In dem Feld „Betrag“ kann der Abrechnungsbetrag manuell angepasst werden. |
Danach können über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ die Beträge fix übernommen werden.
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Eine Änderung der Beträge in der Zwischenablage sollte nur in absoluten Ausnahmefällen durchgeführt werden |
:
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5. LASCHE ABRECHNUNGSZONE
Wurde die Aktion „markierte in die Abrechnungszone“ ausgeführt, so erscheinen die entsprechenden Vorgänge unter der Lasche „Abrechnungszone“.
| Info |
|---|
Die |
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HINWEIS: Per Mouse-Over lässt sich eine Erläuterung zu der jeweiligen Aktion abrufen.
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Buchungen, die in der Abrechnungszone sind können nicht bearbeitet werden. Diese sind gesperrt solange diese in der Abrechnungszone liegen. Die Buchungen müssen vom User entfernt werden, damit z.B. eine Umbuchung vorgenommen werden kann. |
5.1 Funktionsbereiche der Abrechnungszone
Die Zone ist in verschiedene Funktionsbereiche unterteilt.
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Druckvorlage: hier
Hier wird die für die jeweilige Abrechnung verwendete Dokumentvorlage gewählt.
Betreff: in
In der Betreffzeile kann der auf den Dokumenten ausgegebene Betreff eingegeben werden.
Debitor-Filter: hier können die Posten der Abrechnungszone
Mit dem Filter kann nach Datenklassen gefiltert werden, beispielsweise wenn NUR Gästeführer abgerechnet werden sollen, aber auch Beherbergungsabrechnungen in der Zone liegen.
Aktualisieren-Button: durch
Durch Klicken auf den Button wird die Ansicht aktualisiert. Die kann bei länger dauernden Prozessen interessant sein, um den Fortschritt zu beobachten, z.B. beim Versand mehrerer Abrechnungen, um zu sehen, wie viele Wiedervorlagen bereits erledigt wurden.
Markierungszone: hier
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Hier können die Checkboxen über verschiedene Filter markiert/demarkiert wer-denwerden. In der Klammer auf dem Button (0) wird angezeigt, wie viele Abrechnungen durch den Button bearbeitet werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle | Markiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Keinen | Demarkiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Prov. Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine PROVISORISCHE Abrechnung erzeugt wurde. |
Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine DEFINITIVE Abrechnung erzeugt wurde. |
Wiedervorlage | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine Wiedervorlage erstellt wurde. |
Wiedervorlage i.A. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen eine Wiedervorlage derzeit in Arbeit ist. |
Wiedervorlage erl. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen die Wiedervorla-ge Wiedervorlage bereits abgeschlossen ist. |
Markierung umdrehen | Alle markierten Checkboxen werden demarkiert, gleichzeitig werden die demarkierten Checkboxen markiert. Dies vereinfacht z.B. das Markieren aller Vorgänge, die noch KEINE Abrechnung haben. Button „Abrechnung“ klicken, im Anschluss „Markierung umdrehen“ umkehren“ klicken → damit sind alle Vorgänge OHNE Abrechnung markiert. |
5.
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2 Provisorische Abrechnungen
Um die Abrechnungen zu kontrollieren empfiehlt es sich allenfalls diese zuerst provisorisch abzurechnen und zu kontrollieren. Eine provisorische Abrechnung ist aber freiwillig bzw. keine Systemvoraussetzung.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Provisorische Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung erzeugt. Es wird KEINE Rechnungsnummer erzeugt. |
Zusammenfassen und downloaden | Alle provisorischen Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge kön-nen können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Löschen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung entfernt. |
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Durch Anklicken der Icons auf dem Abrechnungsvorgang können die einzelnen Abrechnungen als PDF geöffnet und kontrolliert werden.
5.
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3 Definitive Abrechnung
Bei der definitiven Abrechnung wird ein offizielles Rechnungsdokument mit entsprechender Rechnungsnummer generiert.
| Note |
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Gibt es Korrekturen oder Anpassungen, dann muss die Buchung umgebucht werden und im nächsten Abrechnungszyklus gibt es entweder eine Nachbelastung oder Gutschrift. Eine definitive Abrechnung kann in Ausnahmefälle auf Anfrage durch den Support zurückgesetzt werden. Erstellen Sie dazu eine Anfrage im Ticketsystem. |
Button | Beschreibung |
|---|---|
Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die Abrechnung erzeugt. Dabei werden die Rechnungsnummern vergeben und der Vorgang wird definitiv verbucht! |
Zusammenfassen und downloaden | Alle definitiven Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
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Wurde eine Definitive Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem farbigen PDF-Icon dargestellt:
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5.
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4 Abrechnungen per E-Mail versenden
Die Leistungsträgerabrechnungen sollten direkt per E-Mail versendet werden. Durch klicken auf den Versand “Versand” öffnet sich folgende Ansicht:
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.
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Der Versand der E-Mail muss zweimalig rückbestätigt werden.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
BetreffHier | kann der Betreff der Email E-Mail eingetragen werden |
EMailE-Mail-Text: | Hier wird der gewünschte Emailtext Gewünschten Text eingetragen. Signaturen des TOMAS- Users werden NICHT übernommen, es wird genau der Text versendet, der hier eingegeben wird. |
Definitive Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Definitiven Abrechnung. Markierte Vorgänge ohne die definitive Abrechnung werden ignoriert. |
Provisorische Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Provisorischen Abrechnungen. Markierte Vorgänge ohne die provisorische Abrechnung werden ignoriert. |
Der Versand der Emails muss zweimalig rückbestätigt werden, bevor der Versand angestoßen wird.
Über die Aktion wird der Versand in die Wiedervorlage des TBase gelegt und abgearbeitet . Wurde die Widervorlage Wurde die E-Mail erfolgreich erstellt erscheint der grüne Haken, war die Aktion nicht erfolgreich erscheint am Ende des Abrechnungsvorgangs ein rotes X.
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Wurde eine Wiedervorlage erfolgreich erstellt aber noch nicht abgearbeitet erscheint der Umschlag mit dem Bearbeitungsrädchen.
Nach erfolgreichem Versand der Wiedervorlage erscheint das Icon Umschlag mit grünem Haken. Bei dem Versand der provisorischen Abrechnung ist das Icon grau.
In der Dokumentenwiedervorlage kann außerdem der Versand der Sammelabrechnungen überprüft werden und per Mouse Over die genaueren Daten zum Versand eingesehen werden.
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EXKURS VERSANDART:
In der Sammelabrechnung II wird beim Versand auf die Versandart des Leistungsträgers bzw. des abweichenden Rechnungsempfängers (Clearing Mandant) auf der Lasche Admin → Buchhaltung → Bevorzugte Kommunikation für Sammelabrechnung zugegriffen.
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HINWEIS: Ist bei dem Leistungsträger ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, so wird auf die bevorzugte Kommunikation für Sammelabrechnung des Verwalters und NICHT des Leistungsträgers zugegriffen!
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Über den Button „aus Zone entfernen“ können Abrechnungsvorgänge aus der Abrechnungszone entfernt werden. Definitiv abgerechnete Vorgänge können dann nicht mehr in der Abrechnungszone angezeigt werden. Ein Entfernen der Abrechnungsvorgänge ist nur für den Leistungsträger möglich, es kann kein einzelner Buchungsvorgang entfernt werden.
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HINWEIS: Definitiv abgerechnete Vorgänge bleiben in der Abrechnungszone erhalten, bis sie vom Anwender bewusst entfernt werden. Es ist sinnvoll, die Abrechnungszone nach erfolgreichem Versand und Kontrolle der definitiven Abrechnung entsprechend aufzuräumen und erledigte Abrechnungsvorgänge zu entfernen.
5.5 DETAILANSICHT ABRECHNUNGSVORGANG
Im Folgenden werden die Anzeigen der Abrechnungsvorgänge erläutert. In der Abrechnungszone werden die Vorgänge pro Leistungsträger zusammengefasst. Durch Klicken auf das + Icon können die einzelnen für die Abrechnung hinterlegten Vorgänge eingesehen werden.
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Icon
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Beschreibung
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Provisorische Sammelabrechnung wurde erstellt. Durch klicken auf das PDF-Icon kann das Dokument geöffnet werden.
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Definitive Sammelabrechnung wurde erstellt. Durch klicken auf das PDF-Icon kann das Dokument geöffnet werden.
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Wiedervorlage der provisorischen Abrechnung erstellt und in Bearbeitung. Durch Klicken des Aktualisieren-Buttons kann Status aktualisiert werden.
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Wiedervorlage der provisorischen Abrechnung wurde erfolgreich versendet
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Wiedervorlage der definitiven Abrechnung erstellt und in Bearbeitung. Durch Klicken des Aktualisieren-Buttons kann Status aktualisiert werden.
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Wiedervorlage der definitiven Abrechnung wurde erfolgreich versendet
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Checkbox zum Markieren des Abrechnungsvorgangs
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Bearbeitung der Aktion erfolgt noch, durch klicken auf das Aktualisieren-Buttons kann der Status aktualisiert werden.
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Bearbeitung der Aktion wurde abgeschlossen.
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| Tip |
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Gibt es Korrekturen oder Anpassungen, dann muss die Buchung umgebucht werden und im nächsten Abrechnungszyklus gibt es entweder eine Nachbelastung oder Gutschrift. Eine definitive Abrechnung kann in Ausnahmefälle auf Anfrage durch den Support zurückgesetzt werden. Erstellen Sie dazu eine Anfrage im Ticketsyst |
5.5 Entfernen aus der Abrechnungszone
Nachdem die Buchungen erfolgreich abgerechnet und versendet wurden, müssen diese über den Button „aus Zone entfernen“ aus der Abrechnungszone entfernt werden.
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| Info |
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Wie bereits erwähnt: Die Buchungen, die in der Abrechnungszone sind können nicht bearbeitet werden. Diese sind gesperrt solange diese in der Abrechnungszone liegen. Deshalb empfehlen wir nach Abschluss der Abrechnungen diese systematisch zu entfernen. |
Aigle, 2023