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1. Lasche Allgemein
Im Tab Allgemein werden die allgemeinen Einstellungen des Weblinks konfiguriert
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Allgemein
Mit der Einführung von e-vent 7 gibt es einige Erweiterungen im Backend, die nachfolgend kurz beschrieben werden.
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Dieser Bereich bzw. sämtliche Einstellungen werden automatisch gemäss der Vorlage (Stammdaten “Webform Vorlage”) geladen. Wir empfehlen die Webform Vorlage immer so gut wie möglich “à jour” zu halten. Dies erleichtert das Anlegen von neuen Kongressen erheblich. |
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2. Einstellungen
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2.1 Name
Geben Sie hier den gewünschten Namen des Weblinks ein. Dieser kann geändert werden.
2.2 Ablaufdatum
Dieses Datum definiert, ab wann der Buchungslink inaktiv ist. An diesem Tag kann bis 23:59 Uhr über den Link gebucht werden. Das Datum kann manuell eingegeben oder über den Kalender ausgewählt werden.
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Dieses Datum übersteuert das Web-Kongressablaufdatum im Backoffice. |
2.3 Stil
Es stehen diverse vordefinierte Farblayouts zur Verfügung z.B. Asparagus (7F8E53).
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Weitere Layouts (CSS-Styles) können auf Anfrage und im Auftrag erstellt werden.
2.4 Kopfzeile
Diese Funktionen werden in e-vent 7 nicht mehr unterstützt.
2.5 Fusszeile
In der Fußzeile können Kontaktinformationen, Links auf Impressum und Datenschutz etc. manuell hinterlegt werden. Diese erscheinen in der Fusszeile des Weblinks.
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2.6 Passwort
Hier kann ein allgemeines Passwort hinterlegt werden, wenn der Weblink vorübergehend oder während der ganzen Buchungsperiode geschützt werden soll. Dies bewirkt, dass das Passwort jedes Mal eingegeben werden muss, wenn der Buchungslink aufgerufen wird:
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Das Passwort muss keinen Richtlinien entsprechen und kann frei gewählt werden.
2.7 Bestätigungsabsender
Hinterlegen Sie hier die Mail mit der die Buchungsbestätigungen versendet werden.
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Min / Max Zimmer Buchungslink
Neu können Sie definieren wie viele Zimmer auf einem Buchungslink minimal gebucht werden müssen und wie viele maximal buchbar sind.
Diese Einstellung kann verwendet werden, wenn Sie mit einen Link für Individual Teilnehmer und einen Link für Gruppen arbeiten, z.B. wenn die Stornierungsbedingungen unterschiedlich sind.
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Mailjet
Mit der Umstellung auf e-vent 7 wird der Mailversand neu über den international bekannten Mailversand Dienstleister Mailjet vorgenommen. Mailjet ist ein absoluter Spezialist im Versand von E-Mails.
Neu wird in e-vent 7 im Backend der Versandstatus dargestellt - siehe 4-Eck:
Grün - Mail erfolgreich zugestellt/erhalten
Orange - Nachricht Empfängern zugestellt/erhalten, aber gewisse Mails sind fehlgeschlagen (sent_with_errors)
Red - Die Nachricht wurde keinem Empfänger zugestellt (Fehler)
Gray - Der Nachrichtenstatus wurde nicht geprüft oder die Nachricht wurde nicht gefunden. (unbekannt)
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Wichtig: damit der Mailversand reibungslos funktioniert dürfen Sie hier nur Domains verwenden, wo die entsprechenden SPF und DKIM Einstellungen von Mailjet hinterlegt sind. Wenden Sie sich an die Hotline um die entsprechenden Informationen zu erhalten. |
2.8 Anfangszahlungsprozentsatz
Hier kann der Anzahlungsprozentsatz hinterlegt werden wenn mit An- und Restzahlung gearbeitet wird. Aktuell ist 1 Anzahlung und 1 Restzahlung vorgesehen. In der Regel sind hier 100% hinterlegt.
3. Verfügbarkeiten
In den Verfügbarkeiten wird gesteuert ob Veranstaltungen und Hotels oder nur Hotels bzw. nur Veranstaltungen gebucht werden können.
Je nach Einstellung sieht der Gast alle oder nur ein Teil der Module in der Navigation des Weblinks.
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3.1 Events sind verfügbar
Steuert, ob überhaupt Veranstaltungen gebucht werden können. Handelt es sich um einen reinen Hotelbuchungslink, wird der Haken nicht gesetzt und die Veranstaltungen “Events” erscheinen nicht im Buchungslink. Sind Events geplant, müssen diese im Backend selbstverständlich vorgängig erfasst sein.
3.2 Unterkünfte sind verfügbar
Allein diese Einstellung bestimmt, ob die Hotels angezeigt werden. Im Backend müssen die Hotels zuvor erfasst worden sein.
3.3 Unterkünfte sind Pflicht
Ist diese Unterkategorie gewählt, kann die Buchung nur abgeschlossen werden, wenn ein Hotelzimmer gewählt wurde. Ohne Haken kann die Buchung auch ohne Unterkunftsauswahl abgeschlossen werden.
3.4 Unterkünfte werden vor Ort bezahlt
Hier bestimmen Sie, ob die Bezahlung der Unterkunft direkt im Hotel erfolgt. Dies kann mit oder ohne Kreditkartenprüfung erfolgen.
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Bei der Kreditkartenprüfung wird die Gültigkeit der Karte am Buchungsdatum abgefragt. Es wird keine keine Autorisierung (Vorreservierung) vorgenommen. Die Prüfung garantiert nicht, dass die Karte z.B. beim Kongressbeginn in 2 Jahren noch existiert bzw. noch gültig ist. |
3.5 Unterkunftspreise sind sichtbar
Die Unterkunftspreise können im gesamten Buchungsablauf unterdrückt werden. Wenn z.B. eine Unternehmung die Kosten für die Übernachtung ihrer Mitarbeiter übernimmt.
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3.6 Warenkorb sichtbar
In e-vent 7 muss mit dem Warenkorb gearbeitet werden. Diese Funktionen werden in e-vent 7 nicht mehr unterstützt.
3.7 Ist eine Stornierung möglich
Wenn die Checkbox angewählt ist, kann der Teilnehmer über seinen persönlichen Link eine Stornierung bzw. Umbuchung vornehmen. Weitere Informationen zum persönlichen Link.
4. Adresse
In e-vent 7 wird diese Adresse im Weblink nicht verwendet. Diese Adresse wird in den Reports / Dokumenten verwendet.
5. Währungen und Zahlungsvarianten
Wählen Sie hier die Währungen und die Zahlungsvarianten aus. Bitte beachten Sie, dass jeweils mindestens eine Auswahl getroffen ist.
5.1 Währung
In e-vent 7 wird aktuell nur 1 Währung unterstützt. Die Buchung erfolgt immer in der definierten Währung des Mandanten.
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5.2 Zahlungsvarianten
Über die Zahlungsvarianten wird das Inkasso geregelt.
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Informationen zu den Zahlungsvarianten:
Online Zahlung
Die Kosten werden dem Kunden online belastet (z.B. Kreditkarte, Twint etc.). Für die Eingabe der relevanten KK-Angaben (vor Abschluss der Buchung) wird der Teilnehmer zur Seite des jeweiligen Payment Service Providers weitergeleitet.
Aktuell unterstützte Payment Service Provider sind Datatrans und Saferpay. Für die Belastung von Kreditkarten wird ein Acquirervertrag benötigt. Wir empfehlen Payo
Rechnung:
Der Teilnehmer erhält eine Rechnung. Diese wird im Client erstellt.Barzahlung:
Diese Zahlungsmethode wird in e-vent 7 nicht unterstützt. Wenn das Inkasso beim LT stattfindet, dann wählen Sie die Funktion “Unterkünfte werden vor Ort bezahlt” siehe weiter oben.PayPal:
Für die Eingabe der relevanten Angaben, wird der Teilnehmer, wie bei der Online Zahlung zu PayPal weitergeleitet. Um diese Zahlungsvariante nutzen zu können, benötigen Sie einen eigenen PayPal-Account.
6. Layout Bilder
In diesem Bereich können pro Kongress und pro Rubrik (z.B. Veranstaltungen, Unterkunft, Zahlung usw.) individuelle Header und 1 Logo für den Weblink hinterlegt werden.
Hier ein Beispiel für die Unterkunftssuche:
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| Panel | ||||||
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Wichtig: hinterlegen Sie in den Stammdaten Default Headers und Logo. Anschließend können individuelle Header für einzelne Bereiche einfach pro Kongress gesetzt werden. Ein Default Header wird aber benötigt, dass der Weblink korrekt angezeigt wird und erleichtert das Anlegen von neuen Kongressen entscheidend. |
Klicken Sie auf Layout Bilder und die folgende Erfassungsmaske öffnet sich
Pro Rubrik kann nun ein Header hochgeladen werden - Klick auf das “Hochladen-Symbol” und dann öffnet sich der Dateimanager zum Hochladen der Bilder
Das hochgeladene Bild wird sofort angzeigt
Mit Abbrechen kommen Sie zurück auf den Web Form Wizzard
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Wichtig
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Bilder in Jpeg oder PNG
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Beachten Sie die empfohlenen Grössen für die Desktop und Mobile Version
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Logos von Sponsoeren etc. können in den Headerbildern hinterlegt werden
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Zahlungslinks
Bereits unter e-vent 6 konnten sogenannte Online-Zahlungslinks verschickt werden. Der Gast konnte somit bequem zuhause online zahlen. Bisher musste diese Funktion durch die Entwicklung pro Kongress konfiguriert werden.
Neu steht diese Funktion automatisch zur Verfügung.
über einen Buchungsstatus
über die Ausgabefunktion Payment Link
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Zur Konfiguration des Payment Link E-Mails steht eine Variable in den Texteditoren für die Mails zur Verfügung.
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Der Gast erhält dann eine Mail mit einem Payment Link und kann einfach “nachträglich” online zahlen. Die Konfiguration des Einleitungstextes erfolgt im Folder “Zusammenfassung” auf der Konfiguration des Weblinks.
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Zahlungen im e-vent 7 Backend
Der Bereich der Zahlungen wurde im e-vent 7 Backend erweitert bzw. aufgeräumt.
Bankzahlungen erfassen / Buchungen auf Rechnung
Werden Buchungen auf Rechnung abgeschlossen und der Gast bezahlt mit Banküberweisung, dann können Zahlungseingänge neu direkt unter den Zahlungen / Payments erfasst werden.
Klicken Sie auf den Zahlungen/Payments auf “Neu” und das folgende Eingabefenster öffnet sich.
Betrag erfassen
Valuta-Datum der Zahlung erfassen
Mit OK bestätigen
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Die Zahlung wird mit “Überweisung” entsprechend eingetragen.
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Kreditkartenzahlungen
Erfolgreiche oder abgelehnte Kreditkartenzahlungen werden in den Zahlungen/ Payments entsprechend aufgeführt.
Nachfolgende ein Beispiel einer Anzahlung von 50% mit Zahlungsfees von 5%
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Buchungsbetrag: CHF 201.00
Anzahlung 50%: CHF 100.50
Kreditkartenfees (5%): CHF 5.00Erste Online Zahlung CHF 100.50 und 5.00 Gebühren
→ abgeleht (weitere Infos Datatrans Admin-Zugang)Zweite Online Zahlung CHF 100.50 und 5.00 Gebühren
→ abgerechnet
Mit Doppelklick auf dem Eintrag KK geprüft können Sie die Transaktions-ID und Referenznummer des KK Checks in diesem Fall von Datatrans abrufen. Mit diesen Informationen findet man die Transaktion im Datatrans-Backend.
Kreditkartenprüfung
Eine erfolgte Kreditkartenprüfung wird in den Zahlungen/Payments entsprechend aufgeführt.
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Mit Doppelklick auf dem Eintrag KK geprüft können Sie die Transaktions-ID und Referenznummer des KK Checks in diesem Fall von Datatrans abrufen. Mit diesen Informationen findet man die Transaktion im Datatrans-Backend.
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Weitere Informationen zur Kreditkartenprüfung finden Sie hier.
Kreditkartenspesen weiterverrechnen
Bereits in e-vent 6 konnten die Kreditkartenspesen dem Kunden überwälzt werden. Diese Funktion wurde in e-vent 7 sauber im Checkbox verankert.
Einstellung im Backend auf dem Kongress:
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Darstellung im WebLink
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Anzahlungen verrechnen
Auf der Web Form Wizard kann ein %-Satz für gewünschte Anzahlungen hinterlegt werden.
In diesem Beispiel werden 50% bei der Buchung fällig.
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Die Darstellung im Weblink wird wie folgt standardisiert angezeigt:
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08.2023 - gj