Inhaltsverzeichnis
| Table of Contents |
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Bitte beachten: Der Funktionsumfang kann abhängig von den lokalen Konfigurationen von Destination zu Destination bzw. von Kunde zu Kunde variieren. Sollten Sie somit in der Anleitung Punkte finden, welche Ihnen nicht zur Verfügung stehen, prüfen Sie bitte die Freischaltung bei Ihrem Ansprechpartner im TOMAS®-Support. |
Umbuchung / Ändern einer bestehenden Buchung
Eine bereits gebuchte Leistung kann jederzeit umgebucht werden.
Mögliche Szenarien von Umbuchen:
Anzahl Personen ändern
Zuschläge zufügen/löschen
Datum / Uhrzeit ändern
Treffpunkt / Endpoint – Information LT / Gast ändern
Inkasso-Art ändern
Guide ändern / Sprache ändern:
Im TSmart kann ein Guide und die Sprache einfach ausgewechselt bzw. geändert werden
Führung ändern:
Im TSmart kann eine Führung einfach ausgewechselt bzw. geändert werden
Angebote & Buchungen Vorgangsverwaltung
Bevor ein Vorgang umgebucht werden kann muss dieser über die Vorgangssuche, aus dem Kalender der Vakanz oder über die Ressourcen gesucht werden.
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Weitere Informationen zur Suche in der Vorgangsverwaltung finden Sie hier.
Die Darstellung der Vorgänge ist im TSmart systemweit identisch. Eine Stadtführungsbuchung setzt sich aus verschiedenen Teilvorgängen zusammen. Wichtig eine Buchung kann eine Vielzahl von Führungen beinhalten. Aus Übersichtlichkeitsgründen empfehlen wir max. zwischen 5-10 Buchungen.
Teilvorgang Führung
Auf dem Teilvorgang der Führung findet man die Allgemeine Informationen zur Führung. Treffpunkt, Endpunkt usw.
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Teilvorgang Guide
Die entscheidenden Informationen findet man auf dem zugeordneten Guide.
Der Guide ist eingerückt dargestellt.
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Die meisten Änderungen finden direkt auf dem Guide statt. Die Änderungen werden angestossen über das Menu oben links oder indem die Werte auf dem Guide direkt geändert werden.
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Angebot umwandeln in eine Buchung
Alle Teilvorgänge eines Angebotes können in eine Buchung umgewandelt werden.
Mit dem Button “Angebot in eine Buchung umwandeln” öffnet sich die Vakanzsuche mit den Angaben des Angebotes (Datum, Personen etc.).
Anschließend kann ein Guide ausgewählt und die Buchung abgeschlossen werden. Die im Angebot ausgefüllten Textfelder sowie die Adressen werden ebenfalls in die Buchung übertragen.
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Bearbeiten & Umbuchen von Stadtführungen
Im TSmart können alle Umbuchungen oder Bearbeitungen am gleichen Ort durchgeführt werden.
Ändern: Anzahl Personen & Uhrzeit
Auf Bearbeiten klicken und auf dem Guide die Anzahl Personen/Teilnehmer oder die Uhrzeit ändern. Die Anzahl kann direkt ins Feld geschrieben werden.
Mit Speichern unten rechts wird die Änderung vorgenommen. Der bestehende Vorgang wird nach einer erneuten Bestätigung bearbeitet und angepasst.
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Ändern: Preis anpassen Zuschlag hinzufügen / löschen
Auf Bearbeiten klicken und die Preisdetails öffnen.
Es kann ein Handpreis gesetzt werden
Es können weiter Zuschläge (allenfalls Abschläge) dazugebucht werden
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| Note |
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Achtung: Preisänderungen müssen auf Ebene des Verkaufspreises und Einkaufspreises bzw. Honorar gemacht werden. |
Ändern: Führung, Datum, Sprache oder Guide
Auf Bearbeiten bzw. direkt die gewünschte Änderung vornehmen.
Führung wechseln
Datum ändern
Sprache ändern
Guide austauschen
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Mit Speichern unten rechts wird die Änderung vorgenommen. Der bestehende Vorgang wird nach einer erneuten Bestätigung bearbeitet und angepasst.
Der bestehende Teilvorgang wird storniert und automatisch neu eingebucht. In diesem Fall hat der Gast von Basler Altstadtgeschichten auf Basler Papiermühle gewechselt.
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Ändern: Info-Texte, Treffpunkte etc.
Die Treffpunkte sind auf der 1. Ebene der Führung hinterlegt und können nachträglich geändert werden.
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Die Infotexte werden in der Schweiz auf dem Guide (2. Ebene) hinterlegt.
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| Info |
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Achtung: Je nach Konfiguration bzw. Kunde werden unterschiedliche Felder anzeigt. |
Mit Speichern unten rechts wird die Änderung vorgenommen. Der bestehende Vorgang wird nach einer erneuten Bestätigung bearbeitet und angepasst.
Dazubuchen auf eine bestehende Buchung
Muss bei einer bestehenden Buchung z.B. ein zusätzlicher Guide oder ein Eintritt (Baustein) dazugebucht werden, dann kann dies über den Button “Zubuchen” über das Menü/Navigation gemacht werden.
Anschliessend kann eine Vakanz ausgeführt werden und die gewünschte Leistung auf die bestehende Buchung gebucht werden.
Die Zubuchung ist im Warenkorb ersichtlich:
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Die Gastadresse ist bereits hinterlegt
Stornieren von Buchungen
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Veuillez noter que : L'étendue des fonctions peut varier d'une destination à l'autre ou d'un client à l'autre en fonction des configurations locales. Ainsi, si vous trouvez dans le guide des points qui ne sont pas à votre disposition, veuillez vérifier l'activation auprès de votre interlocuteur du support TOMAS®. |
Modifier une réservation/offre existante
Une prestation réservée peut être modifiée à tout moment.
Scénarios possibles :
modifier le nombre de personnes
ajouter/supprimer des suppléments
modifier la date / l'heure
modifier point de rendez-vous / fin - Information prestataire / cllient/hôte
changer de guide / changer de langue
modifier la visite guidée
Gestion Offre & Réservation
Avant de pouvoir modifier une procédure, celle-ci doit être recherchée dans “Offre & Réservation”, depuis le
”calendrier” ou via la “gestion des guides”.
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Plus d’information au niveau “Offre & Réservation” ici.
La visualisation des procédures est identique dans tout le système. Une réservation de visite guidée se compose de différentes procédures partielles. Important Une réservation peut contenir un grand nombre de visites guidées. Pour des raisons de clarté, nous recommandons un maximum de 5 à 10 réservations.
| Warning |
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Important : par défaut, seules les réservations actives sont affichées. Si les annulées doivent également être affichées, la case "annulé" doit être cochée. |
Procédure partielle Visite guidée
Sur le processus partiel de la visite, on trouve les informations générales sur la visite. Point de rendez-vous, point de fin, etc.
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Procédure partielle Guide
Les informations décisives se trouvent sur le guide attribué.
Le guide est affiché en retrait.
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La plupart des modifications se font directement sur le guide.
Client & autre adresse de facturation
Sous “Client” une adresse peut être modifié.
Lors de la réservation il est possible de saisir une adresse de facturation différente et de la modifier ensuite sous "Autre adresse (facturation)".
| Info |
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Si le destinataire de la facture n'est pas encore connu au moment de la réservation, il peut être ajouté également ultérieurement via la fonction "Autre adresse (facturation)". |
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Transformer une offre en réservation
Toutes les procédures partielles d'une offre peuvent être converties en une réservation.
En cliquant sur le bouton "Convertir l'offre en réservation", la recherche s'ouvre avec les données de l'offre (date, personnes, etc.).
Il est ensuite possible de sélectionner un guide et de finaliser la réservation. Les champs de texte remplis dans l'offre ainsi que les adresses sont également transférés dans la réservation.
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Modifier des visites guidées
Dans TSmart, tous les modifications peuvent être effectués au même endroit.
Modifier: Nombre de personnes & heure
Modifier le nombre de personnes et l'heure directement sur le guide.
La modification est effectuée en cliquant sur Enregistrer en bas à droite. L'activité existante sera traitée et adaptée après une nouvelle confirmation.
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Modifier: Prix, ajouter/supprimer suppléments
Ouvrir les détails du prix de vente ou des honoraires du guide.
Il est possible de fixer un prix manuel.
Il est possible d'ajouter ou de supprimer des suppléments (éventuellement des réductions).
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Attention : les modifications de prix doivent être faites au niveau du prix de vente et du prix d'achat ou des honoraires. |
Modifier : Visite guidée, date, langue ou guide
Effectuer la modification souhaitée directement sur le guide.
Changer de guide
Modifier la date
changer de langue
Remplacer le guide
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En cliquant sur Enregistrer en bas à droite, la modification est effectuée. L'opération existante sera modifiée et adaptée après une nouvelle confirmation.
La procédure partielle existante est annulée et automatiquement réenregistrée. Dans ce cas, le client a changé de la Visite de la Vieille Ville sur la Visite de la Cathédrale et également de Guide.
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Modifier: Textes d'information, lieux de rendez-vous, etc.
Les points de rendez-vous sont déposés au 1er niveau de la visite et peuvent être modifiés ultérieurement.
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Les textes d'information sont déposés en Suisse sur le guide (2e niveau).
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| Info |
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Attention : selon la configuration ou le client, différents champs sont affichés. |
En cliquant sur Enregistrer en bas à droite, la modification est effectuée. La procédure existante sera modifiée et adaptée après une nouvelle confirmation.
Ajouter à la réservation
Si un guide supplémentaire ou une prestation supplémentaire (par exemple entrée au musée) doit être ajouté sur une réservation existante, il est possible de le faire en cliquant sur le bouton "Ajouter" dans le menu/navigation.
Il est ensuite possible d'effectuer une recherche et de réserver la prestation souhaitée sur la réservation existante.
Cette démarche est visible dans le panier:
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L'adresse du client est déjà enregistrée.
Annuler / Annuler avec frais d’annulation
Pour annuler une visite guidée, il faut cliquer sur Annuler dans la navigation et sélectionner la visite souhaitée.
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Ensuite, les documents d'annulation peuvent être imprimés ou envoyés directement par e-mail. Si Si vous le souhaitez, il est possible d'envoyer tous les documents ou de ne pas en envoyer certains.
Annulation avec frais d'annulation:
Si l'annulation entraîne des frais d'annulation pour le client, il existe les possibilités suivantes :
a) Le client doit payer des frais d'annulation.
Dans ce cas, la visite guidée est annulée et des frais d'annulation sont ajoutés via Activité de groupe.
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b) Le client doit payer des frais d'annulation et le guide reçoit des honoraires.
Le système permet de configurer différents honoraires d'annulation. Le guide réservé peut être transféré de la visite annulée vers les honoraires d'annulation.
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Facturation antérieur
à compléter
Paiement antérieur
à compléter