Inhaltsverzeichnis
| Table of Contents |
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Introduction
Via le TSmart, un outil de planification complet est disponible pour les visites guidées de groupes et l'organisation de visites guidées publiques. Les guides peuvent être attribués aux visites thématiques en tenant compte des langues, des qualifications et d'autres particularités. Ils peuvent ensuite être réservés de manière simple et efficace dans TSmart ou directement en ligne.
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Veuillez noter que : L'étendue des fonctions peut varier d'une destination ou d'un client à l'autre en fonction des configurations locales. Si vous trouvez ainsi dans le manuel des points qui ne sont pas à votre disposition, veuillez demander l'activation auprès de votre interlocuteur du support TOMAS®. |
Recherche de visites guidées
Le bouton "Vente" permet d'accéder aux visites guidées et de les réserver rapidement et facilement.
Recherche visités guidées
Ci-après nous expliquons les différentes fonctionnalités/boutons pour réserver des visites guidées.
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Tarifs | Sélectionnez ici les taux de réservation à réserver (standard, VIP, journalistes, etc.). |
Typ der Führung | Die Führungen können nach Typen gefiltert werden. Dies erleichtert die Suche bei vielen Führungen. |
Führung | Hier können Sie direkt nach einer Führung suchen. Sie können mit Schlagwörtern arbeiten. |
Name der Führung/Tour | Wählen Sie die gewünschte Führung aus. |
Sprache | Hier werden die Sprachen angezeigt in der die Führung stattfindet bzw. gebucht werden kann. | Erfassen Sie das Datum und die Uhrzeit. Bei der Uhrzeit wird automatisch die hinterlegte Dauer der Führung berücksichtigt. Diese kann aber auch verlängert oder verkürzt werden. |
Anzahl Personen | Erfassen Sie die die Anzahl Personen. Das System zeigt die erlaubten min/max. Personen an. | Suche |
| Info |
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In der Hochsaison oder allenfalls weit in der Zukunft werden keine Guides gefunden oder ein bestimmter Guide ist gewünscht. Unter dem Menüpunkt Ressourcen kann auf die einzelnen Guides zugegriffen werden und Sperren entsperrt oder bestätigt werden. |
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Die Anzahl Personen dient zur Information. Es können aber mehr Personen als vorgesehen eingebucht werden. In diesem Fall kommt ein Informationsfenster mit der Information “Achtung die vorgegebene Personenzahl ist überschritten.” |
Ergebnisliste
Kalender
Nach dem Sie gesucht haben erhalten Sie eine Übersicht mit allen freien Guides, die die gesuchte Führung „führen“.
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Wichtige Informationen sind auf den ersten Blick sichtbar.
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Zuletzt gebucht
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Mit diesem Button wird der zuletzt gebuchte Guide an die 1. Stelle sortiert.
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Tages- oder Wochenansicht
Mit Suchen führen Sie die Suche aus.
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Mit den Symbolen 🔽 🔼
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Terminkalender des Guides aufklappen bzw. zuklappen
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Ohne Guide buchen
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Diese Funktion ermöglicht, dass Angebote und Buchungen getätigt werden können, obwohl noch kein echter Guide zur Verfügung steht.
Weitere Infos siehe hier.
Filtern
Im TSmart können zusätzliche Filter (Facettensuche) hinterlegt werden. Diese Filter werden in der Regel pro Destination / Stadt festgelegt.
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Infos über den Guide
Mit Klick auf das Info i beim Guide werden die erfassten Detailinformationen angezeigt. Diese Informationen können beliebig ausgebaut werden und sind als Merkmale in den Stammdaten hinterlegt. Ausnahmen sind die beiden Beschreibungsfelder Wichtige Info / Interne Notiz. diese können während dem Buchungsprozess gepflegt werden.
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Das Feld wichtige Information wird ebenfalls direkt bei Vakanz angezeigt. I |
Vorgang abschliessen
Klicken Sie auf den grün hinterlegten Zeitraum / Balken. Folgendes Fenster wird angezeigt:
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Erfassen Sie einen hinterlegten Treffpunkt und Endpunkt.
Sie haben die Möglichkeit beim Treffpunkt auch einen individuellen Treffpunkt zu erfassen und dann im Feld Treffpunkt Zusatz entsprechend hinterlegen. Wichtig: Individueller Treffpunkt bzw. Endpunkt muss dazu ausgewählt werden.
Handpreise für Honorar und Verkaufspreis setzen :Sie können das vorgeschlagene Honorar sowie den Verkaufspreis manuell übersteuern. Das Setzten des sogenannten Handpreises gilt nur für die aktuelle Buchung.
Wenn Sie auf Speichern klicken wird die Führung in den Warenkorb übernommen.
Warenkorb
Der Warenkorb ist oben rechts ersichtlich und kann mit allen buchbaren Leistungen aus dem TOMAS gefüllt werden.
Folgende Prozesse können erstellt werden:
Angebot = unverbindliche Offerte
Buchung = verbindliche Buchung
Option = provisorische Buchung (Option) bis zu einem definierten Zeitpunkt
Mit der Schaltfläche „Verkauf abschliessen“ gelangt man zur Adresserfassung.
Weitere Funktionen:
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info i beim Preis
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Der Verkaufspreis kann an dieser Stelle wiederum verändert werde.
Stornierungs- und Zahlungsbedingungen sind ersichtlich.
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Gutschein / Coupon
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Gutscheine oder Coupons müssen an dieser Stelle entwertet werden. Wichtig: dies später nicht mehr möglich.
Checkout - Adresse - Zahlung
Im Check-Out werden Auftraggeber, Hinweise an Gast und Leistungsträger, erfasst. Treffpunkte und Endpunkte können nochmals abgeändert werden.
Auftraggeber / Gast erfassen
Suchen Sie ob die Adresse bereits erfasst ist. Wenn die Adresse nicht gefunden wird, dann die Adresse neu erfassen. Links von der Adresserfassung werden die verschiedenen “Etappen” des Checkouts dargestellt.
Roter Punkt: es fehlt eine obligatorische Angabe
grüner Punkt: es sind keine Einträge erforderlich oder aber die Eingabe ist bereits erfolgt
Mit “Klick” auf eine Rubrik wird man direkt ohne Scrollen z.B. zu den Zahlungsmethoden geführt.
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Im Textfeld Info Gast können Informationen für den Gast erfasst werden, die in der Buchungsbestätigung aufgeführt werden.
Rechnungsadresse
Eine separate Rechnungsadresse kann erfasst werden.
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Im TSmart kann der Rechnungsempfänger auch erst nachträglich gesetzt werden. |
Informationen Guide - Endpoints - Allgemeine Informationen
Diverse Mitteilungen an den Guide bzw. Leistungsträger des Bausteins sind möglich.
Information POS: ist für interne Notizen und wird nirgends gedruckt
Information LT: diese Information wird auf der Bestätigung des Guides gedruckt
Info Rende-vous: dieses Textfeld wird auf der Bestätigung des Gastes UND des Guides gedruckt
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Je nach Konfiguration sind weitere Felder möglich. |
Treffpunkte und Endpunkte können nochmals abgeändert werden.
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Auf den Buchungsbestätigungen an den Guide werden automatisch die weiteren Guides, die vom gleichen Kunden gebucht wurden aufgeführt – sowie Informationen zu den gebuchten Bausteinen. Die Felder variieren je nach Kunde. |
Zahlungsmethoden
Die je nach Konfiguration zur Verfügung stehenden Zahlungsmethoden können an dieser Stelle gewählt werden:
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Buchungen sollten Kreditkarte abgeschlossen werden. |
Vorgang abschließen & Dokumente
Um den Vorgang nun abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Buchung abschließen” und versenden Sie die Buchungsdokumente oder öffnen Sie das PDF zum Drucken.
Sie können die Dokumente auch öffnen und ausdrucken (klicken Sie dazu auf das PDF-Symbol).
Angebot umwandeln in eine Buchung
Alle Teilvorgänge eines Angebotes können in eine Buchung umgewandelt werden.
Mit dem Button “Angebot in eine Buchung umwandeln” öffnet sich die Vakanzsuche mit den Angaben des Angebotes (Datum, Personen etc.).
Anschließend kann ein Guide ausgewählt und die Buchung abgeschlossen werden. Die im Angebot ausgefüllten Textfelder sowie die Adressen werden ebenfalls in die Buchung übertragen.
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Type de visite guidée | Les visites guidées peuvent être filtrées par type. Cela facilite la recherche lorsque les visites guidées sont nombreuses. |
Visite guidée | Ici, vous pouvez rechercher directement une visite guidée. Vous pouvez travailler avec des mots-clés. |
Nom de la visite guidée/du tour | Sélectionnez la visite guidée souhaitée. |
Langue | Les langues dans lesquelles la visite guidée a lieu et/ou peut être réservée sont affichées ici. |
Date / heure | Saisissez la date et l'heure. Pour l'heure, la durée enregistrée de la visite guidée est automatiquement prise en compte. Celle-ci peut également être prolongée ou raccourcie. |
Nombre de personnes | Saisissez le nombre de personnes. Le système affiche les personnes min/max autorisées. |
Recherche | Avec Rechercher, vous effectuez une recherche. |
| Info |
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En haute saison ou dans un futur lointain, si aucun guide n'est trouvé ou un guide particulier est souhaité. Sous le point de menu “vers la gestion des guides”, il est possible d'accéder aux différents guides et de débloquer ou de confirmer les blocages. |
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Le nombre de personnes est indiqué à titre indicatif. Il est toutefois possible d'enregistrer plus de personnes que prévu. Dans ce cas, une fenêtre d'information apparaît avec l'information "Attention, le nombre de personnes fixé est dépassé". |
Liste de résultat
Calendrier
Après avoir effectué votre recherche, vous obtiendrez un aperçu de tous les guides libres qui "guident" la visite recherchée.
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Des informations importantes sont visibles au premier coup d'œil.
Réserver récemment | Ce bouton permet de classer le dernier guide réservé en 1ère position. |
Affichage journalier ou hebdomadaire | Avec Rechercher, vous effectuez une recherche. |
Avec les icônes 🔽 🔼 | Ouvrir ou fermer l'agenda du guide. |
Réserver sans guide | Cette fonction permet d'effectuer des offres et des réservations même si aucun guide réel n'est encore disponible. Pour plus d'informations voir ici. |
Filtrer
Dans TSmart, il est possible de définir des filtres supplémentaires (recherche à facettes). Ces filtres sont définis par les destinations / villes.
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Information sur le guide
En cliquant sur l'info i du guide, les informations détaillées saisies s'affichent. Ces informations peuvent être développées à volonté et sont enregistrées comme caractéristiques dans les données de base. Les deux champs de description Info importante / Note interne peuvent êtres complétés pendant le processus de réservation.
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Le champ Informations importantes s'affiche également directement lors de la recherche. |
Terminer procédure
Cliquez sur la période / la barre sur fond vert. La fenêtre suivante s'affiche :
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Saisissez un point de rendez-vous et de fin:
Vous avez la possibilité de saisir un point de rendez-vous et d’arrivée individuel dans le champ Point de rendez-vous et de fin et ensuite d’insérer le lieu sous supplément. Important : le point de rendez-vous et d’arrivée individuel doivent êtres sélectionnés.
Définir les prix manuels pour les honoraires et le prix de vente:
Vous pouvez remplacer manuellement les honoraires et le prix de vente proposés. La fixation du prix manuel n'est valable que pour la réservation actuelle.
Si vous cliquez sur Enregistrer, la visite guidée est reprise dans le panier.
Panier d’achat
Le panier est visible en haut à droite et peut être rempli avec toutes les prestations réservables de TOMAS.
Les processus suivants peuvent être créés :
Offre = offre sans engagement
Réservation = réservation ferme
Option = réservation provisoire (option) jusqu'à une date définie
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Le bouton "Terminer vente" permet d'accéder à la saisie de l'adresse.
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Les paramètres par défaut sont la réservation et l'offre. Les options sont réglables sur demande. Il faut toutefois tenir compte du fait qu'avec les options, le contingent du guide est bloqué pendant le délai d'option. Cela peut éventuellement conduire à des problèmes avec les guides si aucune réservation ne résulte finalement de l'option. |
Autres fonctions :
Info i près du prix | Le prix de vente et le honoraire peuvent à nouveau être modifié à cet endroit. Les conditions d'annulation et de paiement sont visibles. |
Bon / coupon | Les bons ou coupons doivent être validés à cet endroit. Important : cela ne sera plus possible par la suite. |
Checkout - Adresse - Paiement
Dans le check-out, les clients, les remarques aux clients et aux prestataires sont saisis. Les points de rencontre et de fin peuvent être modifiés une nouvelle fois.
Saisir client / hôte
Cherchez si l'adresse est déjà saisie. Si l'adresse n'est pas trouvée, la saisir à nouveau. A gauche de la saisie de l'adresse, les différentes "étapes" du checkout sont représentées.
point rouge : il manque une donnée obligatoire
Point vert : aucune saisie n'est nécessaire ou alors la saisie a déjà été effectuée.
En "cliquant" sur une rubrique, on est directement conduit, par exemple, aux méthodes de paiement sans avoir à faire défiler la page.
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Dans le champ de texte Info client, il est possible de saisir des informations pour le client, qui seront mentionnées dans la confirmation de réservation.
Adresse de facturation
Une adresse de facturation séparée peut être saisie.
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Dans TSmart, l’adresse de facturation peut également être défini ultérieurement. |
Informations Guide - Fin - Informations générales
Divers messages peuvent être envoyés au guide ou au prestataire du module.
Information Prestataire: cette information est imprimée sur la confirmation du guide.
Information POS : est destinée à des notes internes et n'est imprimée nulle part.
Info Rendez-vous : ce champ de texte est imprimé sur la confirmation du client ET du guide.
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Selon la configuration, d'autres champs sont possibles. |
Les points de rendez-vous et de fin peuvent encore être modifiés.
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Sur les confirmations de réservation adressées au guide, les autres guides réservés par le même client sont automatiquement mentionnés - ainsi que des informations sur les prestations supplémentaires / tickets réservés. Les champs varient selon le client. |
Méthode de paiement
Les méthodes de paiement disponibles selon la configuration peuvent être sélectionnées à ce stade :
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Les réservations doivent être finalisées par carte de crédit. |
Terminer la réservation & documents
Pour terminer maintenant le processus, cliquez sur le bouton "Terminer la réservation" et envoyez les documents de réservation ou ouvrez le PDF pour l'imprimer.
Vous pouvez également ouvrir les documents et les imprimer (cliquez pour cela sur l'icône PDF).
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En cliquant sur le bouton “Documents Ne pas envoyer” aucun document est envoyé au client et au guide. Vous pouvez également sélectionner quel document vous souhaitez envoyer.