Diese Online Hilfe beschreibt die aktuelle Version der Sammelabrechnung bzw. Leistungsträgerabrechnungen, um Abrechnungen Kommissions-, Honorar- und Pauschalenabrechnungen gegenüber Leistungsträgern oder anderen Partnern zu erstellen.
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Datum: hier wird das Erstellungsdatum der Rechnung angezeigt.
PDF-Icon: Über das PDF-Icon am Ende der Zeile kann die entsprechende Rechnung als PDF geöffnet und eingesehen werden.
Folgende Felder stehen zur Filterung der Suche nach bestehenden Rechnungen zur Verfügung:
Felder | Beschreibung |
|---|---|
Rechnungsdatum von/bis | Suche nach Rechnungen nach deren Erstellungsdatum |
Rech-Nr. | Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Rolle. In der Regel nach Leistungsträger (z.B. Hotel oder Guide) |
Partner | hier es kann nach den Abrechnungen eines bestimmten Partners gesucht werden, z.B. nach allen Abrechnungen eines bestimmten Hotels. Suchen-Button: hier kann der gewünschte Leistungsträger gesucht werdengewünschter Leistungsträger suchen. Löschen-Button: der eingetragene Partner kann wieder entfernt werden |
Kriterien löschen-Button | Löscht alle in der Maske eingegebenen Suchkriterien |
Suchen-Button | Löst die Suche nach den eingegebenen Kriterien aus |
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In der Lasche „Was möchten Sie abrechnen?“ können Sie nach allen offenen Buchungen für die Leistungsträgerabrechnug suchen.
| Note |
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Wichtig: Im Idealfall suchen Sie immer z.B. von Anfang Geschäftsjahr bis zum gewünschten Abrechnungsdatum. Dies ist wichtig vor allem wenn an An- und Abreisedaten gesucht wird. Ansonsten werden Änderungen an Buchungen aus vorhergehenden Monaten nicht berücksichtigt und gehen vergessen. |
3.1. Buchungen auswählen
Über den Button “Suchen” wird nach den in den erfassten Kriterien gefiltert. Die Kriterien werden nachfolgend beschrieben:
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Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Clearing Datum | Entspricht dem im Geldfluss eingestellten Zahlungsziel (In den meisten Fällen entspricht das Clearing Datum dem Abreisetag des Gastes). |
Anreisedatum von/bis | Entspricht dem Anreisedatum des Gastes |
Abreisedatum von/bis | Entspricht dem Abreisedatum des Gastes |
Letzte Änderung von/ bis | Vorgänge die während dieser Zeitspanne geändert wurden |
Vertriebskanal | Vorgänge, die über einen bestimmten Vertriebskanal verkauft wurden. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge aller Vertriebskanäle |
Rate | Filterung von Vorgängen nach bestimmten Buchungsraten |
Leistungsgruppe | Hier kann eine bestimmte Leistungsart ausgewählt werden |
Ich selbst bin | Filterung der Vorgänge als Debitor oder Kreditor. Mit dieser Funktion kann man getrennte Abrechnungen z.B. für die Unterkunft und dann für die Kommissionen machen. In der Regel wird dies in der CH nicht genutzt. Es gibt 1 Abrechnung wo die Kommission direkt mit den Einnahmen verrechnet wird. |
Partner | Suche nach einem bestimmten Partner um die Abrechnung nur für diesen vorzunehmen. Über den Suchen-Button kann ein bestimmter Partner gefun-den gefunden werden. Über den Löschen-Button wird der Datensatz wieder aus der Such-Maske Suchmaske entfernt. |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Partner-Rolle, z.B. Leistungsträger, POS usw. |
Partner-Kategorie | Suche der noch abzurechnenden Vorgänge nach einer bestimmten Datenklasse z.B. Beherbergung Destination XYX |
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| Info |
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Prüfen Sie mit Ctrl-F (Browsersuche), ob Sie nur Vorgänge des gewünschten Monats abrechnen. Gerade im Bereich der Stadtführungen gibt es häufig Buchungen mit einer Führung im “abzurechnenden Monat” und Führungen vom “nächsten Monat” und beide alle werden angezeigt und zum Abrechnen vorgeschlagen. Suchen Sie z.B. nach 09.2023 und alle Vorgänge mit einem anderen Datum wählen Sie ab. |
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4. Lasche Zwischenablage
In der Lasche Zwischenablage “Zwischenablage” können die Vorgänge nochmal kontrollieren, bevor sie endgültig in die Abrechnungszone übernommen werden.
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Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Markierte aus Zwischenablage entfernen | Markierte Buchungen können über diesen Button aus der Zwischenablage entfernt werden, wenn sie z.B. doch nicht abgerechnet werden sollen. |
Markierte in die Abrechnungszone | Markierte Buchungen werden über diesen Button in die Abrechnungszone gelegt. Dort können die Buchungen dann weiterverarbeitet werden. |
Markierte Beiträge korrigieren | Über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ können manuell angepasste Provisionsbeiträge gespeichert werden. |
| Info |
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In dem Im Feld „Betrag“ kann der Abrechnungsbetrag manuell angepasst werden. Eine Änderung der Beträge in der Zwischenablage sollte nur in absoluten Ausnahmefällen durchgeführt werden:
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5.
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Lasche Abrechnungszone
Wurde die Aktion „markierte in die Abrechnungszone“ ausgeführt, so erscheinen die entsprechenden Vorgänge unter der Lasche „Abrechnungszone“.
| Info |
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Die Buchungen, die in der Abrechnungszone sind können nicht bearbeitet werden. Diese sind gesperrt solange diese in der Abrechnungszone liegen. Die Buchungen müssen vom User entfernt werden, damit z.B. eine Umbuchung vorgenommen werden kann. |
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Button | Beschreibung |
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Provisorische Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung erzeugt. Es wird KEINE Rechnungsnummer erzeugt. |
Zusammenfassen und downloaden | Alle provisorischen Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Löschen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung entfernt. |
Wurde eine Provisorische Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem grauen PDF-Icon dargestellt:
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Wurde die E-Mail erfolgreich erstellt erscheint der grüne Haken, war die Aktion nicht erfolgreich erscheint am Ende des Abrechnungsvorgangs ein rotes X.
Wurde eine Wiedervorlage erfolgreich erstellt aber noch nicht abgearbeitet erscheint der Umschlag mit dem Bearbeitungsrädchen.
Nach erfolgreichem Versand der Wiedervorlage erscheint das Icon Umschlag mit grünem Haken. Bei dem Versand der provisorischen Abrechnung ist das Icon grau.
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| Tip |
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Gibt es Korrekturen oder Anpassungen, dann muss die Buchung umgebucht werden und im nächsten Abrechnungszyklus gibt es entweder eine Nachbelastung oder Gutschrift. Eine definitive Abrechnung kann in Ausnahmefälle auf Anfrage durch den Support zurückgesetzt werden. Erstellen Sie dazu eine Anfrage im Ticketsyst |
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