Cette aide en ligne décrit la version actuelle de la facturation en série ou des décomptes prestataires pour établir des décomptes de commissions, d'honoraires et de forfaits vis-à-vis des prestataires ou d'autres partenaires.
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| Note |
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Les procédures transférées sont conservées dans le presse papier jusqu'à la déconnexion de l'utilisateur, même si elles ont été transférées dans la zone de facturation. |
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Les actions suivantes sont disponibles:
Bouton | Description |
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Sélectionner tous | Sélectionne automatiquement toutes les réservations affichées - les réservations peuvent également être sélectionnées individuellement à l'aide de la case à cocher |
Désélectionner tous | Tous les marquages sont supprimés |
Supprimer sélection | Les réservations marquées peuvent être supprimées du presse papier à l'aide de ce bouton, par exemple si elles ne doivent pas être décomptées |
Sélection dans zone de facturation | Les réservations marquées sont placées dans la zone de facturation via ce bouton. Les réservations peuvent ensuite y être traitées |
Corriger montants sélectionnés | Le bouton "Corriger montants sélectionnés" permet d'enregistrer des cotisations de commissions ajustées manuellement |
| Info |
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Dans le champ "Montant", le montant du décompte peut être adapté manuellement. Une modification des montants dans le presse papier ne doit être effectuée que dans des cas tout à fait exceptionnels:
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5. Onglet Zone de facturation
Si l'action "Sélection dans zone de facturation" a été effectuée, les procédures correspondantes apparaissent sous l'onglet "Zone de facturation".
| Info |
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Les réservations qui se trouvent dans la zone de facturation ne peuvent pas être traitées. Elles sont bloquées tant qu'elles se trouvent dans la zone de facturation. Les réservations doivent être supprimées par l'utilisateur pour qu’une modification de réservation par exemple puisse être effectuée. |
5.1 Fonctions de la Zone de facturation
La zone est divisée avec plusieurs fonctions.
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Document
On choisit ici le modèle de document utilisé pour le décompte en question.
Concerne
Le concerne édité sur les documents peut être saisi dans la ligne concerne.
Filtre débiteur
Le filtre permet de filtrer par classe de données, par exemple lorsque SEULS les guides touristiques doivent être décomptés, mais que les décomptes d'hébergement se trouvent également dans la zone.
Bouton “Actualiser”
En cliquant sur le bouton, la vue est actualisée. Celle-ci peut être intéressante pour les processus de longue durée afin d'observer l'avancement, par exemple lors de l'envoi de plusieurs décomptes, pour voir combien d’envois ont déjà été effectués.
Zone de marquage
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Ici, les cases à cocher peuvent être marquées/démarquées à l'aide de différents filtres. La parenthèse sur le bouton (0) indique combien de décomptes sont traités par le bouton.
Bouton | Description |
|---|---|
Tout | Coche la case de toutes les procédures de décompte enregistrées dans la zone de facturation |
Aucun/Aucune | Décoche la case de toutes les procédures de décompte enregistrées dans la zone de facturation |
Facture prov. | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles un décompte PROVISOIRE a déjà été généré |
Facture déf. | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles un décompte DEFINITIF a déjà été généré |
Envoi | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles une nouvel envoi a déjà été effectué |
Envoi en cours | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles un nouvel envoi est actuellement en cours |
Envoi terminé | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles le nouvel envoi est déjà terminé |
Inverser la sélection | Toutes les cases cochées sélectionnées sont décochées, et en même temps à l’inverse les cases pas cochées sont cochées. Cela simplifie par ex. la sélection de toutes les procédures qui n'ont PAS encore de décompte. Cliquer sur le bouton "Facture déf.", puis sur "Inverser la sélection" → toutes les procédures SANS décompte sont ainsi marquées |
5.2 Facture provisoire
Afin de contrôler les décomptes, il est recommandé d'effectuer d'abord un décompte provisoire et de le contrôler. Un décompte provisoire est toutefois facultatif et ne constitue pas une condition préalable au système.
Bouton | Description |
|---|---|
Créer une facture provisoire | Le décompte provisoire est généré pour toutes les procédures de décompte sélectionnées. AUCUN numéro de facture n'est généré |
Récapitulatif et télécharger | Tous les décomptes provisoires des procédures de décompte marquées peuvent être regroupés dans un PDF et téléchargés en un seul fichier |
Supprimer | Le décompte provisoire est supprimé pour toutes les procédures de décompte sélectionnées |
Si un décompte provisoire a été établi, il est représenté dans la procédure par l'icône PDF grise :
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En cliquant sur les icônes sur la procédure de décompte, les différents décomptes peuvent être ouverts et contrôlés au format PDF.
5.3 Facturation définitive
Lors du décompte définitif, un document de facturation officiel est généré avec le numéro de facture correspondant.
| Note |
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S'il y a des corrections ou des adaptations, la réservation doit alors être modifiée et le cycle de facturation suivant donnera lieu ultérieurement soit à un débit soit à un crédit. Dans des cas exceptionnels, un décompte définitif peut être réinitialisé sur demande par le support. Pour ce faire, créez une demande dans le système de tickets/bugtracker. |
Bouton | Description |
|---|---|
Créer une facture définitive | Le décompte est généré pour toutes les procédures de décompte sélectionnées. Les numéros de facture sont alors attribués et l'opération est définitivement comptabilisée! |
Récapitulatif et télécharger | Tous les décomptes définitifs des procédures de décompte marquées peuvent être regroupés dans un PDF et téléchargés en tant que fichier unique |
Si un décompte définitif a été établi, il est représenté dans le processus par l'icône PDF colorée :
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5.4 Envoyer les décomptes par e-mail
Les décomptes des prestataires devraient être envoyés directement par e-mail. En cliquant sur "Expédition", la vue suivante s'ouvre.
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L'envoi de l'e-mail doit être reconfirmé deux fois.
Champ | Description |
|---|---|
Concerne | Saisir le concerne de l’e-mail |
Texte | Saisir le texte souhaité. Les signatures de l'utilisateur ne sont PAS reprises, c'est exactement le texte saisi ici qui est envoyé Configuration possible par HTML, les ruptures sont placées automatiquement |
Factures définitive | Crée le nouvel envoi du décompte définitif. Les procédures marquées sans le décompte définitif sont ignorées |
Factures provisoires | Crée le nouvel envoi des décomptes provisoires. Les procédures marquées sans le décompte provisoire sont ignorées |
Si l'e-mail a été créé avec succès, la coche verte apparaît, si l'action a échoué, un X rouge apparaît à la fin de la procédure de décompte.
Si un nouvel envoi a été créé avec succès mais n'a pas encore été traité, l'enveloppe apparaît avec la roue de traitement.
Si le nouvel envoi a été envoyé avec succès, l'icône enveloppe apparaît avec un crochet vert. Lors de l'envoi du décompte provisoire, l'icône est grise.
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| Tip |
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S'il y a des corrections ou des adaptations, la réservation doit alors être modifiée et le cycle de facturation suivant donnera ultérieurement lieu soit à un débit soit à un crédit. Dans des cas exceptionnels, un décompte définitif peut être réinitialisé sur demande par le support. Pour ce faire, créez une demande dans le système de tickets/bugtracker. |
5.5 Suppression de la zone de facturation
Une fois que les réservations ont été décomptées et envoyées avec succès, elles doivent être retirées de la zone de facturation en cliquant sur le bouton "Retirer de la zone".
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| Info |
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Comme déjà mentionné : les réservations qui se trouvent dans la zone de facturation ne peuvent pas être traitées. Elles sont bloquées tant qu'elles se trouvent dans la zone de facturation. C'est pourquoi nous recommandons de les supprimer systématiquement une fois les décomptes terminés. |
Aigle, 2023