Dans le plan d'occupation, les réservations, les occupations personnelles et les blocages pour vos chambres et appartements sont représentés par tous les canaux de distribution.
Le plan d'occupation vous donne un aperçu simple et clair de l'occupation de toutes les prestations (chambres / appartements).
Important: le plan d'occupation s'adresse aux propriétaires d'appartements de vacances, de B&B et de petits hôtels. Pour les établissements de 1 à 15 chambres/appartements.
Pour les établissements plus grands ou les agences, nous recommandons des systèmes PMS (p. ex. casy.ch ) ou des solutions d'agence (p. ex. loftbird.com ).
Dans l'exemple ci-dessous, vous voyez un établissement qui propose 4 chambres doubles (test 1, test 2, test 3 et test 4). Les réservations effectuées peuvent être créées directement sur une chambre. Les réservations provenant de portails externes comme booking.com doivent être attribuées à la chambre souhaitée.
Explication des fonctions importantes
En cliquant sur la chambre souhaitée, vous activez la fonction suivante:
Insérer un blocage / bloquer un contingent
Le blocage permet de bloquer une chambre/un appartement.
Si le plan d'occupation est activé, la gestion classique du contingent s'effectue entièrement via le plan d'occupation.
Cliquez sur "Nouveau blocage" sur le bouton susmentionné et créez un blocage du contingent pour la date souhaitée. Le contingent est réduit en conséquence de -1 chambre.
Le blocage peut être supprimé en cliquant dessus et en cliquant sur "Débloquer".
Saisir sa propre réservation
Vous pouvez créer des réservations pour des clients habituels, des amis, des membres de la famille, etc. directement dans le plan d'occupation et envoyer par e-mail à la personne qui a réservé les documents de réservation correspondants avec des informations sur le prix, le paiement, etc.
Cliquez sur le bouton connu "Nouvelle réservation" et réservez une chambre / un appartement pour la date souhaitée.
Une fois enregistrée, la réservation peut être envoyée par e-mail ou téléchargée au format PDF.
Modifier sa propre réservation
Une réservation interne peut être modifiée à tout moment.
Par exemple, compléter l'adresse de l'hôte, ajouter des numéros de téléphone ou saisir un commentaire interne. Les modifications sont enregistrées en cliquant sur le bouton "Enregistrer".
Par exemple, modifier les dates de voyage, changer le nombre de personnes, attribuer une autre chambre ou un autre appartement à un client.
Important: Avant d'enregistrer, cliquez sur le bouton "Vérifier et calculer le prix" pour que le prix soit correctement fixé. Vous pouvez aussi simplement écraser le montant total / le prix proposé pour la réservation si un prix spécial doit être accordé et fixer un prix manuel.
En cliquant sur le bouton "Enregistrer", les adaptations sont enregistrées en conséquence et vous pouvez envoyer la "nouvelle" confirmation.
Annuler sa propre réservation
Une réservation propre peut être annulée à tout moment en cliquant sur le bouton "Annuler".
Pour que l'annulation soit effective, elle doit être confirmée.
En cas d'annulation, le contingent est remis en vente AUTOMATIQUEMENT et peut donc à nouveau être réservé via tous les canaux de distribution.
Après avoir annulé la réservation, vous pouvez envoyer une confirmation d'annulation au client.
Insérer des offres
Des offres peuvent également être établies pour les demandes des clients.
Il est important qu'une offre ne réduise pas le contingent ou ne le réserve pas "provisoirement". L'offre a donc un caractère informatif et doit donner à l'hôte un récapitulatif des prix.
Cliquez sur le bouton "Nouvelle offre" et procédez à l’offre.
Une fois enregistrée, l'offre peut être envoyée par e-mail ou téléchargée.
Transformer l'offre en réservation
Les offres sont marquées d'un "O" dans le plan d'occupation ou peuvent être recherchées via la recherche.
Cliquez à gauche sur l'offre souhaitée et transformez-la en réservation.
Vous pouvez également modifier ici l'attribution des chambres et compléter l'adresse, etc.
Une fois enregistrée, la réservation peut être envoyée par e-mail ou téléchargée au format PDF.
Envoyer des confirmations de réservation
Les réservations, les modifications de réservations, les offres et les annulations peuvent être envoyées par e-mail au client ou/et être téléchargées.
Important: En plus de l'adresse e-mail du client, saisissez un "concerne" et un "message".
Attribuer des réservations externes
Les réservations effectuées via les canaux de distribution de la destination ou les OTA comme booking.com, e-domizil, airbnb, etc. sont affichées dans le calendrier comme une "nouvelle" réservation.
Important:
- Si la catégorie de chambre est fermée, vous verrez "Nouveau(x)" en haut à droite
- Lorsqu'il n'y a qu'une seule unité, la réservation est directement attribuée
Attribuez la réservation externe à la chambre / l'appartement souhaité(e) (bouton "Reprendre l’attribution").
Après l'attribution, la procédure peut être visualisée dans le plan d'occupation.
Important: N'envoyez pas de documents au client en cas de réservation externe. En règle générale, le client paie auprès de la destination, de booking.com et d'airbnb.
La communication avec le client se fait via l'extranet correspondant.
En cas de questions / d'incertitudes, contactez votre partenaire contractuel.
Rechercher des opérations (réservations, offres)
Pour rechercher des réservations ou des offres, vous pouvez "feuilleter" le calendrier ou chercher directement dans la recherche de procédures par date d'arrivée, nom du client ou numéro de réservation, etc.
Vous pouvez modifier la réservation/l'offre en cliquant sur la procédure correspondante.
Important: Si la recherche est masquée, cliquez sur l'icône de la loupe pour afficher la recherche des demandes.
Libérer les contingents / ouvrir la saison
Ce bouton permet de débloquer les dates futures. Cette fonction est fonctionnellement identique à la fonction sur les disponibilités.
Nous vous recommandons :
Activer les prix pour la nouvelle saison / année
Activer les conditions pour la nouvelle saison / année
Libérer les dates (contingents)
IMMÉDIATEMENT : saisir les réservations personnelles
Vérifier les canaux externes, par ex. booking.com.
Important : Dans certains cas, si vous avez besoin de plus de temps, nous vous recommandons de faire bloquer temporairement les canaux externes (p. ex. booking.com) par votre partenaire contractuel.
Ouvrir tout
S'il n'y a qu'un maximum de 5 prestations d'hébergement dans le plan d'occupation, elles sont désormais toutes automatiquement affichées ouvertes.
S'il y a plus de 5 prestations d'hébergement dans le plan d'occupation, elles sont toutes affichées comme fermées.
Cependant, le nouveau bouton "Ouvrir tout" apparaît dans l'en-tête et permet de les ouvrir toutes.
