Diese Online Hilfe beschreibt die aktuelle Version der Sammelabrechnung bzw. Leistungsträgerabrechnungen, um Kommissions-, Honorar- und Pauschalenabrechnungen gegenüber Leistungsträgern oder anderen Partnern zu erstellen.
Vor der erstmaligen Nutzung empfiehlt sich eine einmalige Schulung durch Ihren Vertragspartner, welcher Ihnen die Funktionen einmalig erläutert, damit Sie dieses Nachschlagewerk einfacher nutzen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung und Aufbau
Die Sammelabrechnung dient der Erstellung von Abrechnungen mit den Leistungspartnern, beispielsweise der Kommissionsabrechnung mit Hotels oder Honorarabrechnung von Gästeführern.
Die Abrechnung erfolgt aktuell nach wie vor über das TBase.
Unter Backoffice → Menüpunkt Sammelabrechnung II stehen folgende Laschen / Rubriken zur Verfügung:
Rechnung
Was möchten Sie abrechnen?
Zwischenablage
Abrechnungszone
2. Lasche Rechnungen
Auf der Lasche „Rechnungen“ kann nach bereits abgerechneten und definitiv abgeschlossenen Leistungsträgerabrechnungen gesucht werden, um diese erneut einzusehen.
Das Suchergebnis wird unterhalb der Suchmaske angezeigt:
Datum: hier wird das Erstellungsdatum der Rechnung angezeigt
PDF-Icon: Über das PDF-Icon am Ende der Zeile kann die entsprechende Rechnung als PDF geöffnet und eingesehen werden
Folgende Felder stehen zur Filterung der Suche nach bestehenden Rechnungen zur Verfügung:
Felder | Beschreibung |
|---|---|
Rechnungsdatum von/bis | Suche nach Rechnungen nach deren Erstellungsdatum |
Rech-Nr. | Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Rolle. In der Regel nach Leistungsträger (z.B. Hotel oder Guide) |
Partner | es kann nach den Abrechnungen eines bestimmten Partners gesucht werden, z.B. nach allen Abrechnungen eines bestimmten Hotels. Suchen-Button: gewünschter Leistungsträger suchen. Löschen-Button: der eingetragene Partner kann wieder entfernt werden |
Kriterien löschen-Button | Löscht alle in der Maske eingegebenen Suchkriterien |
Suchen-Button | Löst die Suche nach den eingegebenen Kriterien aus |
3. Lasche “Was möchten Sie abrechnen?”
In der Lasche „Was möchten Sie abrechnen?“ können Sie nach allen offenen Buchungen für die Leistungsträgerabrechnug suchen.
3.1. Buchungen auswählen
Über den Button “Suchen” wird nach den in den erfassten Kriterien gefiltert. Die Kriterien werden nachfolgend beschrieben:
Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Clearing Datum | Entspricht dem im Geldfluss eingestellten Zahlungsziel (In den meisten Fällen entspricht das Clearing Datum dem Abreisetag des Gastes). |
Anreisedatum von/bis | Entspricht dem Anreisedatum des Gastes |
Abreisedatum von/bis | Entspricht dem Abreisedatum des Gastes |
Letzte Änderung von/ bis | Vorgänge die während dieser Zeitspanne geändert wurden |
Vertriebskanal | Vorgänge, die über einen bestimmten Vertriebskanal verkauft wurden. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge aller Vertriebskanäle |
Rate | Filterung von Vorgängen nach bestimmten Buchungsraten |
Leistungsgruppe | Hier kann eine bestimmte Leistungsart ausgewählt werden |
Ich selbst bin | Filterung der Vorgänge als Debitor oder Kreditor. Mit dieser Funktion kann man getrennte Abrechnungen z.B. für die Unterkunft und dann für die Kommissionen machen. In der Regel wird dies in der CH nicht genutzt. Es gibt 1 Abrechnung wo die Kommission direkt mit den Einnahmen verrechnet wird. |
Partner | Suche nach einem bestimmten Partner um die Abrechnung nur für diesen vorzunehmen. Über den Suchen-Button kann ein bestimmter Partner gefunden werden. Über den Löschen-Button wird der Datensatz wieder aus der Suchmaske entfernt. |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Partner-Rolle, z.B. Leistungsträger, POS usw. |
Partner-Kategorie | Suche der noch abzurechnenden Vorgänge nach einer bestimmten Datenklasse z.B. Beherbergung Destination XYX |
3.2 Vorgänge auswählen und in die Zwischenablage übernehmen
Alle gefundenen Buchungen (über Button „Alle markieren“) oder nur bestimmte Buchungen zur Bearbeitung in die Zwischenablage übernehmen.
Prüfen Sie mit Ctrl-F (Browsersuche), ob Sie nur Vorgänge des gewünschten Monats abrechnen. Gerade im Bereich der Stadtführungen gibt es häufig Buchungen mit einer Führung im “abzurechnenden Monat” und Führungen vom “nächsten Monat” und alle werden angezeigt und zum Abrechnen vorgeschlagen. Suchen Sie z.B. nach 09.2023 und alle Vorgänge mit einem anderen Datum wählen Sie ab.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Übernahme Zwischenablage | Die markierten Buchungen werden in die Zwischenablage zur weiteren Bearbeitung übernommen |
4. Lasche Zwischenablage
In der Lasche “Zwischenablage” können die Vorgänge nochmal kontrollieren, bevor sie endgültig in die Abrechnungszone übernommen werden.
Die übertragenen Vorgänge bleiben bis zur Abmeldung des Users in der Zwischenablage erhalten, auch wenn sie in die Abrechnungszone übergeben wurden.
Es stehen folgende Buttons zur Bearbeitung zur Verfügung:
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Markierte aus Zwischenablage entfernen | Markierte Buchungen können über diesen Button aus der Zwischenablage entfernt werden, wenn sie z.B. doch nicht abgerechnet werden sollen. |
Markierte in die Abrechnungszone | Markierte Buchungen werden über diesen Button in die Abrechnungszone gelegt. Dort können die Buchungen dann weiterverarbeitet werden. |
Markierte Beiträge korrigieren | Über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ können manuell angepasste Provisionsbeiträge gespeichert werden. |
Im Feld „Betrag“ kann der Abrechnungsbetrag manuell angepasst werden. Eine Änderung der Beträge in der Zwischenablage sollte nur in absoluten Ausnahmefällen durchgeführt werden:
Nur das Abrechnungsdokument wird korrigiert und nicht die Buchung!
Wird die Abrechnung in die Fibu-Exportiert muss zwingend die Buchung vor der Abrechnung korrekt umgebucht werden!
5. Lasche Abrechnungszone
Wurde die Aktion „markierte in die Abrechnungszone“ ausgeführt, so erscheinen die entsprechenden Vorgänge unter der Lasche „Abrechnungszone“.
Die Buchungen, die in der Abrechnungszone sind können nicht bearbeitet werden. Diese sind gesperrt solange diese in der Abrechnungszone liegen. Die Buchungen müssen vom User entfernt werden, damit z.B. eine Umbuchung vorgenommen werden kann.
5.1 Funktionsbereiche der Abrechnungszone
Die Zone ist in verschiedene Funktionsbereiche unterteilt.
Druckvorlage
Hier wird die für die jeweilige Abrechnung verwendete Dokumentvorlage gewählt.
Betreff
In der Betreffzeile kann der auf den Dokumenten ausgegebene Betreff eingegeben werden.
Debitor-Filter
Mit dem Filter kann nach Datenklassen gefiltert werden, beispielsweise wenn NUR Gästeführer abgerechnet werden sollen, aber auch Beherbergungsabrechnungen in der Zone liegen.
Aktualisieren-Button
Durch Klicken auf den Button wird die Ansicht aktualisiert. Die kann bei länger dauernden Prozessen interessant sein, um den Fortschritt zu beobachten, z.B. beim Versand mehrerer Abrechnungen, um zu sehen, wie viele Wiedervorlagen bereits erledigt wurden.
Markierungszone
Hier können die Checkboxen über verschiedene Filter markiert/demarkiert werden. In der Klammer auf dem Button (0) wird angezeigt, wie viele Abrechnungen durch den Button bearbeitet werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle | Markiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Keinen | Demarkiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Prov. Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine PROVISORISCHE Abrechnung erzeugt wurde. |
Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine DEFINITIVE Abrechnung erzeugt wurde. |
Wiedervorlage | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine Wiedervorlage erstellt wurde. |
Wiedervorlage i.A. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen eine Wiedervorlage derzeit in Arbeit ist. |
Wiedervorlage erl. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen die Wiedervorlage bereits abgeschlossen ist. |
Markierung umdrehen | Alle markierten Checkboxen werden demarkiert, gleichzeitig werden die demarkierten Checkboxen markiert. Dies vereinfacht z.B. das Markieren aller Vorgänge, die noch KEINE Abrechnung haben. Button „Abrechnung“ klicken, im Anschluss „Markierung umkehren“ klicken → damit sind alle Vorgänge OHNE Abrechnung markiert. |
5.2 Provisorische Abrechnungen
Um die Abrechnungen zu kontrollieren empfiehlt es sich allenfalls diese zuerst provisorisch abzurechnen und zu kontrollieren. Eine provisorische Abrechnung ist aber freiwillig bzw. keine Systemvoraussetzung.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Provisorische Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung erzeugt. Es wird KEINE Rechnungsnummer erzeugt. |
Zusammenfassen und downloaden | Alle provisorischen Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Löschen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung entfernt. |
Wurde eine Provisorische Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem grauen PDF-Icon dargestellt:
Durch Anklicken der Icons auf dem Abrechnungsvorgang können die einzelnen Abrechnungen als PDF geöffnet und kontrolliert werden.
5.3 Definitive Abrechnung
Bei der definitiven Abrechnung wird ein offizielles Rechnungsdokument mit entsprechender Rechnungsnummer generiert.
Gibt es Korrekturen oder Anpassungen, dann muss die Buchung umgebucht werden und im nächsten Abrechnungszyklus gibt es entweder eine Nachbelastung oder Gutschrift. Eine definitive Abrechnung kann in Ausnahmefälle auf Anfrage durch den Support zurückgesetzt werden. Erstellen Sie dazu eine Anfrage im Ticketsystem.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die Abrechnung erzeugt. Dabei werden die Rechnungsnummern vergeben und der Vorgang wird definitiv verbucht! |
Zusammenfassen und downloaden | Alle definitiven Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Wurde eine Definitive Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem farbigen PDF-Icon dargestellt:
5.4 Abrechnungen per E-Mail versenden
Die Leistungsträgerabrechnungen sollten direkt per E-Mail versendet werden. Durch klicken auf “Versand” öffnet sich folgende Ansicht.
Der Versand der E-Mail muss zweimalig rückbestätigt werden.
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff | Betreff der E-Mail eingetragen |
E-Mail-Text: | Gewünschten Text eingetragen. Signaturen des Users werden NICHT übernommen, es wird genau der Text versendet, der hier eingegeben wird. |
Definitive Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Definitiven Abrechnung. Markierte Vorgänge ohne die definitive Abrechnung werden ignoriert. |
Provisorische Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Provisorischen Abrechnungen. Markierte Vorgänge ohne die provisorische Abrechnung werden ignoriert. |
Wurde die E-Mail erfolgreich erstellt erscheint der grüne Haken, war die Aktion nicht erfolgreich erscheint am Ende des Abrechnungsvorgangs ein rotes X.
Wurde eine Wiedervorlage erfolgreich erstellt aber noch nicht abgearbeitet erscheint der Umschlag mit dem Bearbeitungsrädchen.
Nach erfolgreichem Versand der Wiedervorlage erscheint das Icon Umschlag mit grünem Haken. Bei dem Versand der provisorischen Abrechnung ist das Icon grau.
Gibt es Korrekturen oder Anpassungen, dann muss die Buchung umgebucht werden und im nächsten Abrechnungszyklus gibt es entweder eine Nachbelastung oder Gutschrift. Eine definitive Abrechnung kann in Ausnahmefälle auf Anfrage durch den Support zurückgesetzt werden. Erstellen Sie dazu eine Anfrage im Ticketsyst
5.5 Entfernen aus der Abrechnungszone
Nachdem die Buchungen erfolgreich abgerechnet und versendet wurden, müssen diese über den Button „aus Zone entfernen“ aus der Abrechnungszone entfernt werden.
Wie bereits erwähnt: Die Buchungen, die in der Abrechnungszone sind können nicht bearbeitet werden. Diese sind gesperrt solange diese in der Abrechnungszone liegen. Deshalb empfehlen wir nach Abschluss der Abrechnungen diese systematisch zu entfernen.
Aigle, 2023