Introduction
Via le TSmart, un outil de planification complet est disponible pour les visites guidées de groupes et l'organisation de visites guidées publiques. Les guides peuvent être attribués aux visites thématiques en tenant compte des langues, des qualifications et d'autres particularités. Ils peuvent ensuite être réservés de manière simple et efficace dans TSmart ou directement en ligne.
Veuillez noter que : L'étendue des fonctions peut varier d'une destination ou d'un client à l'autre en fonction des configurations locales. Si vous trouvez ainsi dans le manuel des points qui ne sont pas à votre disposition, veuillez demander l'activation auprès de votre interlocuteur du support TOMAS®.
Recherche de visites guidées
Le bouton "Vente" permet d'accéder aux visites guidées et de les réserver rapidement et facilement.
Recherche visités guidées
Ci-après nous expliquons les différentes fonctionnalités/boutons pour réserver des visites guidées.
Tarifs | Sélectionnez ici les taux de réservation à réserver (standard, VIP, journalistes, etc.). |
Type de visite guidée | Les visites guidées peuvent être filtrées par type. Cela facilite la recherche lorsque les visites guidées sont nombreuses. |
Visite guidée | Ici, vous pouvez rechercher directement une visite guidée. Vous pouvez travailler avec des mots-clés. |
Nom de la visite guidée/du tour | Sélectionnez la visite guidée souhaitée. |
Langue | Les langues dans lesquelles la visite guidée a lieu et/ou peut être réservée sont affichées ici. |
Date / heure | Saisissez la date et l'heure. Pour l'heure, la durée enregistrée de la visite guidée est automatiquement prise en compte. Celle-ci peut également être prolongée ou raccourcie. |
Nombre de personnes | Saisissez le nombre de personnes. Le système affiche les personnes min/max autorisées. |
Recherche | Avec Rechercher, vous effectuez une recherche. |
En haute saison ou dans un futur lointain, si aucun guide n'est trouvé ou un guide particulier est souhaité. Sous le point de menu “vers la gestion des guides”, il est possible d'accéder aux différents guides et de débloquer ou de confirmer les blocages.
Le nombre de personnes est indiqué à titre indicatif. Il est toutefois possible d'enregistrer plus de personnes que prévu. Dans ce cas, une fenêtre d'information apparaît avec l'information "Attention, le nombre de personnes fixé est dépassé".
Liste de résultat
Calendrier
Après avoir effectué votre recherche, vous obtiendrez un aperçu de tous les guides libres qui "guident" la visite recherchée.
Des informations importantes sont visibles au premier coup d'œil.
Réserver récemment | Ce bouton permet de classer le dernier guide réservé en 1ère position. |
Affichage journalier ou hebdomadaire | Avec Rechercher, vous effectuez une recherche. |
Avec les icônes 🔽 🔼 | Ouvrir ou fermer l'agenda du guide. |
Réserver sans guide | Cette fonction permet d'effectuer des offres et des réservations même si aucun guide réel n'est encore disponible. Pour plus d'informations voir ici. |
Filtrer
Dans TSmart, il est possible de définir des filtres supplémentaires (recherche à facettes). Ces filtres sont définis par les destinations / villes.
Information sur le guide
En cliquant sur l'info i du guide, les informations détaillées saisies s'affichent. Ces informations peuvent être développées à volonté et sont enregistrées comme caractéristiques dans les données de base. Les deux champs de description Info importante / Note interne peuvent êtres complétés pendant le processus de réservation.
Le champ Informations importantes s'affiche également directement lors de la recherche.
Terminer procédure
Cliquez sur la période / la barre sur fond vert. La fenêtre suivante s'affiche :
Saisissez un point de rendez-vous et de fin:
Vous avez la possibilité de saisir un point de rencontre individuel dans le champ Rendez-vous supplément. Important : le point de rendez-vous ou le point de fin doivent êtres sélectionnés.
Définir les prix manuels pour les honoraires et le prix de vente:
Vous pouvez remplacer manuellement les honoraires et le prix de vente proposés. La fixation du prix manuel n'est valable que pour la réservation actuelle.
Si vous cliquez sur Enregistrer, la visite guidée est reprise dans le panier.
Panier d’achat
Le panier est visible en haut à droite et peut être rempli avec toutes les prestations réservables de TOMAS.
Les processus suivants peuvent être créés :
Offre = offre sans engagement
Réservation = réservation ferme
Option = réservation provisoire (option) jusqu'à une date définie
Le bouton "Terminer vente" permet d'accéder à la saisie de l'adresse.
Les paramètres par défaut sont la réservation et l'offre. Les options sont réglables sur demande. Il faut toutefois tenir compte du fait qu'avec les options, le contingent du guide est bloqué pendant le délai d'option. Cela peut éventuellement conduire à des problèmes avec les guides si aucune réservation ne résulte finalement de l'option.
Autres fonctions :
Info i près du prix | Le prix de vente et le honoraire peuvent à nouveau être modifié à cet endroit. Les conditions d'annulation et de paiement sont visibles. |
Bon / coupon | Les bons ou coupons doivent être validés à cet endroit. Important : cela ne sera plus possible par la suite. |
Checkout - Adresse - Paiement
Dans le check-out, les clients, les remarques aux clients et aux prestataires sont saisis. Les points de rencontre et de fin peuvent être modifiés une nouvelle fois.
Saisir client / hôte
Cherchez si l'adresse est déjà saisie. Si l'adresse n'est pas trouvée, la saisir à nouveau. A gauche de la saisie de l'adresse, les différentes "étapes" du checkout sont représentées.
point rouge : il manque une donnée obligatoire
Point vert : aucune saisie n'est nécessaire ou alors la saisie a déjà été effectuée.
En "cliquant" sur une rubrique, on est directement conduit, par exemple, aux méthodes de paiement sans avoir à faire défiler la page.
Dans le champ de texte Info client, il est possible de saisir des informations pour le client, qui seront mentionnées dans la confirmation de réservation.
Adresse de facturation
Une adresse de facturation séparée peut être saisie.
Dans TSmart, l’adresse de facturation peut également être défini ultérieurement.
Informations Guide - Fin - Informations générales
Divers messages peuvent être envoyés au guide ou au prestataire du module.
Information Prestataire: cette information est imprimée sur la confirmation du guide.
Information POS : est destinée à des notes internes et n'est imprimée nulle part.
Info Rendez-vous : ce champ de texte est imprimé sur la confirmation du client ET du guide.
Selon la configuration, d'autres champs sont possibles.
Les points de rendez-vous et de fin peuvent encore être modifiés.
Sur les confirmations de réservation adressées au guide, les autres guides réservés par le même client sont automatiquement mentionnés - ainsi que des informations sur les prestations supplémentaires / tickets réservés. Les champs varient selon le client.
Méthode de paiement
Les méthodes de paiement disponibles selon la configuration peuvent être sélectionnées à ce stade :
Buchungen sollten mit Kreditkarte abgeschlossen werden.
Auf Rechnung empfiehlt sich NUR “Rechnungserstellung erst nachträglich”
Terminer la réservation & documents
Pour terminer maintenant le processus, cliquez sur le bouton "Terminer la réservation" et envoyez les documents de réservation ou ouvrez le PDF pour l'imprimer.
Vous pouvez également ouvrir les documents et les imprimer (cliquez pour cela sur l'icône PDF).
En cliquant sur le bouton “Documents Ne pas envoyer” aucun document est envoyé au client et au guide. Vous pouvez également sélectionner quel document vous souhaitez envoyer.