Créer l’hôte / le prestataire

Pour créer un nouveau logement / prestataire, sélectionnez d’abord l’option "Saisie données de base" sur la page d’accueil de TSmart, puis l’option "Hébergement" :

Open

Pour pouvoir créer un nouvel hébergement, cliquez sur le bouton "Nouvel hébergement" en bas à droite.

Open

Saisie préalable - hôtes / prestataires

Dans la fenêtre suivante, les données générales de l'hôte sont d'abord saisies :

• Nom de l’hébergement (Le nom du logement n'est saisi que dans une seule langue)

• Catégorie = classes de données sélectionnées

• Type = type d'objet du logement (seule une sélection est possible)

• Statut de la réservation = Mettre en vente oui/non

• Classification :
  hôtels: sélectionnez les étoiles (1 étoile, 2 étoiles, etc.).
  La classification officielle (HotellerieSuisse ou GastroSuisse) peut être sélectionnée sous l'onglet "Critères".

  Appartements de vacances / B&B's : Pour les appartements de vacances, le système de classification de la Fédération suisse du tourisme est disponible. La classification par étoiles de Bed & Breakfast Switzerland (BnBCH) est également intégrée en tant que sous-catégorie dans le système de classification de la Fédération suisse du tourisme FST.

• Adresse de l’objet / de la société
  Saisissez ici l'adresse de l'objet .

L'objet est enregistré avec "Enregistrer" en bas à droite.

Saisie détaillée - Hôte / Prestataire

Après avoir saisi le nouveau logement ou le prestataire de manière "générale", il faut maintenant procéder à la saisie détaillée.

Généralités

Statut de la réservation, Type, Classification (voir explication ci-dessus) peuvent être modifiés ici.

Les champs suivants ont été ajoutés :

• Statut partenaire = ceci est utilisé selon la destination et peut être utilisé par exemple pour le tri.

• Social media = des informations sur les canaux de médias sociaux des objets / prestataires pourraient être déposées ici.

• Champs supplémentaire = on trouve ici des champs individuels ou "anciens" qui ne sont plus utilisés.

Adresse

Ici, il faut maintenant compléter les adresses des objets et des bailleurs.

E-Mail : E-mail pour contact avec le bailleur
(E-mail (Groupes) est en relation avec le module groupe).

Site web : page d'accueil du logement.

Téléphone / Mobile / Fax : pour le contact avec le loueur.

Correspondance en : la langue pour la confirmation de réservation et le décompte des commissions.

Communication préférée : il convient de choisir ici l’E-mail. Voir sous Autre Adresse pour la gestion des réservations.

Personne de contact : la personne de contact peut être saisie ici. Ces informations ne sont toutefois pas obligatoires et ne sont pas nécessaires pour la réservation.

Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".

Autre Adresse pour la gestion des réservations

Les adresses pour la gestion des réservations, surtout pour le décompte des commissions et le paiement des réservations, se font à "Autre adresse de facturation" (ancien système : Mandant Clearing).

Cliquez sur le "x" et une fenêtre de recherche pour lier l'adresse de l’administrateur apparaît.

Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".

Critères

La structure des critères peut varier considérablement d'un partenaire à l'autre.

Ouvrez le groupe de critères souhaité et sélectionnez les critères souhaitées.

Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".

Description

Saisissez ici les descriptions de la maison.

La description est ici divisée en 3 rubriques :

• Description

• Divers

• Plan d’occupation

Les rubriques Description et Plan d’occupation sont brièvement abordées ci-dessous. La rubrique Divers varie d'une destination à l'autre :

Description

Arrivée (Check-in/Check-out)

Saisissez ici les informations concernant l’heure où l'appartement peut être occupé et doit être rendu. Vous pouvez également enregistrer ici des informations sur la remise des clés.

Description :
Description de la maison, du parking, du jardin, de la vue, de l'emplacement, etc.

Conditions / suppléments:
Informations importantes - par ex. coûts du sauna, du bois de cheminée, etc. ou par ex. informations importantes telles que pas d'animaux domestiques, hauteur de l'appartement, chaînes obligatoires en hiver, etc.

Plan d’occupation

C'est ici que sont saisis les éléments de texte pour le plan d’occupation du propriétaire - qui seront imprimés sur les confirmations lors des propres réservations ou offres. Cette rubrique est principalement gérée par le propriétaire.

Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".

Situation

Dans cette rubrique, la chaîne de lieu ainsi que le positionnement sur Google peuvent être effectués.

Sélectionner la chaîne de lieu

Cherchez le lieu et sélectionnez-le.

Cette chaîne de lieu est surtout nécessaire pour filtrer sur le TPortal (Online Booking).

Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".

Positionnement Google Maps

Le positionnement se fait automatiquement en fonction de l'adresse de l'objet. Vous pouvez modifier le positionnement en déplaçant la flèche à la position souhaitée. En bas à droite, vous pouvez zoomer sur la carte.

Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".

Images

Saisissez autant d'images de l'objet / du prestataire que possible.

Les images peuvent être déposées soit directement depuis le téléchargement de l’ordinateur, soit en les glissants.

Plusieurs images peuvent être téléchargées en même temps.

Important : les images au format JPG et PNG peuvent être sauvegardées.

Titre - peut être enregistré dans plusieurs langues (champ obligatoire)

Nom de fichier - est repris du fichier

Saison - choisissez ici la saison parmi Hiver - Été (différentes saisons au choix)

Auteur - auteur de l'image

Détenteur des droits - le détenteur des droits de l'image (champ obligatoire)

Description - interne. Elle n'est affiché nulle part

Une fois que vous avez enregistré les détails de l'image, vous accédez à l'aperçu de l'image.

Vous pouvez maintenant y placer les images dans l'ordre souhaité par glisser-déposer ou à l'aide des flèches sur les images.

Mention légale

Dans cette rubrique, il est possible de déposer les CGV, les dispositions de protection des données, etc. des bailleurs, qui peuvent ensuite être utilisées dans TBooking et par exemple dans le Plan d'occupation.

Les CGV et les dispositions de protection des données de la destination / de l'organisation touristique sont déposées de manière centralisée sur le mandant. C'est pourquoi nous ne nous y attarderons pas ici.

Comptabilité

Si des adresses différentes sont définies pour la gestion des réservations - alors les informations relatives à la comptabilité IBAN etc. doivent être saisies directement à l'adresse de l'administrateur. Le message suivant apparaît.

Si nous travaillons sans adresse différente pour la gestion des réservations ou des décomptes/paiements, les informations suivantes peuvent être saisies.

• Coordonnées bancaires

• Débiteurs, créancier et fournisseurs de compte de recettes

Ces informations sont directement insérées par l'exportation COFI, si celle-ci est utilisée. C'est pourquoi nous vous prions de ne RIEN saisir ici.

• Informations fiscales

Informations sur la TVA, etc. Ceci est particulièrement important pour les forfaits ou lorsque le prestataire est assujetti à la TVA et utilise le Plan d'occupation.

• Transmission du décompte de commission

Ici, vous devez sélectionner par défaut E-mail.

Logins

La rubrique Logins permet de saisir, de modifier et de supprimer les données d'accès pour les propriétaires.

Créer nouveau utilisateur

Dès que vous créez un nouvel utilisateur, vous arrivez sur un masque de saisie vide. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque, les plus importants sont :

• Utilisateur (le nom saisi par l'utilisateur pour se connecter, il peut s'agir par ex. d'une abréviation ou d'un nom concis, par ex. "eric")

• Nom (le nom réel de l'utilisateur, par ex. "Eric Lampion")

• Mot de passe (y compris répéter le mot de passe)

• E-mail

• Profil d'utilisateur (sur les profils d'utilisateur sont réglés les droits ou les possibilités de l'utilisateur - en règle générale, il y a plusieurs profils).

• Signature (est un champ obligatoire - la signature est fournie lors des réservations dans TBooking et via le Plan d'occupation du propriétaire).

En cliquant sur "Créer utilisateur", l'utilisateur est enregistré et l'utilisation du login est possible à partir de ce moment.

Gérer les utilisateurs existants

L'icône rouge de la poubelle vous permet de supprimer des utilisateurs, tandis qu'en cliquant sur Modifier, vous pouvez modifier un utilisateur existant (par ex. changer le nom ou le mot de passe, etc.). Lors de l'édition, vous disposez des mêmes options que celles que vous connaissez déjà lors de la création d'un nouvel utilisateur.

Infos système

La rubrique "Infos système" est une zone purement administrative dont vous n'avez généralement pas besoin au quotidien.

Supprimer un prestataire

Il est également possible de supprimer ici le prestataire .