Calendrier guides
Contenu
- 1 Cockpit
- 2 Calendrier
- 2.1 Aperçu du calendrier
- 2.2 Vue hebdomadaire
- 2.2.1 Trois types d'entrées
- 2.2.2 Ouvrir une visite guidée
- 2.2.3 Gérer/modifier des jours individuellement
- 2.2.3.1 Définir un blocage unique
- 2.2.3.2 Effacer un blocage unique
- 2.2.3.3 Modifier un blocage existant
- 2.2.4 Saisir/modifier la période
- 2.2.4.1 Débloquer
- 2.3 Vue mensuelle
- 2.4 Demande d'activation du calendrier
Cockpit
Liste journalière « Mes visites guidées » (optimisée pour mobile)
Une liste quotidienne centralisée intitulée « Mes visites guidées » a été mise en place dans le Cockpit.
Aperçu centralisé : toutes les visites guidées attribuées au jour sélectionné sont présentées de manière structurée et en un coup d'œil.
Fonctionnalités clés et valeur ajoutée
Consultation efficace des informations : les guides peuvent consulter directement depuis l'interface les détails nécessaires (par exemple, l'heure, le lieu de rendez-vous, le nombre de participants ou des remarques spécifiques concernant la réservation), sans détours.
Il est également possible de consulter directement la confirmation de réservation déjà envoyée par l'organisme de gestion touristique (DMO), sans détours.
Mes modifications
Cet aperçu affiche les réservations nouvelles, modifiées ou annulées au cours de la période sélectionnée.
Grâce à la fonction d'exportation iCal, vous pouvez importer les réservations dans votre agenda.
Calendrier
Le calendrier vous permet de visualiser vos propres visites guidées, sous forme de vue hebdomadaire ou mensuelle. Vous pouvez gérer vous-même vos indisponibilités, aussi bien sur votre téléphone portable que sur votre ordinateur. Ce résumé vous explique étape par étape comment utiliser les différentes fonctionnalités.
Aperçu du calendrier
Le calendrier s'ouvre via le menu situé en haut à droite (onglet « Calendrier »). Il affiche toujours votre propre calendrier.
Une journée du calendrier s'étend de 5 h à 23 h. Toutes les informations importantes figurent dans la barre située au-dessus du calendrier :
À partir de – Aller directement à un jour de votre choix.
‹ et › – une semaine avant ou après.
Aujourd’hui – Retour à aujourd'hui.
Saisie de la période – Bloquer ou débloquer une période.
À droite, vous pouvez changer l’affichage du calendrier de semaine / mois.
Vue hebdomadaire
La semaine s'étend du lundi au dimanche : chaque jour correspond à une colonne, l'heure est indiquée de haut en bas. Chaque entrée est placée exactement à l'heure correspondante et sa hauteur correspond à sa durée ; on peut ainsi voir d'un seul coup d'œil le programme de la journée.
La date d'aujourd'hui est surlignée en bleu dans la liste, et sa colonne est légèrement teintée.
Le samedi et le dimanche sont légèrement mis en évidence.
Utilisez les touches < et > pour passer d’une semaine à l’autre
Trois types d'entrées
Dans ce calendrier, vous pourrez y apercevoir 3 différents types d’entrées. La couleur vous indique immédiatement de quoi il s'agit :
bleu – une visite guidée. La fiche est la même que dans votre liste journalière : heure et numéro de dossier, titre de la visite, nombre de personnes et langue, client et point de rendez-vous.
rouge – un blocage, c'est-à-dire une période pendant laquelle vous n'êtes pas disponible. Il indique le statut – Bloqué, Malade, Absent ou Confirmé – et, si précisé, votre commentaire.
orange – une période qui n'est pas encore débloquée et donc qui n’est pas réservable.
Visite guidée | Blocage avec un commentaire | Période non-débloquée
|
|---|
Ouvrir une visite guidée
Un clic ou un appui sur une visite l'ouvre par le bas – vous y trouverez la fiche complète, même si seule une partie était visible dans le calendrier en raison de la courte durée.
Un appui/click sur “ouvrir LT-Avis” ouvre la confirmation de réservation en PDF.
Si quelque chose a été modifié sur la visite, cela est indiqué dans un encadré jaune Modifié, comme dans la liste journalière.
D'autres visites guidées et leurs guides appartenant au même groupe sont également affichés
Gérer/modifier des jours individuellement
Définir un blocage unique
Le moyen le plus rapide pour créer un blocage : appuyez sur un espace libre dans la vue hebdomadaire. Le jour et l'heure sont alors déjà saisis – l'heure de début est arrondie au quart d'heure après, la fin est fixée une heure plus tard.
Choisir le statut (Bloqué, Malade, Absent ou Confirmé).
Le commentaire est facultatif, mais aide à la reconnaissance ultérieure.
Ajuster l'heure ou régler sur toute la journée.
Bloquer enregistre – le blocage apparaît immédiatement dans le calendrier.
Par défaut, le statut est défini sur « bloqué ». Lorsque le statut est « bloqué », le guide peut être contacté en cas de besoin ou de « pénurie de guides » pour savoir s'il peut prendre en charge une visite spécifique, même si un blocage est enregistré.
Si l'un des blocages suivants est défini :
=>Absent (égale à : vacances, travail ou « simplement absent »
=>Malade
dans ces cas-là, les guides ne sont pas contactés.
Le statut « Confirmé » est défini par la ville/destination après que le guide a déjà été contacté.
Effacer un blocage unique
Cliquez sur le blocage et supprimez-le complètement en cliquant sur « Supprimer entièrement».
Modifier un blocage existant
Si vous ne souhaitez pas supprimer l'intégralité du blocage, mais uniquement la plage horaire 08h00-09h00 par exemple, vous devez sélectionner « Modifier l’heure»
Saisir/modifier la période
Le bouton « Saisie de la période » en haut à droite permet de modifier des périodes entières.
Cela vous demandera tout d'abord ce que vous souhaitez faire : bloquer ou débloquer. Ensuite, le champ approprié s'affiche, et rien d'autre.
Bloquer période → Vous pouvez ici rendre le calendrier indisponible pour les périodes souhaitées.
Débloquer période → Vous indiquez ici vos possibilités pour les périodes souhaitées afin d'effectuer une visite guidée de groupe.
Débloquer
Date du-à : saisir la période à modifier
Jours de la semaine : si certains jours doivent toujours être bloqués ou débloqués pendant une période donnée.
Heure de / jusqu'à : si le blocage est explicitement défini pour une certaine période au cours d'une seule journée, des périodes d'un quart d'heure peuvent également être bloquées ici.
Journée entière : sélectionnez cette option si le blocage s'applique à toute la journée.
Veuillez vérifier les données activées ou bloquées.
Vue mensuelle
Via Mois de, vous passez à l'aperçu des trois semaines suivantes à partir de la date choisie.
Ici, chaque jour est une ligne et l'heure s'écoule de gauche à droite – la représentation habituelle sous forme de barres.
Mêmes couleurs que dans la vue hebdomadaire : bleu visite, rouge blocage, orange non débloqué.
La “bande” indique l'heure de début et un court texte; le survol avec la souris affiche l'heure, le titre et le nombre de personnes en entier.
Un clic sur une “bande” ouvre la visite ou le blocage.
De nouveaux blocages peuvent être créé ici via Saisie de la période
Demande d'activation du calendrier
Chaque année, la ville/destination vous demandera d'activer ou de mettre à jour vos données pour l'année en cours.
Une fenêtre d'information s'affichera alors lors de votre connexion. Cliquez sur « Suivant » pour activer l'année suivante.
La fenêtre de discussion suivante apparaîtra.
Ici, vous pouvez activer tous les jours de la semaine ou certains jours seulement pour l'année sélectionnée.
Cliquez sur « Libérer les contingents » pour valider votre sélection.
La « fenêtre de discussion » qui s'affiche indique le mois en cours de saisie.
Une fois l'activation réussie, vous serez redirigé vers une page de confirmation.
Ensuite, les fonctionnalités connues permettent de définir d'autres blocages pour la « nouvelle » année.
Si des contingents ont déjà été gérés en partie pour l'année à activer, la procédure suivante est appliquée.
=> Les périodes qui ne contiennent encore aucun contingent (ni 0 ni 1) sont gérées conformément à l'activation.
=> Les périodes qui contiennent déjà un contingent sont ignorées/non traitées.