E-Mail-Vorlagen
Allgemeine Informationen
Im HSD können neu eigene E-Mail-Vorlagen für Buchungen, Angebote, Optionen und Prospektanfragen für den Gast und/oder den LT hinterlegt werden.
Die aktivierten E-Mail-Vorlagen werden nicht nur für den Versand von neuen Buchungen, Umbuchung oder Stornos herangezogen. Auch beim erneuten Versand von Dokumenten auch dme Backoffice werden diese entsprechend genutzt.
Wird diese Funktion nicht genutzt werden weiterhin die zentral hinterlegen E-Mail-Texte verschickt.
Wichtig: bitte beachten Sie, dass die Mails trotzdem relativ allgemein gehalten werden müssen. Es gibt keine Unterscheidung für die Mails bei einer Buchung eines Erlebnisses oder einer Unterkunft.
Dazu finden Sie unter "Backoffice" > "Einstellungen" den Menüpunkt "E-Mail-Vorlagen".
Folgende Vorlagen können für den Gast und Leistungsträger definiert werden.
Buchung (erstellt, geändert, storniert)
Angebot (erstellt, geändert, storniert)
Option (erstellt, geändert, storniert)
Prospektbestellung (erstellt, geändert, storniert)
Je Prozess haben Sie hier die Möglichkeit, Informationen in den Ebenen
Betreff
Überschrift
E-Mail-Text
Signatur
mehrsprachig zu erfassen.
E-Mail Einstellungen / Editor
Auf der jeweiligen Mail-Vorlage bzw. im Editor können die folgenden Einstellungen gemacht werden:
Logo hinterlegen
Für die Mailvorlagen kann ein Logo hinterlegt werden. Ist bereits ein Logo auf dem Mandanten hinterlegt, dann wird dieses entsprechend angezeigt. Pro Mandant ist nur 1 Logo möglich.
Parameter Anrede und Vorgangsnummer
Es stehen die beiden Variablen/Parameter “Anrede/Grussformel” und “Vorgangsnummer” zur Verfügung, damit die Mails möglichst personalisiert werden können.
Mail automatisch übersetzen
Texte können direkt übersetzt werden mit Klick auf "Übersetzung erzeugen".
Aktivierung eigener E-Mail-Vorlagen
Bevor eine E-Mail-Vorlage nicht freigegeben ist, wird diese nicht verwendet. Somit können die Vorlagen in aller Ruhe eingestellt und geprüft werden.
Das bedeutet:
Sind keinerlei E-Mail-Vorlagen aktiviert, werden weiterhin die bisherigen Informationen aus den einstigen TOMAS Dokumentprofilen gezogen = alles bleibt, wie bisher!
Sind nur einzelne E-Mail-Vorlagen aktiviert, so werden nur diese für den Versand von E-Mails herangezogen.
Alle anderen Prozesse laufen weiterhin über die Ebene der Dokumentprofile.
Sind alle E-Mail-Vorlagen aktiviert, so werden diese für alle Prozesse herangezogen. Die bisher definierten Informationen aus den Dokumentprofilen greifen dann nicht mehr.
Damit Sie die Gestaltung jederzeit prüfen können, wurden die Ebenen "E-Mail Vorschau" und "Testmail versenden" integriert.
E-Mail Vorschau
Über die E-Mail Vorschau, können Sie jederzeit die gespeicherten Einstellungen abrufen und sich Ihre Vorlage genau ansehen.
Testmail versenden
Über den Testversand können Sie sich jederzeit die gespeicherten Einstellungen je Sprache zusenden und Ihre Vorlage direkt innerhalb Ihres Mailaccounts prüfen.
Vorlangen in den verschiedenen Sprachen
Innerhalb der E-Mail Vorlagen können die einzelnen Textfelder durch Auswahl des Sprachkürzels in der entsprechenden Sprache gepflegt werden.
Durch Doppelklick auf eine Sprache, werden alle Textfelder, der zu bearbeitenden Prozessebene, in dieser Sprache geöffnet.
Signaturen
Die Signatur kann nur einmal pro Vorlage definiert werden.
Diese wird dann für die weiteren Prozesstypen "geändert" und "storniert" automatisch übernommen.
Die aktivierten E-Mail-Vorlagen werden nicht nur für den generellen Versand bei Buchung, Umbuchung oder Stornos herangezogen. Auch beim erneuten Versand von Dokumenten werden ihnen diese entsprechend angeboten.
Beispielansicht: