Modèle d'e-mail
Informations générales
Dans le HSD, il est désormais possible d'enregistrer ses propres modèles d'e-mails pour les réservations, les offres, les options et les demandes de brochures, destinés au client et/ou au LT.
Les modèles d’e-mails activés ne sont pas seulement utilisés pour l’envoi de nouvelles réservations, de modifications de réservation ou d’annulations. Ils sont également utilisés lors du renvoi de documents depuis le back-office.
Si cette fonction n’est pas utilisée, ce sont les textes d’e-mails enregistrés de manière centralisée qui continueront d’être envoyés.
Important : veuillez noter que les e-mails doivent néanmoins rester relativement généraux. Il n'y a pas de distinction entre les e-mails envoyés lors de la réservation d'une activité ou d'un hébergement.
Pour cela, rendez-vous dans « Backoffice » > « Paramètres », où vous trouverez l'option « Modèles d'e-mails ».
Vous pouvez désormais définir vous-même vos propres modèles d'e-mails pour les processus suivants :
Réservation (créée, modifiée, annulée)
Offre (créé, modifié, annulé)
Option (créée, modifiée, annulée)
Demande de brochure (créée, modifiée, annulée)
Pour chaque processus, vous avez ici la possibilité de saisir des informations en plusieurs langues dans les rubriques suivantes :
Objet
Titre
Corps du message
Signature
Paramètres des e-mails / Éditeur
Les paramètres suivants peuvent être définis dans le modèle d'e-mail correspondant ou dans l'éditeur :
Ajouter un logo
Il est possible d'ajouter un logo aux modèles d'e-mail. Si un logo est déjà enregistré pour le client, celui-ci s'affiche alors en conséquence. Un seul logo est autorisé par client.
Paramètres Formule de politesse et Numéro de réservation/procédure
Les deux variables/paramètres « Formule de politesse » et « Numéro de procédure » sont disponibles afin de personnaliser au maximum les e-mails.
Traduire automatiquement l'e-mail
Les textes peuvent être traduits directement en cliquant sur « Générer une traduction ».
Activation de vos propres modèles d'e-mail
Tant qu'un modèle d'e-mail n'est pas validé, il n'est pas utilisé. Cela permet de configurer et de vérifier les modèles en toute tranquillité.
Cela signifie que :
Si aucun modèle d'e-mail n'est activé, les informations seront toujours extraites des anciens profils de document HSD = tout reste comme avant !
Si seuls certains modèles d’e-mail sont activés, seuls ceux-ci sont utilisés pour l’envoi des e-mails.
Tous les autres processus continuent de s’effectuer au niveau des profils de document.
Si tous les modèles d’e-mail sont activés, ceux-ci sont utilisés pour tous les processus. Les informations définies jusqu’à présent dans les profils de document ne s’appliquent alors plus.
Afin que vous puissiez vérifier la mise en page à tout moment, les calques « Aperçu de l'e-mail » et « Envoyer un e-mail test » ont été intégrés.
Aperçu de l’e-mail
Grâce à l'aperçu de l'e-mail, vous pouvez à tout moment consulter les paramètres enregistrés et examiner votre modèle en détail.
Envoyer un e-mail test
La fonction d'envoi de test vous permet à tout moment de vous envoyer les paramètres enregistrés pour chaque langue et de vérifier votre modèle directement depuis votre compte de messagerie.
Informations complémentaires
Dans les modèles d'e-mail, les différents champs de texte peuvent être modifiés dans la langue souhaitée en sélectionnant le code de langue correspondant.
En double-cliquant sur une langue, tous les champs de texte du niveau de processus à modifier s'ouvrent dans cette langue.
La signature
La signature ne peut être définie qu'une seule fois dans le type de processus « Créé ».
Elle est ensuite automatiquement reprise pour les autres types de processus « Modifié » et « Annulé ». Ne soyez donc pas surpris si ce champ de texte ne peut être renseigné que dans le type « Créé » et s'il est grisé dans les autres niveaux.
Les modèles d'e-mail activés ne sont pas seulement utilisés pour les envois de document généraux lors d'une réservation, d'une modification ou d'une annulation. Ils vous sont également proposés lors de la réexpédition de documents.
Exemple d'affichage :