E-Mail Vorlagen
Allgemeine Informationen
Sie können nun die E-Mail-Vorlagen, die beim Versand von Dokumenten für Buchungen, Angebote und Stornierungen verwendet werden, selbst erstellen und anpassen.
Gehen Sie dazu zu Backoffice > Einstellungen und wählen Sie die Option E-Mail-Vorlagen aus.
Sie können nun Ihre eigenen E-Mail-Vorlagen für die folgenden Prozesse festlegen:
Buchung (erstellt, geändert, storniert)
Angebot (erstellt, geändert, storniert)
Für jeden Vorgang haben Sie hier die Möglichkeit, in den folgenden Feldern Informationen in mehreren Sprachen einzugeben:
Betreff
Titel
Text
Unterschrift
Besonderheiten
Folgende Möglichkeiten stehen zur Verfügung:
a) Fügen Sie Ihr Logo ein, das Sie auch für Standarddokumente verwenden.
b) Verwenden Sie die Parameter Anrede und Buchungsnummer im Editor.
c) Übersetzen Sie die vorhandenen Texte in andere Sprachen, indem Sie direkt auf Übersetzung generieren klicken.
Ausserdem können Sie diese Änderungen ganz unbesorgt vornehmen.
Solange Sie die verschiedenen E-Mail-Vorlagen nicht konkret aktivieren, werden diese nämlich nicht verwendet.
Das bedeutet:
Wenn keine E-Mail-Vorlage aktiviert ist: Die aktuellen Informationen werden weiterhin aus den alten TOMAS-Dokumentenprofilen abgerufen = alles bleibt wie bisher!
Wenn nur bestimmte E-Mail-Vorlagen aktiviert sind: Nur diese werden für den E-Mail-Versand verwendet.
Alle anderen Prozesse laufen weiterhin über die Dokumentprofile ab.
Wenn alle E-Mail-Vorlagen aktiviert sind, werden diese für alle Prozesse verwendet. Die bisher in den Dokumentprofilen definierten Informationen gelten dann nicht mehr.
Damit Sie das Layout jederzeit überprüfen können, wurden die Registerkarten E-Mail-Vorschau und TestMail versenden integriert.
E-Mail-Vorschau
Mit der E-Mail-Vorschau können Sie jederzeit die gespeicherten Einstellungen einsehen und Ihre Vorlage im Detail überprüfen.
Test-E-Mail senden
Mit der Testversandfunktion können Sie sich jederzeit die für jede Sprache gespeicherten Einstellungen zusenden lassen und Ihre Vorlage direkt in Ihrem E-Mail-Programm überprüfen.
Weitere Informationen
In den E-Mail-Vorlagen können die verschiedenen Textfelder durch Auswahl des entsprechenden Sprachcodes in die gewünschte Sprache geändert werden.
Durch Doppelklicken auf eine Sprache werden alle Textfelder der zu bearbeitenden Prozessebene in dieser Sprache angezeigt.
Die Signatur kann nur einmal im Prozesstyp “Erstellt” definiert werden.
Sie wird anschliessend automatisch für die anderen Prozesstypen “Geändert” und “Storniert” übernommen. Seien Sie also nicht überrascht, wenn dieses Textfeld nur im Typ „Erstellt“ ausgefüllt werden kann und in den anderen Ebenen ausgegraut ist.
Die aktivierten E-Mail-Vorlagen werden nicht nur für den allgemeinen Versand von Dokumenten bei einer Buchung, einer Änderung oder einer Stornierung verwendet. Sie stehen Ihnen auch beim erneuten Versand von Dokumenten zur Verfügung.
Beispielanzeige: