Pour créer un nouveau logement / prestataire, sélectionnez d’abord l’option "Saisie données de base" sur la page d’accueil de TSmart, puis l’option "Hébergement" :
Pour pouvoir créer un nouvel hébergement, cliquez sur le bouton "Nouvel hébergement" en bas à droite.
Saisie préalable - hôtes / prestataires
Dans la fenêtre suivante, les données générales de l'hôte sont d'abord saisies :
Nom de l’hébergement (Le nom du logement n'est saisi que dans une seule langue)
Le bouton "Autre Tri" permet d'influencer le tri lors de l'affichage en arrière-plan.
Catégorie = classes de données sélectionnées
Type = type d'objet du logement (seule une sélection est possible)
Statut de la réservation = Mettre en vente oui/non
Classification :
hôtels: sélectionnez les étoiles (1 étoile, 2 étoiles, etc.).
La classification officielle (HotellerieSuisse ou GastroSuisse) peut être sélectionnée sous l'onglet "Critères".Appartements de vacances / B&B's : Pour les appartements de vacances, le système de classification de la Fédération suisse du tourisme est disponible. La classification par étoiles de Bed & Breakfast Switzerland (BnBCH) est également intégrée en tant que sous-catégorie dans le système de classification de la Fédération suisse du tourisme FST.
Si les logements ne sont pas classés, ils ne peuvent pas non plus porter les étoiles de la FST. Au niveau des prestataires, des étoiles sont à votre disposition.
Adresse de l’objet / de la société
Saisissez ici l'adresse de l'objet .
L'objet est enregistré avec "Enregistrer" en bas à droite.
Saisie détaillée - Hôte / Prestataire
Après avoir saisi le nouveau logement ou le prestataire de manière "générale", il faut maintenant procéder à la saisie détaillée.
Généralités
Statut de la réservation, Type, Classification (voir explication ci-dessus) peuvent être modifiés ici.
Les champs suivants ont été ajoutés :
Statut partenaire = ceci est utilisé selon la destination et peut être utilisé par exemple pour le tri.
Social media = des informations sur les canaux de médias sociaux des objets / prestataires pourraient être déposées ici.
Champs supplémentaire = on trouve ici des champs individuels ou "anciens" qui ne sont plus utilisés.
Adresse
Ici, il faut maintenant compléter les adresses des objets et des bailleurs.
Important : Cette adresse est l'adresse de l'objet! Les informations concernant le bailleur (adresse pour la gestion des réservations) et l'adresse pour les décomptes de commissions (adresse de facturation/adresse pour les décomptes) sont saisies sous Autre Adresse pour la gestion des réservations.
E-Mail : E-mail pour contact avec le bailleur
(E-mail (Groupes) est en relation avec le module groupe).
Site web : page d'accueil du logement.
Téléphone / Mobile / Fax : pour le contact avec le loueur.
Correspondance en : la langue pour la confirmation de réservation et le décompte des commissions.
Communication préférée : il convient de choisir ici l’E-mail. Voir sous Autre Adresse pour la gestion des réservations.
Personne de contact : la personne de contact peut être saisie ici. Ces informations ne sont toutefois pas obligatoires et ne sont pas nécessaires pour la réservation.
Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".
Autre Adresse pour la gestion des réservations
Les adresses pour la gestion des réservations, surtout pour le décompte des commissions et le paiement des réservations, se font à "Autre adresse de facturation" (ancien système : Mandant Clearing).
Cliquez sur le "x" et une fenêtre de recherche pour lier l'adresse de l’administrateur apparaît.
Important : Ces adresses supplémentaires doivent d'abord être saisies sous "BackOffice" → Administrateur. Actuellement, cette gestion a encore lieu dans le TBASE.
Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".
Critères
La structure des critères peut varier considérablement d'un partenaire à l'autre.
Important : il s'agit ici de l'objet et NON de ce qui se trouve à proximité. Par exemple, une piscine publique couverte dans le voisinage devrait être mentionnée dans les descriptions - mais en aucun cas être déposée comme critères. Cela peut entraîner des réclamations de la part des hôtes.
Ouvrez le groupe de critères souhaité et sélectionnez les critères souhaitées.
Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".
Description
Saisissez ici les descriptions de la maison.
La description est ici divisée en 3 rubriques :
Description
Divers
Plan d’occupation
Important : il s'agit ici de la description de la maison, du jardin, du parking, des environs, de la vue, etc. Il ne s'agit PAS encore de la description de la chambre/appartement.
Les rubriques Description et Plan d’occupation sont brièvement abordées ci-dessous. La rubrique Divers varie d'une destination à l'autre :
Description
Arrivée (Check-in/Check-out)
Saisissez ici les informations concernant l’heure où l'appartement peut être occupé et doit être rendu. Vous pouvez également enregistrer ici des informations sur la remise des clés.
Description :
Description de la maison, du parking, du jardin, de la vue, de l'emplacement, etc.
Conditions / suppléments:
Informations importantes - par ex. coûts du sauna, du bois de cheminée, etc. ou par ex. informations importantes telles que pas d'animaux domestiques, hauteur de l'appartement, chaînes obligatoires en hiver, etc.
Plan d’occupation
C'est ici que sont saisis les éléments de texte pour le plan d’occupation du propriétaire - qui seront imprimés sur les confirmations lors des propres réservations ou offres. Cette rubrique est principalement gérée par le propriétaire.
N'insérez jamais de textes provenant de documents Word directement dans l'interface TSmart. Cela peut avoir des conséquences sur la mise en page! Insérez le texte en texte brut ou formatez-le dans l'éditeur de TSMART.
Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".
Situation
Dans cette rubrique, la chaîne de lieu ainsi que le positionnement sur Google peuvent être effectués.
Sélectionner la chaîne de lieu
Cherchez le lieu et sélectionnez-le.
Cette chaîne de lieu est surtout nécessaire pour filtrer sur le TPortal (Online Booking).
Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".
Positionnement Google Maps
Le positionnement se fait automatiquement en fonction de l'adresse de l'objet. Vous pouvez modifier le positionnement en déplaçant la flèche à la position souhaitée. En bas à droite, vous pouvez zoomer sur la carte.
Pour enregistrer, cliquez en bas à droite sur le bouton "Enregistrer".
Images
Saisissez autant d'images de l'objet / du prestataire que possible.
Important : il s'agit ici des photos de la maison, du jardin, du parking, des environs, de la vue, etc. Saisissez au moins 1 photo d'hiver et 1 photo d'été comme image principale.
Les images peuvent être déposées soit directement depuis le téléchargement de l’ordinateur, soit en les glissants.
Plusieurs images peuvent être téléchargées en même temps.
Important : les images au format JPG et PNG peuvent être sauvegardées.
Format paysage uniquement
Rapport : 4:3
Minimum 1200 x 900 pixels
La taille maximale par image est de 5 Mo.
Titre - peut être enregistré dans plusieurs langues (champ obligatoire)
Nom de fichier - est repris du fichier
Saison - choisissez ici la saison parmi Hiver - Été (différentes saisons au choix)
Auteur - auteur de l'image
Détenteur des droits - le détenteur des droits de l'image (champ obligatoire)
Description - interne. Elle n'est affiché nulle part
Une fois que vous avez enregistré les détails de l'image, vous accédez à l'aperçu de l'image.
Vous pouvez maintenant y placer les images dans l'ordre souhaité par glisser-déposer ou à l'aide des flèches sur les images.
Important : n'utilisez pas les images d'autres personnes sans avoir préalablement clarifié les droits en conséquence !
Mention légale
Dans cette rubrique, il est possible de déposer les CGV, les dispositions de protection des données, etc. des bailleurs, qui peuvent ensuite être utilisées dans TBooking et par exemple dans le Plan d'occupation.
Les CGV et les dispositions de protection des données de la destination / de l'organisation touristique sont déposées de manière centralisée sur le mandant. C'est pourquoi nous ne nous y attarderons pas ici.
Comptabilité
Si des adresses différentes sont définies pour la gestion des réservations - alors les informations relatives à la comptabilité IBAN etc. doivent être saisies directement à l'adresse de l'administrateur. Le message suivant apparaît.
Si nous travaillons sans adresse différente pour la gestion des réservations ou des décomptes/paiements, les informations suivantes peuvent être saisies.
Coordonnées bancaires
Débiteurs, créancier et fournisseurs de compte de recettes
Ces informations sont directement insérées par l'exportation COFI, si celle-ci est utilisée. C'est pourquoi nous vous prions de ne RIEN saisir ici.
Informations fiscales
Informations sur la TVA, etc. Ceci est particulièrement important pour les forfaits ou lorsque le prestataire est assujetti à la TVA et utilise le Plan d'occupation.
Transmission du décompte de commission
Ici, vous devez sélectionner par défaut E-mail.
Attention : Ce champ est important si vous effectuez un décompte direct via la "Facturation en série" TOMAS, car il permet de contrôler la manière dont le prestataire reçoit son décompte.
Logins
La rubrique Logins permet de saisir, de modifier et de supprimer les données d'accès pour les propriétaires.
Créer nouveau utilisateur
Dès que vous créez un nouvel utilisateur, vous arrivez sur un masque de saisie vide. Les champs obligatoires sont marqués d'un astérisque, les plus importants sont :
Utilisateur (le nom saisi par l'utilisateur pour se connecter, il peut s'agir par ex. d'une abréviation ou d'un nom concis, par ex. "eric")
Nom (le nom réel de l'utilisateur, par ex. "Eric Lampion")
Mot de passe (y compris répéter le mot de passe)
E-mail
Profil d'utilisateur (sur les profils d'utilisateur sont réglés les droits ou les possibilités de l'utilisateur - en règle générale, il y a plusieurs profils).
Signature (est un champ obligatoire - la signature est fournie lors des réservations dans TBooking et via le Plan d'occupation du propriétaire).
En cliquant sur "Créer utilisateur", l'utilisateur est enregistré et l'utilisation du login est possible à partir de ce moment.
Gérer les utilisateurs existants
L'icône rouge de la poubelle vous permet de supprimer des utilisateurs, tandis qu'en cliquant sur Modifier, vous pouvez modifier un utilisateur existant (par ex. changer le nom ou le mot de passe, etc.). Lors de l'édition, vous disposez des mêmes options que celles que vous connaissez déjà lors de la création d'un nouvel utilisateur.
Infos système
La rubrique "Infos système" est une zone purement administrative dont vous n'avez généralement pas besoin au quotidien.
Supprimer un prestataire
Il est également possible de supprimer ici le prestataire .
