Der nachfolgende Bereich beschreibt die Funktionen im Pflegefrontend, welche Sie als Anbieter von touristischen Erlebnissen nutzen können.

Inhaltsverzeichnis

• 1. Cockpit

• 2. Kalender

• 3. Verkauf

• 4. Erlebnisse (Stammdaten)

  • Basis

  • Verkaufssteuerung Allgemein

  • Kategorien & Preisvarianten

  • Vertriebskanäle

  • Voucher

  • Merkmale

  • Beschreibungen

  • Lage

  • Bilder

• 5. Verfügbarkeit & Preise

  • Preise

  • Verfügbarkeiten

  • Abweichende Bedingungen

  • Vorausbuchungsfrist in Tagen

• 6. Webshop

1. Cockpit

Einstieg nach dem Login ist immer das Cockpit. Hier finden Sie unter anderem Statistiken, die Ihnen Ihr Vertragspartner bereitstellt. Immer mit dabei sind die Statistiken Kontaktausgabe zu Buchungen und die Tagesliste sowie einige Umsatzindikatoren.

Ebenfalls finden Sie dort einen Neuigkeiten-Bereich mit aktuellen Neuigkeiten von Ihrem Vertragspartner.

Die Kontaktausgabe zu Buchungen ermöglicht, die im Rahmen einer Buchung erfassten Teilnehmerdaten zu suchen und zu exportieren. Die Funktionsweise ist wie folgt:

• Es ist eine Suche nach Leistung, Datum und Uhrzeiten verfügbar

• Das System sucht die eingebuchten Personen auf Basis der erfassten Teilnehmer (die Teilnehmererfassung ist somit Voraussetzung für diese Auswertung)

• Die gefundenen Daten können direkt in eine PDF-Datei exportiert werden.

Der Such- und Ausgabedialog stellt sich wie folgt dar:

Das Ergebnis kann via Download PDF oder XLSX erzeugt und heruntergeladen werden, die entsprechende Ansicht führt alle Teilnehmer der zutreffenden Buchungen auf mit Informationen zu:

• Name der Teilnehmer*innen

• Datum

• Uhrzeit

• Buchungsnummer

• Info 1 und Info 2 aus der Teilnehmererfassung, welche Sie auf den Erlebnissen frei verwenden können. In diesem Beispiel wurde das Feld Info 1 mit Telefon, das Feld Info 2 mit Adresse hinterlegt.

Die Tagesliste erlaubt Ihnen eine schnelle Übersicht über die Anzahl der Buchungen und der damit verbundenen Umsätze. Sie wählen hier einfach das gewünschte Erlebnis (im Beispiel die Hafenrundfahrt aus Bottrop) und das gewünschte Datum. Damit sehen Sie direkt alle Buchungen für den gewählten Tag.

Über das rote PDF-Symbol können Sie sich die aktuelle Ansicht aufbereitet als PDF herunterladen.

2. Kalender

Der Kalender bietet einen Überblick über die verkauften Tickets bzw. Erlebnisse je Tag. Hier ist ebenfalls möglich sich Details zu den eingegangenen Buchungen anzusehen.

Sollten noch keine Buchungen vorhanden sein ist die Kalenderansicht leer wie in dieser Ansicht:

Über die Navigation oberhalb des Kalenders kann zwischen den Monaten gewechselt werden.

Sobald Buchungen eingegangen sind, stellt sich die Ansicht innerhalb eines Tages beispielsweise wie folgt dar. Hier gilt folgende farbliche Legende:

• Grün: Es sind noch ausreichend Tickets vorhanden.

• Gelb: Bei mehr als 60% Auslastung wird die verbleibende Ticketzahl gelb anzeigt

• Rot: Sind alle Tickets eines Tages verkauft, wechselt die Anzeige auf "ausgebucht".

Anhand folgender Grafik erkennen Sie die genaue Bedeutung der Werte:

Durch Klick auf den gewünschten Eintrag öffnen sich weitere Informationen in dieser Form:

Sie können hier unter anderem eine Teilnehmerliste (als PDF) mit allen Teilnehmern für dieses Datum und Erlebnissen öffnen, wie auch die Buchungsdetail einsehen.

Per Klick auf Details können Sie sich die eingangenen Buchungen im Detail ansehen, wie in diesem Beispiel:

Durch Klick auf innerhalb der Buchung auf die Details können Sie unter anderem auch die Buchungsbestätigung aufrufen oder die Buchung sogar stornieren:

3. Verkauf

Über den Verkauf können Sie eigene, aber auch Erlebnisse von anderen Anbietern verkaufen.

Bitte beachten Sie hierbei auch die separate Dokumentation zu diesem Thema, welcher weitergehende Informationen bereit hält. https://tomas-travel.atlassian.net/wiki/spaces/WTSmart/pages/580157463

4. Erlebnisse (Stammdaten)

In diesem Bereich pflegen Sie die Stammdaten Ihrer Erlebnisse. Hier können Sie unter anderem Bilder, Texte und den Geopunkt steuern. Insbesondere dieser Bereich kann stark je Kunde variieren.

Sobald Sie den Bereich aufrufen, finden Sie linkerhand Ihre bereits vorhandenen Erlebnisse. Durch Anklicken des gewünschten Erlebnisses öffnen Sie die zugehörigen Stammdaten und können diese auf der rechten Seite bearbeiten, beginnend mit dem Bereich “Basis” und der Namensvergabe des Erlebnisses.

Die maximal zur Verfügung stehenden Bereiche sind:

Basis

Hier können Basisdaten des Erlebnisses angepasst werden. Dies sind:

• Name des Erlebnisses (beachten Sie hier auch die Eingabemöglichkeit für verschiedene Sprachen)

• Erlebnis-Typ (die Feinkategorisierung des vorliegenden Erlebnisses)

  

Verkaufssteuerung Allgemein

In der allgemeinen Verkaufssteuerung finden Sie zentrale Steuerungselemente, welche direkt die Buchbarkeit beeinflussen. Hier können Sie folgende Punkte steuern:

• Buchungsstatus:
  Entscheidet darüber, ob ein Erlebnis verkauft werden kann. Ist hier nicht “Für Vertrieb freigegeben” ausgewählt, ist das Produkt nicht findbar in den verschiedenen Verkaufsstellen.

• Buchbar bis:
  definiert, wie lange vor dem Startzeitpunkt die Leistung noch buchbar ist

• Maximale Teilnehmerzahl:
  Falls das Erlebnis eine maximale Teilnehmerzahl hat (z.B. weil nicht mehr als 20 Plätze verfügbar sind), tragen Sie den maximalen Wert hier ein)

• Voucher-Typ:
  Beeinflusst die Ausgabe eines Vouchers, falls im Einsatz. Diese Einstellung sollten Sie nur in Absprache mit Ihrem Vertragspartner verändern.

• EAN Code Kassensystem:
  wird benötigt, falls ein TVoucher genutzt wird, der einen EAN Code / Strichcode für Kassensysteme mit sich führt.

• Uhrzeiten:
  Falls das Erlebnis eine oder mehrere bestimmte Startuhrzeiten hat, werden die möglichen Uhrzeiten hier definiert.

  

Kategorien & Preisvarianten

In diesem Bereich legen Sie fest, welche Preisvarianten bei den Tickets zu diesem Erlebnis bestehen. Ein klassischer Aufbau ist z.B. eine Preisvariante für Erwachsene, Kinder und Familien. Auch Gruppentickets oder z.B. Seniorentickets sind möglich.

Eine Preisvariante besteht immer aus:

• Name (der eigentlichen Ticketart)

• Variante (dies erlaubt den externen Partnern das Ticket genauer zu Kategorisieren)

• Preisinfo (erweitere Informationen zum Ticket, z.B. für wen die Ermäßigung im Detail gilt, oder für welche Personengruppen)

• Anzahl Personen (wieviele Plätze bei der Buchung des Tickets belegt werden)

  

Via “Preisvarianten bearbeiten” gelangen Sie in den Bearbeitungsmodus und können bestehende Werte verändern oder neue Varianten ergänzen.

Vertriebskanäle

Im Bereich der Vertriebskanäle kann entschieden werden, auf welchen Kanälen (oder auch Partnerportalen) die Produkte gefunden und gebucht werden können.

Die hier zur Verfügung stehenden Kanäle richten sich der Struktur Ihres Vertragspartners und können daher ganz unterschiedlich aussehen.

Voucher

Im Bereich Voucher haben Sie die Möglichkeit zu definieren, ob Sie im Rahmen der Buchungen vom Gast weitere Informationen zum jeweiligen Teilnehmer wünschen. Hier können Sie somit definieren, ob sie bestimmte Informationen gerne hätten (Einstellung: anbieten) oder diese sogar zwingend benötigen.

Falls Sie beispielsweise zu jedem Teilnehmer direkt Vorname und Nachname wünschen, könnten Sie dies durch Aktivieren der jeweiligend “Zwingend”-Checkboxen.

Akzeptanzregeln (nur von Relevanz, falls der TVoucher im Einsatz ist)

Der Bereich der Akzeptanzregeln erlaubt zu definieren, wie oft ein Ticket entwertet (eingescannt via TScan) werden kann und welche Kulanzregeln dabei gelten.

Bieten Sie beispielsweise ein Erlebnis mit Beginn um 14:00 Uhr an, können Sie über die Werte bei “Kulanz vor Beginn” bzw. “Kulanz nach Beginn” definieren, wieviel Stunden/Minuten vorher und nacher eine Entwertung erlaubt ist:

Merkmale

Im Bereich der Merkmale stehen die Merkmale Ihres Vertragspartners zur Verfügung, welche eine noch genauere Kategorisierung der Erlebnisse erlauben, z.B. in bestimmten Themen oder Aktivitäten.

Beschreibungen

Im Bereich der Beschreibungen können Sie Änderungen vornehmen, welche die Erlebnisse beschreiben. Von allgemeinen Beschreibungen über Besonderheiten oder Treffpunkte stehen kundenspezifisch verschiedene Textfelder zur Verfügung.

Lage

Bei der Lage können Sie den genauen geographischen Punkt des Erlebnisses definieren. Dies spielt insbesondere für den Gast eine Rolle, um den richtigen Ort am Tages des Erlebnisses zu finden.

Sie können den Geopunkt (rot) frei bewegen und setzen, das Eingabefeld “Adresse suchen” erlaubt Ihnen die Eingabe von Adressen, um einen bestimmten Punkt auf der Weltkarte schneller zu finden:

Bilder

Bilder dürfen aktuell eine Maximalgröße von 5 MB nicht überschreiten. Die Bilder können entweder direkt von der Computerpartition, oder per Drag & Drop hinterlegt werden.

Dort können Sie die Bilder per Drag & Drop oder mittels der Pfeile an den Bildern in die gewünschte Reihenfolge bringen:

Beim Upload neuer Bilder sollten Sie diese Werte immer füllen, um möglichst vollständige Bilddaten zu haben:

• Bildtitel (SEO relevant & Pflichtfeld )

• Dateiname (wird von der Datei übernommen - SEO relevant)

• Saison (wollen Sie das Bild nur ein einer bestimmten Saison (Sommer oder Winter) zeigen?

• Urheber (Urheber des Bildes - Wichtig , da es sich bei Ihnen vor allem um BIldmaterial aus dem Marketing und von professionellen Fotografen handelt)

• Beschreibung (kann bei externen Vertriebspartnern relevant sein, weil die Bildinfos als Balloonmeldungen für die Kunden ausgegeben werden. Auch für gute Google Platzierungen kann diese Beschreibung relevant sein.)

• Rechteinhaber (Rechteinhaber des Bildes Wichtig , da es sich bei Ihnen vor allem um Bildmaterial aus dem Marketing und von professionellen Fotografen handelt) Pflichtfeld

5. Verfügbarkeit & Preise

Hier können Sie die Verfügbarkeiten (buchbaren Kontingente) und die Preise für die zuvor definierten Preisvarianten festlegen.

Preise

In der Eingabe für die Preise finden Sie die zuvor in den Stammdaten definierten Tickettypen wie z.B. Erwachsene, Kinder, Familien oder Gruppentickets. Hier tragen Sie den Preis pro Ticket ein.

Grundsätzlich gelten die Preise ohne zeitliche Beschränke, Sie können jedoch über “Neue Preise gültig ab” einen Preissprung definieren, damit zu einem gewissen Stichtag (z.B. der Jahreswechsel) ein Preiswechsel stattfindet.

Verfügbarkeiten

Hier können Sie angeben, wieviele Verfügbarkeiten zu welcher Uhrzeit und an welchem Tag frei sind. Die hier dargestellten Verfügbarkeiten reduzieren sich automatisch mit Eingang jeder Buchung, bis eine Verfügbarkeit von 0 erreicht ist.

Bei der Anpassung der bestehenden Verfügbarkeiten wählen Sie:

• Für welche Uhrzeit(en) die Anpassung gilt, falls Uhrzeiten im Einsatz sind

• Für welches Datum (von - bis) die Anpassung geschehen soll

• Und auf welchen Zielwert (Anzahl) die neue Verfügbarkeit eingestellt werden soll

• Mit Speichern hinterlegen Sie die gewählte Eingabe

Sie können einzelne Tage bzw. Uhrzeiten auch direkt im Kalender verändern, einfach durch die Klick ins Feld und das darauf folgende “Speichern” des Eintrags:

Abweichende Bedingungen

Unter Abweichende Bedingungen ist die Pflege von abweichenden Zahlungs- und Stornobedingungen des Erlebnisses möglich.

Zur Erinnerung: Wird auf der Ebene der Erlebnisse nichts abweichend festgelegt, so gelten hier immer die Werte aus der Buchungsrate.

Sie sehen hier auch, ob bereits abweichende Bedingungen hinterlegt wurden:

• Ist das Symbol grün inkl. Bearbeiten-Stift = Es sind abweichende Werte hinterlegt

• Ist das Symbol grau mit grünem Haken = Es gilt der Standard von der Buchungsrate

In beiden Fällen können Sie mit einem Mouseover die aktuell hinterlegten Werte ansehen.

Durch Klick auf das jeweilige Symbol gelangen Sie in die Bearbeitungsmaske und können den Ist-Stand nach Ihren Wünschen bearbeiten.

Ebenfalls können Sie via Zeitraum pflegen den Bearbeitungsdialog öffnen die gewünschten Werte eintragen. Die notwendigen Werte sind:

• Datum (von-bis)

• Wahl der Buchungsrate (bzw. Auswahl "Alle Buchungsraten")

• Stornobedingungen

• Zahlungsbedingungen

• Garantierte Buchung (i.d.R. wird die bei Erlebnissen nicht aktiviert)

Nach der Auswahl aller gewünschten Werte, können Sie die Eingabe entsprechend speichern.

Vorausbuchungsfrist in Tagen

Unter Einstellungen finden Sie die Vorausbuchungsfrist in Tagen.

Bitte beachten Sie:

Hier hinterlegte Werte gelten erst für Verfügbarkeiten, die danach gepflegt werden. Hinterlegen Sie hier beispielsweise einen Wert von 4 und existieren schon Verfügbarkeiten, dann gilt der Wert von 4 erst sobald neue Verfügbarkeiten gespeichert werden. "Alte" Verfügbarkeiten werden über die Schaltfläche rechts aktualisiert (blau markiert):

6. Webshop

Über den Punkt Webshop gelangen Sie schnell und einfach zur Buchungsstrecke des jeweiligen Produkts. Die dort zu findende Buchungsstrecke (je Produkt) ist dafür gedacht, um dieses direkt auf Ihrer Webseite zu integrieren und dem online buchenden Gast so direkt die Onlinebuchungsmöglichkeit anzubieten.

Auch hier wählen Sie zuerst linkerhand das Erlebnis, für welches Sie den Webshop benötigen.

Auf der rechten Seite oben eröffnen sich damit nun weitere Optionen:

• Anleitung ansehen
  Hier finden Sie eine Einbindungsanleitung
  Die Buchungsstrecke des Webshop ist eine Javascript-Datei. welche Sie auf Ihrer Webseite, ggf. direkt von Ihrem Webseitenanbieter, einbinden können

• Skripte zum Download
  Hier finden Sie die Javascript-Dateien, welche Sie zur Einbindung benötigen. Wenn Sie diese Herunterladen, haben Sie die notwendige Datei, welche zur Integration auf Ihrer Webseite notwendig ist. Dabei ist zu unterscheiden zwischen:

  • Gesamter Detaileintrag inkl. Buchungsbox(umfasst auch Bilder und Texte zum Angebot)

  • Nur Buchungswidget (ist die reine Buchungsbox, beschreibender Inhalt wie Bilder und Texte werden nicht gezeigt. Diese Version eignet sich besonders, wenn das Erlebnis auf der eigentlichen Webseite bereits sehr gut erläutert ist)
    Das reine Buchungswidget besteht somit nur aus dieser Box (rot umrandet):

    

     

Vorschau Ihres individuellen Detaileintrags:

Am Seitenende finden Sie die aktuelle Vorschau auf das Erlebnis. Dies entspricht inhaltlich der Ansicht “Gesamter Detaileintrag”, welches Sie auch unter Skripte zum Download finden