Diese Online Hilfe beschreibt die aktuelle Version der Sammelabrechnung bzw. Kommissionsrechnungen, um Abrechnungen gegenüber Leistungsträgern oder anderen Partnern zu erstellen.
Vor der erstmaligen Nutzung empfiehlt sich eine einmalige Schulung durch Ihren Vertragspartner, welcher Ihnen die Funktionen einmalig erläutert, damit Sie dieses Nachschlagewerk einfacher nutzen können.
Inhaltsverzeichnis
1. Einführung und Aufbau
Die Sammelabrechnung dient der Erstellung von Abrechnungen mit den Leistungspartnern, beispielsweise der Kommissionsabrechnung mit Hotels oder Honorarabrechnung von Gästeführern.
Die Abrechnung erfolgt aktuell nach wie vor über das TBase.
Unter Backoffice → Menüpunkt Sammelabrechnung II stehen folgende Laschen / Rubriken zur Verfügung:
Rechnung
Was möchten Sie abrechnen?
Zwischenablage
Abrechnungszone
2. Lasche Rechnungen
Auf der Lasche „Rechnungen“ kann nach bereits abgerechneten Leistungsträgerabrechnungen gesucht werden, um diese erneut einzusehen.
Unter dieser Lasche „Rechnungen“ werden alle definitiv abgeschlossenen Provisionsabrechnungen der Vergangenheit angezeigt
Folgende Felder stehen zur Filterung der Suche nach bestehenden Rechnungen zur Verfügung:
Felder | Beschreibung |
|---|---|
Rechnungsdatum von/bis | Suche nach Rechnungen nach deren Erstellungsdatum |
Rech-Nr. | Suche nach einer bestimmten Rechnungsnummer |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Rolle, z.B. POS oder Leistungsträgerrechnungen |
Partner | hier kann nach den Abrechnungen eines bestimmten Partners gesucht werden, z.B. nach allen Abrechnungen eines bestimmten Hotels. Suchen-Button: hier kann der gewünschte Leistungsträger gesucht werden. Löschen-Button: der eingetragene Partner kann wieder entfernt werden |
Kriterien löschen-Button | Löscht alle in der Maske eingegebenen Suchkriterien |
Suchen-Button | Löst die Suche nach den eingegebenen Kriterien aus |
Das Suchergebnis wird unterhalb der Suchmaske angezeigt:
Datum: hier wird das Erstellungsdatum der Rechnung angezeigt.
PDF-Icon: Über das PDF-Icon am Ende der Zeile kann die entsprechende Rechnung als PDF geöffnet und eingesehen werden.
3. LASCHE „WAS MÖCHTEN SIE ABRECHNEN“ - SUCHE NACH ABZURECHNENDEN VORGÄNGEN
In der zweiten Lasche „Was möchten Sie abrechnen?“ können Sie nach allen offenen Vorgängen für die Provisionsabrechnung suchen.
Diese Lasche wird beim öffnen der Sammelabrechnung II immer automatisch angezeigt.
Feldbezeichnung | Beschreibung |
|---|---|
Clearing Datum | Entspricht dem im Geldfluss eingestellten Zahlungsziel (In den meisten Fällen entspricht das Clearing Datum dem Abreisetag des Gastes). |
Anreisedatum von/bis | Entspricht dem Anreisedatum des Gastes |
Abreisedatum von/bis | Entspricht dem Abreisedatum des Gastes |
Letzte Änderung von/ bis | Vorgänge die während dieser Zeitspanne geändert wurden |
Vertriebskanal | Vorgänge, die über einen bestimmten Vertriebskanal verkauft wurden. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge aller Vertriebskanäle |
Rate | Filterung von Vorgängen nach bestimmten Buchungsraten |
Leistungsgruppe | Hier kann eine bestimmte Leistungsart ausgewählt werden |
Ich selbst bin | Filterung der Vorgänge nach der eigenen Rolle als Debitor oder Kreditor. Wenn nicht angewählt erscheinen alle Vorgänge, egal welche Rolle der gerade angemeldete Mandant in diesem Vorgang hat. |
Partner | Suche nach einem bestimmten Partner um die Abrechnung nur für diesen vorzunehmen. Über den Suchen-Button kann ein bestimmter Partner gefun-den werden. Über den Löschen-Button wird der Datensatz wieder aus der Such-Maske entfernt. |
Partner-Rolle | Suche nach einer bestimmten Partner-Rolle, z.B. POS, Portal oder Leistungsträger |
Partner-Kategorie | Suche der noch abzurechnenden Vorgänge nach einer bestimmten Datenklasse der Partner, z.B. Beherbergung STM oder Gästeführer STM. Ist das Feld leer wird über alle Datenklassen gesucht. |
Über den Suchen-Button wird nach den in der Maske eingegebenen Kriterien gefiltert.
Es können nun alle gefundenen (über Button „Alle markieren“) oder nur bestimmte Abrechnungsbe-träge (gewünschte anhand der Checkbox in der jeweiligen Zeile markieren) zur Bearbeitung in die Zwischenablage übernommen werden:
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Übernahme Zwischenablage | Die markierten Buchungen werden in die Zwischenablage zur weiteren Bearbeitung übernommen |
EXKURS FELD „ICH SELBST BIN“:
Dieses Feld ermöglicht eine getrennte Abrechnung nach den Rollen Debitor und Kreditor.
KREDITOR
Wird hier Kreditor angewählt, erscheinen nur noch Teilvorgänge, in denen die Touristische Organi-sation selbst der Kreditor, sprich der Begünstigte ist.
DEBITOR
Wird hier Debitor ausgewählt, erscheinen nur Teilvorgänge, in denen die Touristische Organisation selbst der Debitor, sprich der Schuldner ist.
FELD LEER
Wird weder Kreditor noch Debitor ausgewählt, erscheinen alle Vorgänge, unabhängig von der eige-nen Rolle:
4. LASCHE ZWISCHENABLAGE
In der Lasche Zwischenablage können die Vorgänge nochmal eingesehen werden, bevor sie endgültig in die Abrechnungszone übernommen werden.
Die übertragenen Vorgänge bleiben bist zur Abmeldung des Users in der Zwischenablage erhalten, auch wenn sie in die Abrechnungszone übergeben wurden.
Es stehen folgende Buttons zur Bearbeitung zur Verfügung:
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle markieren | Wählt alle angezeigten Buchungen automatisch an – Buchungen können aber auch einzeln anhand der Checkbox angewählt werden |
Alle demarkieren | Alle Markierungen werden aufgehoben |
Markierte aus Zwischenablage entfernen | Markierte Buchungen können über diesen Button aus der Zwischenablage entfernt werden, wenn sie z.B. doch nicht abgerechnet werden sollen. |
Markierte in die Abrechnungszone | Markierte Buchungen werden über diesen Button in die Abrechnungszone gelegt. Dort können die Buchungen dann weiterverarbeitet werden. |
Markierte Beiträge korrigieren | Über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ können manuell angepasste Provisionsbeiträge gespeichert werden. |
EXKURS MARKIERTE BETRÄGE KORRIGIEREN:
In dem Feld „Betrag“ kann der Abrechnungsbetrag manuell angepasst werden. Um die Änderungen zu übernehmen, muss die Checkbox zu dem Vorgang markiert sein.
Danach können über den Button „Markierte Beträge korrigieren“ die Beträge fix übernommen werden.
Eine Änderung der Beträge in der Zwischenablage sollte nur in Ausnahmefällen durchgeführt werden. Besser ist es, die Änderungen durch nachträgliches Umbuchen der Werte durchzuführen. Dies ergibt saubere Werte im Hinblick auf die Statistik, da die manuellen Werte NICHT auf den Geldfluss der Buchung übertragen werden!
5. LASCHE ABRECHNUNGSZONE
Wurde die Aktion „markierte in die Abrechnungszone“ ausgeführt, so erscheinen die entsprechenden Vorgänge unter der Lasche „Abrechnungszone“. Die Abrechnungszone ist auch nach Abmelden vom System noch aktiv, d.h. angestoßene Aktionen werden auch nach Abmeldung weiter durchgeführt und die Abrechnungsvorgänge bleiben weiterhin auf der Lasche.
HINWEIS: Per Mouse-Over lässt sich eine Erläuterung zu der jeweiligen Aktion abrufen.
Die Abrechnungszone ist in verschiedene Funktionsbereiche unterteilt.
Druckvorlage: hier wird die für die jeweilige Abrechnung verwendete Dokumentvorlage gewählt.
Betreff: in der Betreffzeile kann der auf den Dokumenten ausgegebene Betreff eingegeben werden.
Debitor-Filter: hier können die Posten der Abrechnungszone nach Datenklassen gefiltert werden, beispielsweise wenn NUR Gästeführer abgerechnet werden sollen, aber auch Beherbergungsabrechnungen in der Zone liegen.
Aktualisieren-Button: durch Klicken auf den Button wird die Ansicht aktualisiert. Die kann bei länger dauernden Prozessen interessant sein, um den Fortschritt zu beobachten, z.B. beim Versand mehrerer Abrechnungen, um zu sehen, wie viele Wiedervorlagen bereits erledigt wurden.
Markierungszone: hier können die Checkboxen über verschiedene Filter markiert/demarkiert wer-den. In der Klammer auf dem Button (0) wird angezeigt, wie viele Abrechnungen durch den Button bearbeitet werden.
Button | Beschreibung |
|---|---|
Alle | Markiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Keinen | Demarkiert die Checkbox aller in der Abrechnungszone hinterlegten Abrechnungsvorgänge. |
Prov. Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine PROVISORISCHE Abrechnung erzeugt wurde. |
Abrechnung | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine DEFINITIVE Abrechnung erzeugt wurde. |
Wiedervorlage | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen bereits eine Wiedervorlage erstellt wurde. |
Wiedervorlage i.A. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen eine Wiedervorlage derzeit in Arbeit ist. |
Wiedervorlage erl. | Markiert die Checkbox aller Abrechnungsvorgänge, bei denen die Wiedervorla-ge bereits abgeschlossen ist. |
Markierung umdrehen | Alle markierten Checkboxen werden demarkiert, gleichzeitig werden die demarkierten Checkboxen markiert. Dies vereinfacht z.B. das Markieren aller Vorgänge, die noch KEINE Abrechnung haben. Button „Abrechnung“ klicken, im Anschluss „Markierung umdrehen“ klicken → damit sind alle Vorgänge OHNE Abrechnung markiert. |
5.1 PROVISORISCHE ABRECHNUNG
Button | Beschreibung |
|---|---|
Provisorische Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung erzeugt. Es wird KEINE Rechnungsnummer erzeugt. |
Zusammenfassen und downloaden | Alle provisorischen Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge kön-nen in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
Löschen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die provisorische Abrechnung entfernt. |
Wurde eine Provisorische Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem grauen PDF-Icon dargestellt:
Durch Anklicken der Icons auf dem Abrechnungsvorgang können die einzelnen Abrechnungen als PDF geöffnet und kontrolliert werden.
5.2 DEFINITIVE ABRECHNUNG INKLUSIVE RECHNUNGSNUMMERNVERGABE
Button | Beschreibung |
|---|---|
Abrechnung erstellen | Für alle markierten Abrechnungsvorgänge wird die Abrechnung erzeugt. Dabei werden die Rechnungsnummern vergeben und der Vorgang wird definitiv verbucht! |
Zusammenfassen und downloaden | Alle definitiven Abrechnungen der markierten Abrechnungsvorgänge können in einem PDF zusammengefasst und als eine Datei heruntergeladen werden. |
HINWEIS: Definitive Abrechnungen können NICHT gelöscht werden und werden direkt verbucht!
Wurde eine Definitive Abrechnung erstellt, so wird diese im Vorgang mit dem farbigen PDF-Icon dargestellt:
5.3 VERSAND
Durch klicken auf den Versand öffnet sich folgende Ansicht:
Feld | Beschreibung |
|---|---|
Betreff | Hier kann der Betreff der Email eingetragen werden |
EMail-Text: | Hier wird der gewünschte Emailtext eingetragen. Signaturen des TOMAS-Users werden NICHT übernommen, es wird genau der Text versendet, der hier eingegeben wird. Konfiguration durch HTML möglich, Umbrüche werden automatisch gesetzt. |
Definitive Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Definitiven Abrechnung. Markierte Vorgänge ohne die definitive Abrechnung werden ignoriert. |
Provisorische Abrechnungen | Erzeugt die Wiedervorlage der Provisorischen Abrechnungen. Markierte Vorgänge ohne die provisorische Abrechnung werden ignoriert. |
Der Versand der Emails muss zweimalig rückbestätigt werden, bevor der Versand angestoßen wird.
Über die Aktion wird der Versand in die Wiedervorlage des TBase gelegt und abgearbeitet . Wurde die Widervorlage erfolgreich erstellt erscheint der grüne Haken, war die Aktion nicht erfolgreich erscheint am Ende des Abrechnungsvorgangs ein rotes X.
Wurde eine Wiedervorlage erfolgreich erstellt aber noch nicht abgearbeitet erscheint der Umschlag mit dem Bearbeitungsrädchen.
Nach erfolgreichem Versand der Wiedervorlage erscheint das Icon Umschlag mit grünem Haken. Bei dem Versand der provisorischen Abrechnung ist das Icon grau.
In der Dokumentenwiedervorlage kann außerdem der Versand der Sammelabrechnungen überprüft werden und per Mouse Over die genaueren Daten zum Versand eingesehen werden.
EXKURS VERSANDART:
In der Sammelabrechnung II wird beim Versand auf die Versandart des Leistungsträgers bzw. des abweichenden Rechnungsempfängers (Clearing Mandant) auf der Lasche Admin → Buchhaltung → Bevorzugte Kommunikation für Sammelabrechnung zugegriffen.
HINWEIS: Ist bei dem Leistungsträger ein abweichender Rechnungsempfänger hinterlegt, so wird auf die bevorzugte Kommunikation für Sammelabrechnung des Verwalters und NICHT des Leistungsträgers zugegriffen!
5.4 FUNKTIONEN ZUM ENTFERNEN VON VORGÄNGEN AUS DER ABRECHNUNGSZONE
Über den Button „aus Zone entfernen“ können Abrechnungsvorgänge aus der Abrechnungszone entfernt werden. Definitiv abgerechnete Vorgänge können dann nicht mehr in der Abrechnungszone angezeigt werden. Ein Entfernen der Abrechnungsvorgänge ist nur für den Leistungsträger möglich, es kann kein einzelner Buchungsvorgang entfernt werden.
HINWEIS: Definitiv abgerechnete Vorgänge bleiben in der Abrechnungszone erhalten, bis sie vom Anwender bewusst entfernt werden. Es ist sinnvoll, die Abrechnungszone nach erfolgreichem Versand und Kontrolle der definitiven Abrechnung entsprechend aufzuräumen und erledigte Abrechnungsvorgänge zu entfernen.
5.5 DETAILANSICHT ABRECHNUNGSVORGANG
Im Folgenden werden die Anzeigen der Abrechnungsvorgänge erläutert. In der Abrechnungszone werden die Vorgänge pro Leistungsträger zusammengefasst. Durch Klicken auf das + Icon können die einzelnen für die Abrechnung hinterlegten Vorgänge eingesehen werden.
Icon | Beschreibung |
|---|---|
 | Provisorische Sammelabrechnung wurde erstellt. Durch klicken auf das PDF-Icon kann das Dokument geöffnet werden. |
 | Definitive Sammelabrechnung wurde erstellt. Durch klicken auf das PDF-Icon kann das Dokument geöffnet werden. |
 | Wiedervorlage der provisorischen Abrechnung erstellt und in Bearbeitung. Durch Klicken des Aktualisieren-Buttons kann Status aktualisiert werden. |
 | Wiedervorlage der provisorischen Abrechnung wurde erfolgreich versendet |
 | Wiedervorlage der definitiven Abrechnung erstellt und in Bearbeitung. Durch Klicken des Aktualisieren-Buttons kann Status aktualisiert werden. |
 | Wiedervorlage der definitiven Abrechnung wurde erfolgreich versendet |
 | Checkbox zum Markieren des Abrechnungsvorgangs |
 | Bearbeitung der Aktion erfolgt noch, durch klicken auf das Aktualisieren-Buttons kann der Status aktualisiert werden. |
 | Bearbeitung der Aktion wurde abgeschlossen. |
 | Aktion ist fehlgeschlagen |