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b. Einen bestehenden Kongress kopieren und den neuen Gegebenheiten anzupassen (Kapitel 4.1.3 Kongress kopieren).
4.1.1. Kongress neu erstellen
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Um einen neuen Kongress zu erfassen, wählen Sie in der Ansicht «Kongress» im Ribbon die Schaltfläche «Neu».
Die Eingabe ist aktiviert und das aktuelle Datum wird automatisch gesetzt. Dies kann nun dem Kongress entsprechend angepasst werden.
Sprachauswahl:
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Bestimmen Sie zuerst, welche Sprachen für den Kongress verwendet werden sollen (Mehrfachauswahl möglich). Aufgrund dieser Auswahl werden die Text-Beschreibungen aktiv. Als Standard ist Deutsch ausgewählt:
Achtung: Die Auswahl der Sprache ist derzeit nachträglich nicht mehr veränderbar.
Nr.
Die Anlass-Nr. wird automatisch generiert, kann aber auch manuell gesetzt werden.
Titel:
Hinterlegen Sie hier den Namen des zu erfassenden Kongresses (Bsp.: Entwicklungskonferenz (Hotel und VA)).
Beschreibung Kurz:
Geben Sie eine kurze Beschreibung in allen aktivierten Sprachen an. Diese Beschreibung wird zwingend benötigt und dient für die Implementierung ins Internet.
Beispiel 1: Nur Deutsch
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Beispiel 2: Deutsch, Französisch und Englisch
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Die Texte müssen in allen gesetzten Sprachen eingeben werden!
Kongress von / bis:
Legen Sie den Zeitraum der Durchführung fest. Geben Sie dafür die korrekten Daten ein. Möglich sind mehrtätige (Bsp. 6. – 10. Au-gust 201x) oder eintägige (Bsp. 6.-6. August 201x) Kongresse.
Das Datum «Kongress bis» steuert die Sichtbarkeit Ihrer Kon-gresse auf der Startseite. Der Kongress ist an diesem Datum noch aufgelistet und «verschwindet» am darauffolgenden Tag.
Hotelkontingent von / bis:
Geben Sie an, ab und bis welchem Datum Kontingente für die Un-terkünfte hinterlegt werden können (für die manuellen Buchungen im Client).
Dieses Datum kann sich vom Kongressdatum unterscheiden, wenn beispielsweise der An- bzw. Abreisetag vor / nach Kongressbeginn / -ende auch zur Verfügung stehen sollen.
Web-Hotelkontingent von/bis:
Hier hinterlegen Sie, für welchen Zeitraum der Teilnehmer eine Un-terkunft online buchen kann.
Web-Kongressablaufdatum:
Mit diesem Datum wir die Verfügbarkeit der Online-Buchungen be-stimmt. Über den Link kann demnach an diesem Datum noch bis 23:59 Uhr gebucht werden. Die Inaktivität tritt um 0:00 Uhr (also am Folgetag) in Kraft.
Erfolgskonto Unterkunft:
Das Erfolgskonto geben Sie für die Buchhaltung an.
Kongress Typ:
Der Kongress kann mittels Typ näher definiert werden. Über das Dropdown stehen die folgenden Einträge zur Verfügung:
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Betreuer Name:
Hinterlegen Sie über das Dropdown-Menü den Betreuer des Kon-gresses oder erfassen Sie den Betreuer manuell.
Betreuer Mail / Betreuer Telefon / Betreuer Fax:
Die Felder Mail, Telefon und allenfalls Fax werden automatisch ab-gefüllt. Diese Angaben kommen aus der Datenbank und entsprechen Ihren Angaben.
Wichtig: Im Programm kann eingestellt werden, dass die hier hin-terlegte Mailadresse als Absender-Mailadresse in den Mail-Ausgaben dient und somit angezeigt wird. Kontaktieren Sie hierfür bitte ONAX AG – it solutions.
Die Pflichtfelder Titel, Beschreibung kurz, Erfolgskonto Unterkunft, Betreuer Name und Betreuer Mail müssen ausgefüllt werden, damit man den Kongress abspeichern kann. Ansons-ten wird diese Meldung angezeigt und der Kongress wird nicht gespeichert, deswegen gibt es hier im Beispiel auch noch keine Nummer.
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Kurs
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Hier können Sie die Währungs-Kurse hinterlegen.
Gehen Sie wie folgt vor, um einen Kurs zu ändern:
Mit einem Doppelklick auf die entsprechende Währung öffnen Sie das folgende Fenster:
Die Informationen in den Feldern «Kurs Standard» und «Kurs Aktuell» stammen aus Verknüpfungen mit dem Internet und können nicht verändert werden. Sie können lediglich für diesen Kongress einen anderen Kurs bestimmen (Feld «Kurs Kongress»).
WebLinks
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Hier werden die Buchungslinks, nach deren Erstellung, aufgeführt.
Wie ein Buchungslink erstellt oder bearbeitet wird, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.
Nachdem ein Link erstellt wurde, kann über die Schaltfläche
der Weblink angepasst / geändert werden. Wie ein WebFormular erstellt wird, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.
das automatisch generierte Bestätigungsmail bei einer Anmeldung erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.7. Bestätigungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.
das Mail, das bei einer Änderung über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.8. Änderungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.
das Mail, das bei einer Stornierung über den persönlichen Link versendet wird, erfasst wer-den. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.9. Stornierungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.
das Mail, das bei einer Abmeldung aller Teilnehmer über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen Spezialfall handelt.
das Webformular gelöscht werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Folgen-de Meldung erscheint:
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Memo Intern
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Sie haben die Möglichkeit fünf verschiedene Notizen zu hinterlegen. Diese Memos sind für den internen Gebrauch bestimmt und werden dem Teilnehmer nicht angezeigt. Zwischen den ein-zelnen Memos blättern Sie, indem Sie die jeweilige «Blattzahl» anklicken.
Mit dieser Schaltfläche, können Sie die Notiz erfassen und bearbeiten. Es öffnet sich der Texteditor.
Um ein Memo zu löschen, entfernen Sie ganz einfach den Text im Bearbeitungsfenster.
Kriterien
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Kriterien sind Buchungsinformationen und dienen Ihnen dazu, um die Teilnehmer zu gruppieren. Bsp. Teilnehmer, Sponsor, Referent, Leistungsträger, etc. Zudem dienen Ihnen die Kriterien für die Selektion und die Suche.
Das Programm unterteilt die Kriterien: solche, die nur für diesen Kongress und die Kriterien, die global zur Verfügung steht.
a. Kriterien erfassen
Globale Kriterien, die häufig genutzt werden und somit auch für andere Kongresse zur Verfügung stehen sollen. Deren Erfassung lesen Sie bitte im Kapitel 4.A.1. Globale Kriterien nach.
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Kongressspezifische Kriterien, die nur für den aktuellen Kongress gültig sind.
Klicken Sie für ein neues Kriterium mit der rechten Maustaste in das Feld «Kriterium» oder öffnen Sie ein Bestehendes für deren Bearbeitung mit einem Doppelklick. Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich:
Hinterlegen Sie die Beschreibung in allen, beim Kongress erfassten, Sprachen.
Aktiv: Durch Setzen des Häkchens bestimmen Sie, ob das Kriterium generell verfügbar ist.
Online: Hier bestimmen Sie, ob das Kriterium online, also im Buchungs-link, verfügbar ist.
Das neue, kongressbezogene Kriterium erscheint nun in der Kriterien-Box unter «Kongress» oder «Inaktiv» wenn das Kriterium nicht auf aktiv gesetzt ist.
b. Globale Kriterien zuteilen
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Ein globales Kriterium fügen Sie hinzu, indem Sie im Ribbon die Kriterien mit dem Dropdown-Menü aufrufen und die gewünschten Einträge mit einem Haken aktivieren. Wenn ein Kriterium bereits ausgewählt ist, wird es ausgegraut im Dropdown. Um es zu entfernen rechtsklicken Sie das Kriterium im Kongress und wählen Sie dann Kriterium löschen.
c. Kriterien löschen
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Um ein Kriterium zu löschen, nutzen Sie diese Schaltfläche.
Bitte beachten Sie, dass Kriterien, die bereits einmal verwendet wurden, nicht gelöscht werden können.
Option
Optionen sind Zusatzleistungen zu Kongressen, die kostenpflichtig sind und welche vom Teilnehmer bestellt werden können.
a. Neue Option erfassen
Wichtig: Bevor Optionen erstellt werden können, muss ein Kongress erfasst worden sein.
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Wählen Sie die Schaltfläche «Option» im Ribbon oder klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Feld «Optionen» / «Option neu». Sie erhalten folgende Ansicht: