4. Kongress

Die Ansicht "Kongress" zeigt Ihnen in einer übersichtlichen Maske die Daten des Kongresses, die Veranstaltungen und Unterkünfte sowie eine Teilnehmerübersicht.

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Dafür stehen die fünf Unterregister "Kongress", "Veranstaltung", "Kontingente", "Teilnehmer" und "Eventzugang" zur Verfügung.

4.A. Stammdaten

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Hier werden grundlegende Einstellungen, welche das Modul "Kongress" betreffen, eingestellt.

4.A.1. Teilnehmer Merkmale

Diese Merkmale sind Buchungsinformationen und dienen Ihnen dazu, um die Teilnehmer zu gruppieren. Bsp. Teilnehmer, Sponsor, Referent, Leistungsträger, etc. Zudem dienen Ihnen die Kriterien für die Selektion und die Suche.

Häufig genutzte Merkmale werden in den Stammdaten erfasst. Sie stehen allen Kongressen zur Verfügung.

Benutzen Sie die Schaltfläche "Neu" um ein neues Merkmal einzugeben. Es wird eine neue Zeile aktiv, bei der Sie die Bezeichnung in allen Sprachen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Die in den Stammdaten erfassten Merkmale können nicht gelöscht bzw. nur auf inaktiv gesetzt werden.

4.A.2. Kongressoptionstyp

Die Kongressoptionstypen werden für die Preisberechnung der Optionen gebraucht. Daher kann hier von Ihnen kein neuer Eintrag erstellt werden.
Sollten Sie einen anderen Berechnungstyp brauchen, wenden Sie sich bitte an ONAX AG.

Die Bezeichnung kann jedoch geändert werden. Klicken Sie dafür in das Feld des anzupassenden Begriffes, ändern diesen und speichern mit dem Button "OK". Die Änderungen stehen Ihnen sofort zur Verfügung.

4.A.3. Preisbeschreibung

Hier erfassen Sie Standard-Preisbeschreibungen, die Ihnen beim Hinterlegen der Preise zur Verfügung stehen.

Drücken Sie den Button "Neu", um eine neue Preisbeschreibung zu erstellen. Die Beschreibung geben Sie direkt in die Felder aller Sprachen ein.
Die mit "Standard" bezeichnete Beschreibung wird beim Erstellen vom System automatisch hinterlegt, kann aber durch eine andere Beschreibung ersetzt werden. Es kann nur ein Eintrag als "Standard" gekennzeichnet sein.
Setzen Sie einen Eintrag inaktiv, wenn dieser nicht mehr gebraucht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei "Aktiv".

4.A.4. Teilnehmer Namensdefinition

Diese Einstellungen sind für das immer gleiche Layout der Adressen in den Ausgaben. Bestimmen Sie hier die Platzierung / Reihenfolge der einzelnen Adresskomponenten, indem Sie sie von der rechten Fensterseite bei "Bezeichnung" in die Positionen links ziehen.

4.A.5. Buchungsstatus

Die in den Stammdaten erfassten Buchungsstatus stehen allen Kongressen zur Verfügung. Vom System her sind die folgenden 6 Grundstatus enthalten, die nicht gelöscht oder anders angeordnet werden können:

• Reserviert

• Validiert

• Bestätigung Reservation

• Bezahlt

• Quittiert

• Annulliert

Die Einstellungen (Bezeichnung, Farbe etc.) können geändert werden.

Sie können weitere Status erfassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass in den Stammdaten neu erfasste Status bei laufenden Kongressen noch nicht zur Verfügung stehen (verwenden Sie dafür die kongressspezifischen Buchungsstatus, gemäss Kapitel 4.4.10 Weitere Einstellungen Absatz Kongressspezifische Buchungsstatus).

Um einen neuen Buchungsstatus zu hinterlegen, klicken Sie in der Übersicht der Buchungsstatus auf die Schaltfläche "Neu". Möchten Sie einen bestehenden Status bearbeiten, aktivieren Sie diesen mit einem Doppelklick.

Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich:

Die Status-Beschreibung muss in allen Sprachen erfasst werden.

Für eine farbliche Unterscheidung der einzelnen Status weisen Sie mit dem Colorpicker (Dropdown-Menü ) eine Farbe zu.

Aktivieren Sie die "Serienbriefausgabe", wenn bei der Statusänderung eine Mail an den Teilnehmer versendet werden soll. Durch Setzen des Hakens wird die Ausgabe (unterer Teil) aktiv.

Erfassen Sie die Ausgabe-Beschreibung ebenfalls in allen Sprachen. Dieser Text wird bei einem Report als Dokumentenname genommen.

Im Register "Mail Kunde" hinterlegen Sie über die Schaltfläche die Mailkomponenten, die an den Teilnehmer verschickt werden.
Bei "Mail Hotel" können abweichende Eingaben vorgenommen werden, die dann an das Hotel versandt werden. Beide Mails geben Sie wie folgt ein:

Erfassen Sie den Mailtext wie gewohnt (für jede Sprache separat). Wenn Sie Daten aus der Buchung / Programm einfügen möchten (z.B. die Anrede, Name oder die eigenen Angaben), klicken Sie auf das leere Dropdown-Feld (über der Textbox) und wählen dort den gewünschten Platzhalter aus. Dann wird an der aktuellen Cursor-Position der Feldname in geschweiften Klammern eingefügt.

Der Text ist mit den gängigen Möglichkeiten formatierbar (Schaltflächen über dem Textfeld).

Gut zu wissen: Bei Bedarf kann der Text beim Versand noch angepasst werden.

Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche "OK".

Nun können Sie den "eigenen" Status in der Reihenfolge ändern. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:

Mit den Pfeilen (rechts) können Sie den Status an die gewünschte Stelle verschieben.

Einen "eigenen" Status können Sie löschen, indem Sie die Schaltfläche "Löschen" betätigen (rechts neben den Pfeilen).

Wichtig: Wenn der Status in einem Kongress bereits einmal verwendet wurde, kann er nicht mehr gelöscht werden.

Mit "OK" wird die Eingabe geschlossen und der neue Status, bzw. die Änderung gespeichert.

4.A.5. Merkmale Unterkunft

Zum Filtern der Unterkünfte können Merkmale definiert und angezeigt werden.

Die Idee ist nicht die Filter wie z.B. bei booking.com nach zu bauen, sondern individuell pro Kongress nach wichtigen Merkmalen/Kriterien der Unterkunft filtern zu können.

Beispiele:

• Filterung nach Ort/Destination (z.B. Ascona-Locarno, Lugano, Bellinzona)

• Filtern nach Nähe zum Veranstaltungsort, Nähe zum Bahnhof

• Filtern nach Merkmalen wie Parkplätzen, Wellness

Unter den Stammdaten sollten NUR Merkmale hinterlegt werden, die regelmässig verwendet werden. Sie stehen allen Kongressen zur Verfügung.

Benutzen Sie die Schaltfläche "Neu" um ein neues Merkmal einzugeben. Es wird eine neue Zeile aktiv, bei der Sie die Bezeichnung in allen Sprachen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.

Die in den Stammdaten erfassten Merkmale können nicht gelöscht bzw. nur auf inaktiv gesetzt werden.

4.A.6. Teilnehmerstatus

Für die einzelnen Teilnehmer (Hauptperson und zusätzliche Personen) stehen 5 Status zur Verfügung. Diese können für Teilnehmerspezifische Ausgaben genutzt werden.

4.A.7. Text Module

Mit den Textmodulen stehen Ihnen Platzhalter für immer gleichbleibende Begriffe, die in den Reports erscheinen, zur Verfügung. Wie und wo diese verwendet werden, besprechen Sie bitte mit ONAX AG – it solutions.

4.A.8. Bestätigungsvorlage bearbeiten
Bei einer Onlineanmeldung eines Teilnehmers wird eine automatisch generierte Bestätigungsmail versendet. Hinterlegen Sie hier eine Vorlage dazu, die allgemein gültig ist. Selbstverständlich kann dies pro Kongress geändert werden.

Hinterlegen Sie, wenn gewünscht bei MailCC und MailBCC Mailadressen, die die Bestätigungsmail zusätzlich zum Teilnehmer ebenfalls erhalten sollen.

Bei Betreff erfassen Sie den gewünschten Titel in allen Sprachen.

Soll der Teilnehmer gleich mit der Mail eine Bestätigung seiner Buchung erhalten, kann bei Re-portname die Vorlage dazu hinterlegt werden.

Möchten Sie mit der Mail eine fixe Anlage (z.B. einen Stadtplan oder ein Programm) mitsenden, kann dies bei Anlage erfasst werden.

Mit der Schaltfläche

öffnet sich Ihr Explorer und Sie suchen das Dokument auf Ihrem Arbeitsplatz.

Mit den beiden Schaltflächen "Speichern" und "Löschen"  

können Sie die hinterlegte Anlage entfernen, bzw. bei sich auf dem PC abspeichern. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Anlage nicht von Ihnen stammt.

Den eigentlichen Mailtext erfassen Sie über die Schaltfläche "Bearbeiten", für jede Sprache einzeln, wie bereits bei Buchungsstatus beschrieben (Kapitel 4.A.5. Buchungsstatus). Speichern Sie Ihre Eingaben mit "OK".

4.A.9. Änderungsvorlage bearbeiten
Bei dieser Vorlage handelt es sich um die Vorlage für die automatisch erzeugte Email, die bei einer Buchungsänderung über den persönlichen Link ausgegeben wird.

Deren Erfassung ist analog Bestätigungsvorlage (Kapitel zuvor).

Wie persönliche Links funktionieren, lesen Sie bitte im Kapitel 4.4.9 Ändern und bearbeiten einer bestehenden Buchung Absatz Persönlicher Buchungslink.

4.A.10. Stornierungsvorlage Buchung bearbeiten
Auch diese Vorlage bezieht sich auf die persönlichen Links. Hier erfassen Sie die Mail, die bei einer Stornierung versendet wird.

4.A.11. Stornierungsvorlage alle Teilnehmer bearbeiten

4.A.12. Buchungslinkvorlage bearbeiten
Für den Versand von persönlichen Links können Sie den Mailtext hier erfassen.

4.A.13. Webform Vorlage

Für die WebFormulare können Sie eine Vorlage erstellen. Dies erleichtert Ihnen die Erfassung eines Buchungslinks, da Sie grundlegende und immer gleichbleibende Einstellungen nicht jedes Mal neu erfassen müssen.

Es öffnet sich der WebFormWizard. Hinterlegen Sie die Angaben, die am häufigsten gebraucht werden. Dies ist auch für Texte (z.B. auf der Homeseite) und Verfügbarkeiten (z.B. Adress-Angaben) möglich.

Nachdem Sie die Eingaben mit "OK" gespeichert haben, wird diese Vorlage für alle künftigen (neuen) Formulare übernommen.

Selbstverständlich sind die Angaben pro Kongress-Formular änderbar.