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Dafür stehen die fünf Unterregister «Kongress», «Veranstaltung», «Kontingente», «Teilnehmer» und «Eventzugang» zur Verfügung:
Wichtig: Für die Erfassung einer Veranstaltung oder die Zuweisung eines Teilnehmers, muss zwingend vorgängig ein Kongress erfasst worden sein.
4.A. Stammdaten
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Hier werden grundlegende Einstellungen, welche das Modul «Kongress» betreffen, eingestellt:
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Benutzen Sie die Schaltfläche «Neu» um ein neues Kriterium ein-zugebeneinzugeben.
Es wird eine neue Zeile aktiv, bei der Sie die Bezeichnung in allen Spra-chen Sprachen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.
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Um einen Eintrag nicht mehr zu verwenden, entfernen Sie den Haken bei «Aktiv». Somit steht das Kriterium im Client nicht mehr zur Verfügung (in diesem Beispiel wird «Geldgeber» nicht aufge-listetaufgelistet, da es nicht aktiv ist).
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Die Kongressoptionstypen werden für die Preisberechnung der Optionen gebraucht. Daher kann hier von Ihnen kein neuer Eintrag erstellt werden.
Sollten Sie einen anderen Berechnungstyp brauchen, wenden Sie sich bitte an ONAX AG.
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Die Bezeichnung kann jedoch geändert werden. Klicken Sie dafür in das Feld des anzupassen-den anzupassenden Begriffes, ändern diesen und speichern mit dem Button «OK». Die Änderungen stehen Ihnen sofort zur Verfügung.
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Drücken Sie den Button «Neu», um eine neue Preisbeschreibung zu erstellen. Die Beschreibung geben Sie direkt in die Felder aller Sprachen ein.
Die mit «Standard» bezeichnete Beschreibung wird beim Erstellen vom System automatisch hinterlegt, kann aber durch eine andere Beschreibung ersetzt werden. Es kann nur ein Eintrag als «Standard» gekennzeichnet sein.
Setzen Sie einen Eintrag inaktiv, wenn dieser nicht mehr gebraucht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei «Aktiv».
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Diese Einstellungen sind für das immer gleiche Layout der Adressen in den Ausgaben. Bestim-men Bestimmen Sie hier die Platzierung / Reihenfolge der einzelnen Adresskomponenten, indem Sie sie von der rechten Fensterseite bei «Bezeichnung» in die Positionen links ziehen.
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Sie können weitere Status erfassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass in den Stammdaten neu erfasste Status bei laufenden Kongressen noch nicht zur Verfügung stehen (verwenden Sie da-für dafür die kongressspezifischen Buchungsstatus, gemäss Kapitel 4.4.10 Weitere Einstellungen Absatz Kongressspezifische Buchungsstatus).
Um einen neuen Buchungsstatus zu hinterlegen, klicken Sie in der Übersicht der Buchungssta-tus Buchungsstatus auf die Schaltfläche «Neu». Möchten Sie einen bestehenden Status bearbeiten, aktivieren Sie diesen mit einem Doppelklick.
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Aktivieren Sie die «Serienbriefausgabe», wenn bei der Statusänderung eine Mail an den Teil-nehmer Teilnehmer versendet werden soll. Durch Setzen des Hakens wird die Ausgabe (unterer Teil) aktiv.
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Im Register «Mail Kunde» hinterlegen Sie über die Schaltfläche die Mailkomponenten, die an den Teilnehmer verschickt werden.
Bei «Mail Hotel» können abweichende Eingaben vorgenommen werden, die dann an das Hotel versandt werden. Beide Mails geben Sie wie folgt ein:
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Erfassen Sie den Mailtext wie gewohnt (für jede Sprache separat). Wenn Sie Daten aus der Bu-chung Buchung / Programm einfügen möchten (z.B. die Anrede, Name oder die eigenen Angaben), kli-cken klicken Sie auf das leere Dropdown-Feld (über der Textbox) und wählen dort den gewünschten Platzhalter aus. Dann wird an der aktuellen Cursor-Position der Feldname in geschweiften Klammern eingefügt.
Der Text ist mit den gängigen Möglichkeiten formatierbar (Schaltflächen über dem Textfeld).
Gut zu wissen: Bei Bedarf kann der Text beim Versand noch angepasst werden.
Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche «OK».
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Einen «eigenen» Status können Sie löschen, indem Sie die Schaltfläche «Löschen» betätigen (rechts neben den Pfeilen).
Wichtig: Wenn der Status in einem Kongress bereits einmal verwendet wurde, kann er nicht mehr gelöscht werden.
Mit «OK» wird die Eingabe geschlossen und der neue Status, bzw. die Änderung gespeichert.
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Für die einzelnen Teilnehmer (Hauptperson und zusätzliche Personen) stehen 5 Status zur Verfü-gungVerfügung. Diese können für Teilnehmerspezifische Ausgaben genutzt werden.
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4.A.8. Bestätigungsvorlage bearbeiten
Bei einer Onlineanmeldung eines Teilnehmers wird eine automatisch generierte Bestätigungs-mail Bestätigungsmail versendet. Hinterlegen Sie hier eine Vorlage dazu, die allgemein gültig ist. Selbstverständlich kann dies pro Kongress geändert werden.
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Hinterlegen Sie, wenn gewünscht bei MailCC und MailBCC Mailadressen, die die Bestäti-gungsmail Bestätigungsmail zusätzlich zum Teilnehmer ebenfalls erhalten sollen.
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4.A.9. Änderungsvorlage bearbeiten
Bei dieser Vorlage handelt es sich um die Vorlage für die automatisch erzeugte Email, die bei einer Buchungsänderung über den persönlichen Link ausgegeben wird.
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4.A.10. Stornierungsvorlage Buchung bearbeiten
Auch diese Vorlage bezieht sich auf die persönlichen Links. Hier erfassen Sie die Mail, die bei einer Stornierung versendet wird.
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4.A.12. Buchungslinkvorlage bearbeiten
Für den Versand von persönlichen Links können Sie den Mailtext hier erfassen.
4.A.13. Webform Vorlage
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ür Für die WebFormulare können Sie eine Vorlage erstellen. Dies erleichtert Ihnen die Erfassung eines Buchungslinks, da Sie grundlegende und immer gleichbleibende Einstellungen nicht jedes Mal neu erfassen müssen.
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