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Die Ansicht «Kongress» zeigt Ihnen eine übersichtliche Maske für die Erfassung eines neuen Kongresses oder deren Bearbeitung.
Diese Ansicht besteht aus den 5 Teilansichten (Unterregister) «Kongress», «Veranstaltung», «Kontingente», «Teilnehmer» und «Eventzugang».
Wichtig: für die Erfassung eines Events, die Hinterlegung von Unterkünften oder die Zuweisung eines Teilnehmers, muss vorgängig zwingend ein Kongress erfasst worden sein.
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1. Ribbon mit verschiedenen Funktionen zur Erstellung eines Kongresses
2. Allgemeine Eingaben zum Kongress
3. Übersicht der Unterkünfte
Sie haben zwei Möglichkeiten einen Kongress zu erstellen:
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Um einen neuen Kongress zu erfassen, wählen Sie in der Ansicht «Kongress» im Ribbon die Schaltfläche «Neu».
Die Eingabe ist aktiviert und das aktuelle Datum wird automatisch gesetzt. Dies kann nun dem Kongress entsprechend angepasst werden.
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Achtung: Die Auswahl der Sprache ist derzeit nachträglich nicht mehr veränderbar.
Nr.
Die Anlass-Nr. wird automatisch generiert, kann aber auch manuell gesetzt werden.
Titel:
Hinterlegen Sie hier den Namen des zu erfassenden Kongresses (Bsp.: Entwicklungskonferenz (Hotel und VA)).
Beschreibung Kurz:
Geben Sie eine kurze Beschreibung in allen aktivierten Sprachen an. Diese Beschreibung wird zwingend benötigt und dient für die Implementierung ins Internet.
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Die Texte müssen in allen gesetzten Sprachen eingeben werden!
Kongress von / bis:
Legen Sie den Zeitraum der Durchführung fest. Geben Sie dafür die korrekten Daten ein. Möglich sind mehrtätige (Bsp. 6. – 10. August 201x) oder eintägige (Bsp. 6.-6. August 201x) Kongresse.
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Hotelkontingent von / bis:
Geben Sie an, ab und bis welchem Datum Kontingente für die Unterkünfte hinterlegt werden können (für die manuellen Buchungen im Client).
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Web-Hotelkontingent von/bis:
Hier hinterlegen Sie, für welchen Zeitraum der Teilnehmer eine Unterkunft online buchen kann.
Web-Kongressablaufdatum:
Mit diesem Datum wir die Verfügbarkeit der Online-Buchungen bestimmt. Über den Link kann demnach an diesem Datum noch bis 23:59 Uhr gebucht werden. Die Inaktivität tritt um 0:00 Uhr (also am Folgetag) in Kraft.
Erfolgskonto Unterkunft:
Das Erfolgskonto geben Sie für die Buchhaltung an.
Kongress Typ:
Der Kongress kann mittels Typ näher definiert werden. Über das Dropdown stehen die folgenden Einträge zur Verfügung:
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Betreuer Name:
Hinterlegen Sie über das Dropdown-Menü den Betreuer des Kongresses oder erfassen Sie den Betreuer manuell.
Betreuer Mail / Betreuer Telefon / Betreuer Fax:
Die Felder Mail, Telefon und allenfalls Fax werden automatisch abgefüllt. Diese Angaben kommen aus der Datenbank und entsprechen Ihren Angaben.
Wichtig: Im Programm kann eingestellt werden, dass die hier hinterlegte Mailadresse als Absender-Mailadresse in den Mail-Ausgaben dient und somit angezeigt wird. Kontaktieren Sie hierfür bitte ONAX AG – it solutions.
Die Pflichtfelder Titel, Beschreibung kurz, Erfolgskonto Unterkunft, Betreuer Name und Betreuer Mail müssen ausgefüllt werden, damit man den Kongress abspeichern kann. Ansonsten wird diese Meldung angezeigt und der Kongress wird nicht gespeichert, deswegen gibt es hier im Beispiel auch noch keine Nummer.
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Wie ein Buchungslink erstellt oder bearbeitet wird, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.
Nachdem ein Link erstellt wurde, kann über die diese Schaltfläche
der Weblink angepasst / geändert werden. Wie ein WebFormular erstellt wird, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.
das automatisch generierte Bestätigungsmail bei einer Anmeldung erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.7. Bestätigungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.
das Mail, das bei einer Änderung über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.8. Änderungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.
das Mail, das bei einer Stornierung über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Wenn Sie diese Mail bereits in den Stammdaten (Kapitel 4.A.9. Stornierungsvorlage bearbeiten) vorerfasst haben, kann es hier kongressspezifisch bearbeitet werden.
das Mail, das bei einer Abmeldung aller Teilnehmer über den persönlichen Link versendet wird, erfasst werden. Bitte beachten Sie, dass es sich hierbei um einen Spezialfall handelt.
das Webformular gelöscht werden.
Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang nicht rückgängig gemacht werden kann. Folgende Meldung erscheint:
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Memo Intern
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Sie haben die Möglichkeit fünf verschiedene Notizen zu hinterlegen. Diese Memos sind für den internen Gebrauch bestimmt und werden dem Teilnehmer nicht angezeigt. Zwischen den einzelnen Memos blättern Sie, indem Sie die jeweilige «Blattzahl» anklicken.
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Das Programm unterteilt die Kriterien: solche, die nur für diesen Kongress und die Kriterien, die global zur Verfügung steht.
a. Kriterien erfassen
Globale Kriterien, die häufig genutzt werden und somit auch für andere Kongresse zur Verfügung stehen sollen. Deren Erfassung lesen Sie bitte im Kapitel 4.A.1. Globale Kriterien nach.
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Kongressspezifische Kriterien, die nur für den aktuellen Kongress gültig sind.
Klicken Sie für ein neues Kriterium mit der rechten Maustaste in das Feld «Kriterium» oder öffnen Sie ein Bestehendes für deren Bearbeitung mit einem Doppelklick. Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich:
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Um ein Kriterium zu löschen, nutzen Sie diese Schaltfläche.
Bitte beachten Sie, dass Kriterien, die bereits einmal verwendet wurden, nicht gelöscht werden können.
Option
Optionen sind Zusatzleistungen zu Kongressen, die kostenpflichtig sind und welche vom Teilnehmer bestellt werden können.
a. Neue Option erfassen
Wichtig: Bevor Optionen erstellt werden können, muss ein Kongress erfasst worden sein.
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Wählen Sie die Schaltfläche «Option» im Ribbon oder klicken Sie mit der rechten Maustaste ins Feld «Optionen» / «Option neu». Sie erhalten folgende Ansicht:
Legen Sie im ersten Feld einen Options-Typ, der die Berechnung definiert, aus der folgenden Listung fest:
Benutzerdefiniert: diese Option können Sie individuell zuteilen.
Einmalig für den Kongress: diese Option wird einmalig für den Kongress erhoben (pro Buchung).
Je Teilnehmer für den Kongress: diese Option wird je Teilnehmer und Kongress verrechnet.
Geben Sie eine kurze und eine lange Beschreibung für die neue Option an. Dies müssen Sie zwingend in allen Sprachen, die Sie beim Kongress erfasst haben, hinterlegen.
Definieren Sie das Erfolgskonto und wählen Sie den Mehrwertsteuersatz aus.
Setzen Sie ein Häkchen im Feld «Aktiv», wenn die Option bei der Buchung zur Verfügung stehen soll.
Mit «Einlösung» steuern Sie, ob die Bezahlung der Option vor Ort erfolgt.
Speichern Sie diese Option mit «OK». Sie erscheint nun in der Optionen-Box auf der Kongress-Übersichtsseite
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Bestimmen Sie die Währung und erfassen den Preis der Option.
Die Eingaben speichern Sie mit «OK».
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Sie können nun nach der Kongress-Nummer, Namen oder nach dem Betreuer suchen.
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Bitte beachten Sie, dass abgelaufene Kongresse erst aufgelistet werden, wenn der Haken gesetzt wird.
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Die Sortierung kann in allen Spalten auf oder absteigend erfolgen. Wo und wie die Sortierung gesetzt ist, sehen Sie anhand dem Dreieck-Zeichen neben dem Spaltentitel
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Ergänzen Sie Ihren Kongress mit weiteren Abfragen und Angaben.
Zusatzfelder
Mit den Zusatzfeldern können weitere Informationen zu den Teilnehmern abgefragt werden. Sie können für den Hauptteilnehmer und/oder die Begleitpersonen erstellt werden und sogar auf einzelne Events und gar Optionen bezogen werden. Diese Einstellung hinterlegen Sie im Web Form Wizard (die Einstellungsmöglichkeiten sind im separaten Handbuch Web Form Wizard Kapitel EVENTS / 5. Zusatzfelder beschrieben).
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Als erstes wählen Sie den entsprechenden Feldtyp aus. Dabei stehen Ihnen 6 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Abfragen zu hinterlegen.
Bitte beachten Sie:
1. Der Feldtyp kann nicht mehr geändert werden, nachdem das Zusatzfeld angelegt wurde.
2. Ein Zusatzfeld kann nur gelöscht werden, wenn es nicht auf dem Buchungslink verwendet wird und noch nicht gebucht wurde.
beim erfassen:
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bei der manuellen Teilnehmer-Buchung
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Textfeld 1: Über ein einfaches Textfeld kann ein beliebiger, freier Text von einem Teilnehmer abgefragt werden.
Datumsfeld 2: Mit einem Datumsfeld wird ein Datum hinterlegt. Das Datum kann über eine Kalenderfunktion oder manuell erfasst werden.
Zeitfeld 3: Mit einem Zeitfeld wir eine bestimmte Uhrzeit abgefragt. Diese ist mit einer Zeitauswahl über 24 Stunden hinterlegt oder kann manuell eingegeben werden.
Auswahlfeld 4: Hierbei handelt es sich um ein einzelnes Feld, welches mit einem Haken markiert werden kann (im Sinne von: «trifft zu» wenn gesetzt).
Auswahlbox 5: Mit einem Auswahlfeld geben Sie dem Teilnehmer die Möglichkeit eine Antwort aus mehreren vordefinierten Möglichkeiten auszuwählen. Diese werden in einem Dropdown-Menü aufgelistet. Welche das sind, legen Sie dabei im unteren Teil dieses Bearbeitungsfensters selber fest.
Mehrfachauswahl 6: Mit der Mehrfachauswahl geben Sie dem Teilnehmer die Möglichkeit vorgegebene Werte auszuwählen. Dafür stehen 2 Varianten zur Verfügung:
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6b: Für den Auswahlknopf erstellen Sie die Einträge ebenfalls selber. Aus diesen Vorgaben kann der Teilnehmer mit Setzen des Häkchens eines davon auswählen.
Bei allen Zusatzfeldern können Sie bestimmen, ob es sich dabei um ein Pflichtfeld handelt, welche der Teilnehmer ausfüllen muss oder ob die Angaben dazu freiwillig sind. Die Beschreibungen und Werte der einzelnen Zusatzfelder müssen in allen, bei dem jeweiligen Kongress definierten Sprachen, erfasst werden. Bei den Auswahlfeldern können Sie die Reihenfolge der Werte über die beiden Schaltflächen hoch und runter noch sortieren.
Geschenke
Wünscht der Veranstalter, dass dem Gast im Hotel ein Geschenk übergeben bzw. im Zimmer hinterlegt wird, können Sie dies mit event ganz einfach erfassen. Bitte beachten Sie, dass diese Funktion nur im Client zur Verfügung steht.
Drücken Sie die Schaltfläche «Geschenke» im Ribbon beim Kongress:
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Alle Buchungen aktualisieren
Wurden Kongressänderungen - zum Beispiel Kongressname oder Beschreibung Veranstaltungen - oder eine Änderung einer Adresse (mit der bereits eine Buchung erfolgt ist) vorgenommen, kann dies nun ganz einfach mit der Schaltfläche «Alle Buchungen aktualisieren» bei allen bestehenden Buchungen übernommen werden.
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