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Die Ansicht «Kongress» "Kongress" zeigt Ihnen in einer übersichtlichen Maske die Daten des Kongresses, die Veranstaltungen und Unterkünfte sowie eine Teilnehmerübersicht.
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Dafür stehen die fünf Unterregister «Kongress», «Veranstaltung», «Kontingente», «Teilnehmer» und «Eventzugang» zur Verfügung:Wichtig: Für die Erfassung einer Veranstaltung oder die Zuweisung eines Teilnehmers, muss zwingend vorgängig ein Kongress erfasst worden sein"Kongress", "Veranstaltung", "Kontingente", "Teilnehmer" und "Eventzugang" zur Verfügung.
4.A. Stammdaten
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Hier werden grundlegende Einstellungen, welche das Modul «Kongress» "Kongress" betreffen, eingestellt:.
4.A.1. Globale KriterienTeilnehmer Merkmale
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Kriterien Diese Merkmale sind Buchungsinformationen und dienen Ihnen dazu, um die Teilnehmer zu gruppieren. Bsp. Teilnehmer, Sponsor, Referent, Leistungsträger, etc. Zudem dienen Ihnen die Kriterien für die Selektion und die Suche.
Häufig genutzte Kriterien erfassen Sie Merkmale werden in den Stammdaten als «Globale Kriterien»erfasst. Sie stehen sofort nach der Erfassung in allen Kongressen zur Verfügung.
Benutzen Sie die Schaltfläche «Neu» "Neu" um ein neues Kriterium Merkmal einzugeben. Es wird eine neue Zeile aktiv, bei der Sie die Bezeichnung in allen Sprachen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.
Die Reihenfolge der Kriterien kann mit den Pfeilen unten links geändert werden. Die in den Stammdaten erfassten Kriterien können nicht gelöscht werden, da sie allenfalls in Kongressen (auch abgelaufene) verwendet werden.
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Um einen Eintrag nicht mehr zu verwenden, entfernen Sie den Haken bei «Aktiv». Somit steht das Kriterium im Client nicht mehr zur Verfügung (in diesem Beispiel wird «Geldgeber» nicht aufgelistet, da es nicht aktiv ist).
können aber auch inaktiv gesetzt werden.
4.A.2. Kongressoptionstyp
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Die Bezeichnung kann jedoch geändert werden. Klicken Sie dafür in das Feld des anzupassenden Begriffes, ändern diesen und speichern mit dem Button «OK»"OK". Die Änderungen stehen Ihnen sofort zur Verfügung.
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Hier erfassen Sie Standard-Preisbeschreibungen, die Ihnen beim Hinterlegen der Preise zur Verfügung stehen.
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Drücken Sie den Button «Neu»"Neu", um eine neue Preisbeschreibung zu erstellen. Die Beschreibung geben Sie direkt in die Felder aller Sprachen ein.
Die mit «Standard» "Standard" bezeichnete Beschreibung wird beim Erstellen vom System automatisch hinterlegt, kann aber durch eine andere Beschreibung ersetzt werden. Es kann nur ein Eintrag als «Standard» "Standard" gekennzeichnet sein.
Setzen Sie einen Eintrag inaktiv, wenn dieser nicht mehr gebraucht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei «Aktiv»"Aktiv".
4.A.4. Teilnehmer Namensdefinition
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Diese Einstellungen sind für das immer gleiche Layout der Adressen in den Ausgaben. Bestimmen Sie hier die Platzierung / Reihenfolge der einzelnen Adresskomponenten, indem Sie sie von der rechten Fensterseite bei «Bezeichnung» "Bezeichnung" in die Positionen links ziehen.
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Um einen neuen Buchungsstatus zu hinterlegen, klicken Sie in der Übersicht der Buchungsstatus auf die Schaltfläche «Neu»"Neu". Möchten Sie einen bestehenden Status bearbeiten, aktivieren Sie diesen mit einem Doppelklick.
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Für eine farbliche Unterscheidung der einzelnen Status weisen Sie mit dem Colorpicker (Dropdown-Menü ) eine Farbe zu.
Aktivieren Sie die «Serienbriefausgabe»"Serienbriefausgabe", wenn bei der Statusänderung eine Mail an den Teilnehmer versendet werden soll. Durch Setzen des Hakens wird die Ausgabe (unterer Teil) aktiv.
Erfassen Sie die Ausgabe-Beschreibung ebenfalls in allen Sprachen. Dieser Text wird bei einem Report als Dokumentenname genommen.
Im Register «Mail Kunde» "Mail Kunde" hinterlegen Sie über die Schaltfläche die Mailkomponenten, die an den Teilnehmer verschickt werden.
Bei «Mail Hotel» "Mail Hotel" können abweichende Eingaben vorgenommen werden, die dann an das Hotel versandt werden. Beide Mails geben Sie wie folgt ein:
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Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche «OK»"OK".
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Nun können Sie den «eigenen» "eigenen" Status in der Reihenfolge ändern. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Mit den Pfeilen (rechts) können Sie den Status an die gewünschte Stelle verschieben.
Einen «eigenen» "eigenen" Status können Sie löschen, indem Sie die Schaltfläche «Löschen» "Löschen" betätigen (rechts neben den Pfeilen).
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Wichtig: Wenn der Status in einem Kongress bereits einmal verwendet wurde, kann er nicht mehr gelöscht werden.
Mit «OK» "OK" wird die Eingabe geschlossen und der neue Status, bzw. die Änderung gespeichert.
4.A.5. Merkmale Unterkunft
4.A.6. Teilnehmerstatus
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Für die einzelnen Teilnehmer (Hauptperson und zusätzliche Personen) stehen 5 Status zur Verfügung. Diese können für Teilnehmerspezifische Ausgaben genutzt werden.
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Mit den beiden Schaltflächen «Speichern» und «Löschen» "Speichern" und "Löschen"
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können Sie die hinterlegte Anlage entfernen, bzw. bei sich auf dem PC abspeichern. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Anlage nicht von Ihnen stammt.
Den eigentlichen Mailtext erfassen Sie über die Schaltfläche «Bearbeiten»"Bearbeiten", für jede Sprache einzeln, wie bereits bei Buchungsstatus beschrieben (Kapitel /wiki/spaces/KUN/pages/651854076). Speichern Sie Ihre Eingaben mit «OK»"OK".
4.A.9. Änderungsvorlage bearbeiten
Bei dieser Vorlage handelt es sich um die Vorlage für die automatisch erzeugte Email, die bei einer Buchungsänderung über den persönlichen Link ausgegeben wird.
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Nachdem Sie die Eingaben mit «OK» "OK" gespeichert haben, wird diese Vorlage für alle künftigen (neuen) Formulare übernommen.
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