InhaltsverzeichnisContenu:
| Table of Contents |
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Einleitung
Eine Buchung hat genau “1” Buchungsnummer 
.
Da diese aber oftmals mehrmals umgebucht, teilstorniert usw. werden, kann eine einzelne Buchung mehrere bzw. “n” Debitoren oder Debitorengutschriften haben.
Über den Menüpunkt “Rechnungen” können Kundenrechnungen - und gutschriften sowie Abrechnungen mit den Partnern (z.B. Kommissionsabrechnung) gesucht und bearbeitet werden.
Rechnungen suchen
Über den Menüpunkt “Rechnungen” kann auf die Rechnungen (Debitoren), Debitoren Gutschriften von den Kunden/Gästen und die Abrechnungen mit den Partnern/Leistungsträgern zugegriffen werden. Nach den folgenden Kriterien kann gesucht und gefiltert werden:
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Partner / Kunden
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Für die Destinationen ist automatisch “Kunde” ausgewählt.
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Von - Bis
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Rechnungserstellungsdatum
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Rechnungsnummer
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Die Rechnungsnummer wird vor allem im Bereich der Leistungsträger- bzw. Kommisisonsabrechnungen verwendet.
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Vorgangsnummer
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= Buchungsnummer
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Kundennummer
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In der CH nicht verwendet
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Zahlungsreferenz
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Zahlungsreferenz bei Online Zahlungen (Datatrans / Auszahlungen Acquirer)
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Zahlungslink versendet
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siehe Kapitel Zahlungslink
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Zahlungsstatuts
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siehe Kapitel Debitorenkontrolle
Rechnungsübersicht
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Introduction
Une écriture a exactement « 1 » numéro d'écriture .
Mais comme celles-ci sont souvent transférées plusieurs fois, annulées partiellement, etc., une seule écriture peut avoir plusieurs ou « n » débiteurs ou avoirs sur débiteurs.
Le point de menu « Factures » permet de rechercher et de traiter les factures et les avoirs des clients ainsi que les décomptes avec les partenaires (p. ex. décompte de commission).
Rechercher des factures
L'option de menu « Facturation» permet d'accéder aux factures (débiteurs), aux avoirs débiteurs des clients/invités et aux décomptes avec les partenaires/prestataires de services. Il est possible de rechercher et de filtrer selon les critères suivants :
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Partenaire / Client | Pour les destinations, « Client » est automatiquement sélectionné. |
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Du - Au | Date d'émission de la facture |
Numéro de facture | Le numéro de facture est surtout utilisé dans le domaine de la facturation des prestataires de services ou de la Commission. |
Numéro de réservation | = numéro de réservation |
Numéro débiteur /créditeur | Non utilisé en Suisse |
Référence paiement | Référence de paiement pour les paiements en ligne (Datatrans / Versements Acquirer) |
Lien de paiement envoyé | voir le chapitre lien de paiement |
Statut des paiements | voir le chapitre Contrôle des débiteurs |
Aperçu des factures
S'il y a plusieurs factures ou notes de crédit, elles s'affichent comme suit :
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Folgende Informationen werden angezeigt:
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→ EUR grün = Zahlung ist erfolgt. Rechnung ist bezahlt. |  | Rechnung bzw. in der Schweiz in der Regel die Buchungsbestätigung kann heruntergeladen werden.
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Für weitere Informationen muss die Rechnung/Debitor per Klick geöffnet werden. Sie sehen zusätzlich die folgenden Informationen:
Rechnungsbetrag und Rechnungsempfänger
Erhaltene Zahlungen: Zahlart, Referenznummer bei Online-Zahlungen, etwaige Kommentare
Kontierungen
Fibu-Status, ob die Buchung in die Finanzbuchhaltung exportiert wurde oder
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Rechnungen verwalten
Über das Menüs/Navigation werden die folgenden Aktionen durchgeführt:
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Details | Mit der Aktion Details wird die Rechnung / Gutschrift geöffnet. |
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Zahlung erfassen | Über die Aktion können nachträgliche Zahlungen abgewickelt werden. Siehe Kapitel |
Kunde | Die Adresse des Kunden kann geöffnet und bei Bedarf korrigiert werden. |
Zur Buchung | Mit dieser Aktion wird man auf die Buchung verlinkt. Die Vorgangsverwaltung “Angebote & Buchungen” wird geöffnet. |
Auf diesen Bereich wird hier nicht näher eingegangen. Diese Funktionen beziehen sich auf die Rechnungslegung und Auflagen in Deutschland. |
Rechnung Zahlung erfassen
Rechnungen / Debitoren können unter über Zahlung erfassen bezahlt werden.
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Welche Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, wird auf dem jeweiligen Vertriebskanal definiert.
Kunde zahlt bar
Zahlung mit Kreditkarte
Erhaltene Überweisungen eintragen
Zahlungseingang via Fibu
Kunde zahlt per Link
Die meisten Zahlungsmöglichkeiten sind selbsterklärend.
Zahlung mit Kreditkarte
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en vert = le paiement a été effectué. La facture est payée. | |
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Pour plus d'informations, il faut ouvrir la facture/le débiteur par un clic. Vous voyez en plus les informations suivantes :
Montant de la facture et destinataire de la facture
Paiements reçus : Type de paiement, numéro de référence pour les paiements en ligne, commentaires éventuels.
Imputations
Statut COFI, si l'écriture a été exportée ou non dans la comptabilité financière
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Gérer les factures
Les actions suivantes sont effectuées via le menu/navigation :
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Détails | L'action Détails permet d'ouvrir la facture |
|---|---|
Saisir paiement | Cette action permet de traiter les paiements ultérieurs. Voir le chapitre correspondant. |
Client | L'adresse du client peut être ouverte et corrigée si nécessaire. |
Aller à la réservation | Cette action permet de créer un lien vers la réservation. La gestion des « Offres & réservations » s'ouvre. |
Imprimer | Ce domaine ne sera pas abordé plus en détail ici. Ces fonctions se rapportent à la comptabilité et aux obligations en Allemagne. |
Saisir Paiement
Les factures/clients peuvent être payés sous “Saisir le paiement”.
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Les possibilités de paiement disponibles sont définies sur chaque canal de distribution.
Le client paie en espèces
Paiement par carte de crédit
Inscrire les virements reçus
Paiement reçu via le compte COFI
Le client paie par lien.
La plupart des possibilités de paiement s'expliquent d'elles-mêmes.
Paiement par carte de crédit
Lors du paiement par carte de crédit, le numéro de carte du client peut être saisi directement dans le système. Dans la pratique, cette procédure est également appelée débit MPO (Mail-Phone-Order) genannt. Dieses Verfahren ist seit vielen Jahren im Einsatz, stösst in der heutigen Zeit nicht unbedingt auf viel Gegenliebe der Gäste . Die Gäste sträuben sich sehr oft die KK Nummer telefonisch oder schriftlich mitzuteilen.
Lösung : Kunde zahlt per Link
Erhalten Überweisungen eintragen / Zahlungseingang via FiBu
Mit dieser Zahlart werden Banküberweisungen (Zahlung auf Rechnung) verbucht. Es steht 1 Bankkonto zur Verfügung.
Bei Zahlungen für Buchungen aus dem Ausland fallen z.T. Bankspesen oder Währungsdifferenzen an. Diese müssen in einem 2. Schritt über Zahlungseingang via Fibu abgerechnet werden.
Kunde zahlt per Zahlungslink
Der Zahlungslink wird in einem separaten Kapitel detailliert beschrieben.
| Info |
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Der Versand eines Zahlungslinks wird immer beliebter und hat sich in den letzten Jahren immer mehr bewährt. Einerseits können dem Gast alle Online Zahlungsmethoden (KK, TWINT etc.) angeboten werden, andererseits erfolgt ein sogenannter Liability Shift (Haftungsumkehr), da die Transaktionen im 3D Secure Verfahren erfolgen. |
Offene Rechnung suchen
Im Rechnungsmodul kann nach allen, bezahlten und noch offenen Rechnungen gesucht werden.
| Note |
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8-ung: im Rechnungsmodul kann aktuell nicht nach An- und Abreisedaten der jeweiligen Buchung gesucht werden, sondern nur nach dem Erstellungsdatum der Rechnung. |
| Info |
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Rechnungen für die ein Zahlungslink erstellt wurden, können ebenfalls in diesem Modul kontrolliert werden. Weitere Informationen siehe Online Zahlungslink. |
Kontrolle An- und Abreisen
Unter dem Menüpunkt Auswertungen / Verkauf / Zahlungsabgleich besteht die Möglichkeit Listen in Excel nach An bzw. Abreisedaten zu ziehen.
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Bsp. dieser Excelliste
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Note . Les clients sont très souvent réticents à communiquer leur numéro de carte de crédit par téléphone ou par écrit.
Solution : le client paie par lien
Recevoir les virements / Réception du paiement via le compte CoFi
Ce type de paiement permet d'enregistrer les virements bancaires (paiement sur facture). 1 compte bancaire est à disposition.
Les paiements pour les écritures de l'étranger entraînent parfois des frais bancaires ou des différences de change. Ceux-ci doivent être décomptés dans une 2e étape via l'entrée de paiement via la COFI.
Le client paie par lien de paiement
Le lien de paiement est décrit en détail dans un chapitre séparé.
| Info |
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L'envoi d'un lien de paiement est de plus en plus populaire et a fait ses preuves au cours des dernières années. D'une part, toutes les méthodes de paiement en ligne (KK, TWINT, etc.) peuvent être proposées au client, d'autre part, il y a ce que l'on appelle un « liability shift » (inversion de la responsabilité), puisque les transactions sont effectuées en 3D Secure. |
Rechercher une facture ouverte
Dans le module de facturation, il est possible de rechercher toutes les factures, celles qui ont été payées et celles qui sont encore ouvertes.
| Note |
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Attention: dans le module de facturation, il n'est actuellement pas possible de rechercher les dates d'arrivée et de départ de chaque réservation, mais uniquement la date de création de la facture. |
| Info |
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Les factures pour lesquelles un lien de paiement a été créé peuvent également être contrôlées dans ce module. Pour plus d'informations, voir Lien de paiement en ligne. |
Contrôle des arrivées et des départs
Sous le point de menu Statistiques / Vente / Paiements rapprochement, il est possible de tirer des listes dans Excel en fonction des dates d'arrivée et de départ.
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Ex. cette liste Excel
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| Note |
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Le domaine du Controlling - listes de débiteurs, etc. - peut toujours être tiré dans TBASE. Dans la prochaine version, d'autres éléments seront intégrés dans TSMART. |