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Die Ansicht «Kongress» "Kongress" zeigt Ihnen in einer übersichtlichen Maske die Daten des Kongresses, die Veranstaltungen und Unterkünfte sowie eine Teilnehmerübersicht.
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Dafür stehen die fünf Unterregister «Kongress», «Veranstaltung», «Kontingente», «Teilnehmer» und «Eventzugang» zur Verfügung:Wichtig: Für die Erfassung einer Veranstaltung oder die Zuweisung eines Teilnehmers, muss zwingend vorgängig ein Kongress erfasst worden sein"Kongress", "Veranstaltung", "Kontingente", "Teilnehmer" und "Eventzugang" zur Verfügung.
4.A. Stammdaten
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Hier werden grundlegende Einstellungen, welche das Modul «Kongress» "Kongress" betreffen, eingestellt:.
4.A.1. Globale KriterienTeilnehmer Merkmale
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Kriterien Diese Merkmale sind Buchungsinformationen und dienen Ihnen dazu, um die Teilnehmer zu gruppieren. Bsp. Teilnehmer, Sponsor, Referent, Leistungsträger, etc. Zudem dienen Ihnen die Kriterien für die Selektion und die Suche.
Häufig genutzte Kriterien erfassen Sie Merkmale werden in den Stammdaten als «Globale Kriterien»erfasst. Sie stehen sofort nach der Erfassung in allen Kongressen zur Verfügung.
Benutzen Sie die Schaltfläche «Neu» "Neu" um ein neues Kriterium ein-zugeben. Merkmal einzugeben. Es wird eine neue Zeile aktiv, bei der Sie die Bezeichnung in allen Spra-chen Sprachen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.Die Reihenfolge der Kriterien kann mit den Pfeilen unten links geändert werden.
Die in den Stammdaten erfassten Kriterien Merkmale können nicht gelöscht werden, da sie allenfalls in Kongressen (auch abgelaufene) verwendet werden.
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Um einen Eintrag nicht mehr zu verwenden, entfernen Sie den Haken bei «Aktiv». Somit steht das Kriterium im Client nicht mehr zur Verfügung (in diesem Beispiel wird «Geldgeber» nicht aufge-listet, da es nicht aktiv ist)bzw. nur auf inaktiv gesetzt werden.
4.A.2. Kongressoptionstyp
Die Kongressoptionstypen werden für die Preisberechnung der Optionen gebraucht. Daher kann hier von Ihnen kein neuer Eintrag erstellt werden.
Sollten Sie einen anderen Berechnungstyp brauchen, wenden Sie sich bitte an ONAX AG.
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Die Bezeichnung kann jedoch geändert werden. Klicken Sie dafür in das Feld des anzupassen-den anzupassenden Begriffes, ändern diesen und speichern mit dem Button «OK»"OK". Die Änderungen stehen Ihnen sofort zur Verfügung.
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Hier erfassen Sie Standard-Preisbeschreibungen, die Ihnen beim Hinterlegen der Preise zur Verfügung stehen.
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Drücken Sie den Button «Neu»"Neu", um eine neue Preisbeschreibung zu erstellen. Die Beschreibung geben Sie direkt in die Felder aller Sprachen ein.
Die mit «Standard» "Standard" bezeichnete Beschreibung wird beim Erstellen vom System automatisch hinterlegt, kann aber durch eine andere Beschreibung ersetzt werden. Es kann nur ein Eintrag als «Standard» "Standard" gekennzeichnet sein.
Setzen Sie einen Eintrag inaktiv, wenn dieser nicht mehr gebraucht wird. Entfernen Sie dafür den Haken bei «Aktiv»"Aktiv".
4.A.4. Teilnehmer Namensdefinition
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Diese Einstellungen sind für das immer gleiche Layout der Adressen in den Ausgaben. Bestim-men Bestimmen Sie hier die Platzierung / Reihenfolge der einzelnen Adresskomponenten, indem Sie sie von der rechten Fensterseite bei «Bezeichnung» "Bezeichnung" in die Positionen links ziehen.
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Sie können weitere Status erfassen. Bitte beachten Sie hierbei, dass in den Stammdaten neu erfasste Status bei laufenden Kongressen noch nicht zur Verfügung stehen (verwenden Sie da-für dafür die kongressspezifischen Buchungsstatus, gemäss Kapitel 4.4.10 Weitere Einstellungen Absatz Kongressspezifische Buchungsstatus).
Um einen neuen Buchungsstatus zu hinterlegen, klicken Sie in der Übersicht der Buchungssta-tus Buchungsstatus auf die Schaltfläche «Neu»"Neu". Möchten Sie einen bestehenden Status bearbeiten, aktivieren Sie diesen mit einem Doppelklick.
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Für eine farbliche Unterscheidung der einzelnen Status weisen Sie mit dem Colorpicker (Dropdown-Menü ) eine Farbe zu.
Aktivieren Sie die «Serienbriefausgabe»"Serienbriefausgabe", wenn bei der Statusänderung eine Mail an den Teil-nehmer Teilnehmer versendet werden soll. Durch Setzen des Hakens wird die Ausgabe (unterer Teil) aktiv.
Erfassen Sie die Ausgabe-Beschreibung ebenfalls in allen Sprachen. Dieser Text wird bei einem Report als Dokumentenname genommen.
Im Register «Mail Kunde» "Mail Kunde" hinterlegen Sie über die Schaltfläche die Mailkomponenten, die an den Teilnehmer verschickt werden.
Bei «Mail Hotel» "Mail Hotel" können abweichende Eingaben vorgenommen werden, die dann an das Hotel versandt werden. Beide Mails geben Sie wie folgt ein:
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Erfassen Sie den Mailtext wie gewohnt (für jede Sprache separat). Wenn Sie Daten aus der Bu-chung Buchung / Programm einfügen möchten (z.B. die Anrede, Name oder die eigenen Angaben), kli-cken klicken Sie auf das leere Dropdown-Feld (über der Textbox) und wählen dort den gewünschten Platzhalter aus. Dann wird an der aktuellen Cursor-Position der Feldname in geschweiften Klammern eingefügt.
Der Text ist mit den gängigen Möglichkeiten formatierbar (Schaltflächen über dem Textfeld).
Gut zu wissen: Bei Bedarf kann der Text beim Versand noch angepasst werden.
Speichern Sie die Eingaben mit der Schaltfläche «OK»"OK".
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Nun können Sie den «eigenen» "eigenen" Status in der Reihenfolge ändern. Gehen Sie hierfür wie folgt vor:
Mit den Pfeilen (rechts) können Sie den Status an die gewünschte Stelle verschieben.
Einen «eigenen» "eigenen" Status können Sie löschen, indem Sie die Schaltfläche «Löschen» "Löschen" betätigen (rechts neben den Pfeilen).
Wichtig: Wenn der Status in einem Kongress bereits einmal verwendet wurde, kann er nicht mehr gelöscht werden.
Mit «OK» "OK" wird die Eingabe geschlossen und der neue Status, bzw. die Änderung gespeichert.
4.A.5. Merkmale Unterkunft
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Zum Filtern der Unterkünfte können Merkmale definiert und angezeigt werden.
Die Idee ist nicht die Filter wie z.B. bei booking.com nach zu bauen, sondern individuell pro Kongress nach wichtigen Merkmalen/Kriterien der Unterkunft filtern zu können.
Beispiele:
Filterung nach Ort/Destination (z.B. Ascona-Locarno, Lugano, Bellinzona)
Filtern nach Nähe zum Veranstaltungsort, Nähe zum Bahnhof
Filtern nach Merkmalen wie Parkplätzen, Wellness
Unter den Stammdaten sollten NUR Merkmale hinterlegt werden, die regelmässig verwendet werden. Sie stehen allen Kongressen zur Verfügung.
Benutzen Sie die Schaltfläche "Neu" um ein neues Merkmal einzugeben. Es wird eine neue Zeile aktiv, bei der Sie die Bezeichnung in allen Sprachen eingeben. Speichern Sie Ihre Eingabe.
Die in den Stammdaten erfassten Merkmale können nicht gelöscht bzw. nur auf inaktiv gesetzt werden.
4.A.6. Teilnehmerstatus
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Für die einzelnen Teilnehmer (Hauptperson und zusätzliche Personen) stehen 5 Status zur Verfü-gungVerfügung. Diese können für Teilnehmerspezifische Ausgaben genutzt werden.
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4.A.8. Bestätigungsvorlage bearbeiten
Bei einer Onlineanmeldung eines Teilnehmers wird eine automatisch generierte Bestätigungs-mail Bestätigungsmail versendet. Hinterlegen Sie hier eine Vorlage dazu, die allgemein gültig ist. Selbstverständlich kann dies pro Kongress geändert werden.
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Hinterlegen Sie, wenn gewünscht bei MailCC und MailBCC Mailadressen, die die Bestäti-gungsmail Bestätigungsmail zusätzlich zum Teilnehmer ebenfalls erhalten sollen.
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Mit den beiden Schaltflächen «Speichern» und «Löschen» "Speichern" und "Löschen"
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können Sie die hinterlegte Anlage entfernen, bzw. bei sich auf dem PC abspeichern. Dies ist dann sinnvoll, wenn die Anlage nicht von Ihnen stammt.
Den eigentlichen Mailtext erfassen Sie über die Schaltfläche «Bearbeiten»"Bearbeiten", für jede Sprache einzeln, wie bereits bei Buchungsstatus beschrieben (Kapitel /wiki/spaces/KUN/pages/651854076). Speichern Sie Ihre Eingaben mit «OK»"OK".
4.A.9. Änderungsvorlage bearbeiten
Bei dieser Vorlage handelt es sich um die Vorlage für die automatisch erzeugte Email, die bei einer Buchungsänderung über den persönlichen Link ausgegeben wird.
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4.A.10. Stornierungsvorlage Buchung bearbeiten
Auch diese Vorlage bezieht sich auf die persönlichen Links. Hier erfassen Sie die Mail, die bei einer Stornierung versendet wird.
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4.A.12. Buchungslinkvorlage bearbeiten
Für den Versand von persönlichen Links können Sie den Mailtext hier erfassen.
4.A.13. Webform Vorlage
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ür Für die WebFormulare können Sie eine Vorlage erstellen. Dies erleichtert Ihnen die Erfassung eines Buchungslinks, da Sie grundlegende und immer gleichbleibende Einstellungen nicht jedes Mal neu erfassen müssen.
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Nachdem Sie die Eingaben mit «OK» "OK" gespeichert haben, wird diese Vorlage für alle künftigen (neuen) Formulare übernommen.
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