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Informationen Update Information zum Update vom 3002.0509.2024.

1.

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In den bisherigen Online Suchen haben die Zimmer immer eine wichtige Rolle gespielt.
Gerade bei grösseren Gruppen oder verschiedene Zimmerbelegungen ist dies nicht optimal und hat die Gäste z.T. verwirrt .

Neu besteht die Möglichkeit ohne Zimmer zu suchen. Somit können z.B. auch einzelne Betten innerhalb einer Gruppenunterkunft einfach gebucht werden.

In der Rubrik Unterkunft gibt es dazu eine neue Checkbox : “Suche nach Personen ohne Zimmer”

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Ist die Checkbox gesetzt, sind bei der Suche die Zimmer ausgeblendet:

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In der Ergebnisliste werden die Zimmer gemäss den möglichen Belegungen aufgeführt:

• Studio Standard Twin
  - for 1 person
  - for 2 persons

• Studio Superior
  - for 1 person
  - for 2 persons
  - for 3 persons

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Der Gast kann nun einfach und komfortable die gewünschten Zimmer mit der jeweiligen Belegung auswählen.

Panel
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Entspricht die Suche nicht den ausgewählten Zimmern, dann wird der Gast mit einem Pop-up darauf hingewiesen. Image Removed

2. Unterkünfte Preview Bild in der Ergebnisliste

Bei Unterkünften mit einer Vielzahl von Zimmer wurde das Preview Bild immer grösser.
Je nach Qualität des Bildes war dies suboptimal. Neu haben die Bilder eine maximale Höhe von 300 Pixel.

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3. Steuerung der Beschreibungen für Konditionen und Anreise

Neu können Konditionen und die Anreiseinformationen individuell ein- und ausgeblendet werden.
Dies war in den vorhergehenden Versionen nicht klar definiert.

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Mit dem Button “Mehr anzeigen” wird die Detailseite des jeweiligen Leistungsträgers geöffnet und die Konditionen/Extras entsprechend dargestellt.

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4. Payment & Stornogebühren

Der Bereich Payment wurde im Hintergrund stark vereinfacht und vereinheitlicht und wird in den nächsten Wochen um den Bereich Gutschriften bzw. Rückerstattung von Zahlungen erweitert.

Wie bisher kann über das $-Symbol die Zahlungshistorie bzw. der Zahlungsdialog aufgerufen werden.

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Neu stehen folgende Funktionen zur Verfügung.

4.1 Zahlungen manuell erfassen

Online Zahlungen beim Buchungsabschluss oder nachträglich mit dem Zahlungslink werden automatisch in der Zahlungstabelle abgelegt.

Damit Barzahlungen, Banküberweisungen usw. ebenfalls entsprechend erfasst werden können, stehen neue folgende Zahlungsmethoden zur Verfügung.

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Neu wurde auch die Möglichkeit geschaffen, dass zu jeder “Zahlung” bei Bedarf auch ein Kommentar hinterlegt werden kann.

4.2 Stornogebühren buchen

Neu kann bei Stornierungen eine Stornogebühr verrechnet werden. Dazu erscheint das folgende Fenster wo die Stornogebühr manuell eingetragen werden kann.

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→ In folgenden Beispiel wurden CHF 100.00 Stornogebühr verrechnet.
→ Da bereits eine Zahlung von CHF 20.00 erfolgt sind, schuldet der Gast noch CHF 80.00

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5. Diverse Bugfixes

5.1 Warenkorb

Im Rahmen der verschieden Erweiterungen wurde auch der Warenkorb verschlankt und vereinfacht.

• Doppelt aufgeführte Informationen wurden entfernt (z.B. Aufenthaltsdaten).

• Neu besteht auch die Möglichkeit bei grossen Warenkörben die verschiedenen Bestandteile oder alle Unterkünfte auszublenden bzw. einzuklappen.

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Teilnehmer/Buchungen global suchen & stornierte Buchungen in Suche einbeziehen

Neu können Teilnehmer bzw. Buchungen über alle Kongresse einfach gesucht werden.

Auf der Suche der Kongresse gibt es ein neues Feld Teilnehmer Nummer. Nach der Suche wird der entsprechende Kongress angezeigt.

Auf dem Kongress in der Lasche Teilnehmer muss dann wie wie bisher gesucht werden.

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Bisher wurden in den Teilnehmern die stornierten Buchungen nicht automatisch angezeigt.

Die Suche musste direkt auf den stornierten Buchungen erfolgen. Neu kann mit der Checkbox “Mit stornierten Buchungen” nach allen Buchungen gleichzeitig gesucht werden.

Es werden alle aktiven und stornierten Vorgänge angezeigt.

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2. Optimierungen Webform Wizard

Der Webform Wizard wurde an diversen Orten “aufgeräumt”. Nicht mehr benötigte Felder wurden entfernt, Übersetzungen wurden optimiert. Nachfolgend werden die wichtigsten Veränderungen beschrieben:

HTML-Editor für Fusszeile Weblink
Bisher wurde die Fußzeile im Weblink ohne HTML-Editor gepflegt. Dies hat z.T. zu Problemen und Supportfällen geführt. Neu kann auch die Fußzeile bequem im bekannten Editor gepflegt werden.

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Parametrisierung Zusatzfelder “nicht mehr” versteckt
Die Parametrisierung der Zusatzfelder war bisher relativ versteckt.
Neu wurde der Dialog zur Bearbeitung direkt auf der Lasche “Zusätzliche Felder” integriert.

Bisher:

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Neu:

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3. Kontrolle E-Mail Versand

Die Mails von e-vent werden über den Dienstleister Mailjet.com abgewickelt. Der Versandstatus der Mails wird in der Historie der Mail angezeigt (siehe auch Update 08.2023).

Neu gibt es auf der Startseite einen Tab “Fehlgeschlagene E-Mails”.
In dieser Lasche werden in Zukunft alle fehlgeschlagenen E-Mails mit der entsprechenden Fehlermeldung angezeigt. Dies ermöglicht eine einfache und effiziente Kontrolle der versendeten Mails.

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Folgende Aktionen können über die Icons am rechten Bildschirmrand
durchgeführt werden:

a) E-Mail erneut senden
-->Wichtig: vorher kontrollieren, dass keine Schreibfehler vorhanden sind!

b) E-Mail bearbeiten & erneut senden
--> Die falsche E-Mail Adresse kann direkt korrigiert und das Mail erneut versendet werden

c) als bearbeitet markieren
--> Zum Beispiel bei Testbuchungen, kann die Fehlermeldung mit “bearbeitet markiert” werden und verschwindet aus der Übersicht.

4. Online Payment Gutschriften direkt aus e-vent

Seit Anfang Juli 2024 können direkt aus e-vent Online Payment Gutschriften gemacht werden.

Im nachfolgendem Beispiel sind -CHF 227.80 zurückzuerstatten.
Bei der Buchung wurden CHF 9.70 Fees bei der Zahlung dem Gast verrechnet.

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Unten links wird der “Rückerstattung (Refund)” Button eingeblendet.

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Auf dem Refund Screen werden die folgenden Informationen angezeigt:

• Datum der Belastung → hier 02.09.2024

• Bezahlter Betrag → hier CHF 287.50

• Bereits gutgeschriebener Betrag → hier CHF 0.00

• Maximal mögliche Gutschrift → hier CHF 235.75
  (weil eine Stornogebühr von CHF 50.00 verrechnet wurde)

• Zahlartgebühr nicht erstatten (Skip refund fees) → Checkbox anwählen
  wenn die verlangten Zahlungsgebühren nicht
  erstattet werden

4.1 Rückerstattung (Refund) durchführen

Die folgenden Aktionen können nun durchgeführt werden:

a) Totalbetrag zurückzahlen bzw. gutschreiben (mit oder ohne Zahlartgebühr)

b) Teilbetrag zurückzahlen bzw. gutschreiben (mit oder ohne Zahlartgebühr)

In der Zeile Kommentar können Notizen / Informationen hinterlegt werden.

In diesem Beispiel werden CHF 235.75 zurückerstattet.

Um die Rückzahlung auszuführen klicken Sie auf “Refund”.

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4.2 Erfolgreiche Rückerstattung

Eine erfolgreiche Rückerstattung wird entsprechend angezeigt.

Der Offene Betrag ist CHF 0.00
Status = Bezahlt/Paid

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4.3 Fehlgeschlagene Rückerstattung

Nicht erfolgreiche Rückerstattungen werde entsprechend in “rot” hinterlegt angezeigt.

Der offene Betrag: bleibt bestehen, nichts ist zurückbezahlt
Status = Fehlgeschlagen/Failed

Eine fehlgeschlagene Rückerstattung kann verschiedene Gründe haben, sollte aber in der Regel eher selten bis kaum vorkommen.

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5. Buchungsstatus neu Default Report hinterlegen

Im e-vent wird intensiv mit den verschiedenen systemweiten sowie den pro Kongress individuell erstellen Buchungsstatus gearbeitet. Pro Status kann eine entsprechende Mail, Anhang etc. hinterlegt werden.

Neu kann pro Buchungsstatus auch der entsprechende Default Report hinterlegt werden.
Dies hat den Vorteil, dass bei der Ausgabe automatisch das richtige Dokument angezeigt wird und dies nicht noch zusätzlich ausgewählt werden muss.

Heute ohne Default Report
--> das richtige Dokument muss ausgewählt werden

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Status mit Default Report
→ das korrekte Dokument ist vorausgewählt

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6. Anzeige Buchungen im Backend

Wurde bisher ein Kongress nur für die Beherbergung konfiguriert, dann hatte man in den Buchungen und in der Buchungshistorie trotzdem auch die verschiedenen Masken zu den Veranstaltungen usw. aufgelistet.

Um eine bessere Übersicht zu erhalten, werden mit diesem Update die nicht benötigten Informationen, Laschen entsprechend ausgeblendet. Zusätzlich wurden diverse nicht benötigte Felder entfernt.

Buchung für Kongress nur mit Unterkunft → Lasche Veranstaltungen wird nicht angezeigt

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Buchung für Kongress mit Veranstaltungen und Unterkunft → Beide Laschen werden angezeigt

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7. Buchungen im Backend mit Inkasso beim Leistungsträger / vor Ort

Für Kunden mit Inkasso vor Ort beim Leistungsträger / Hotel gibt eine neue Checkbox “Unterkunft Zahlung vor Ort”, die für die Buchungen und Buchungsänderungen im Backend gesetzt werden muss.

Im e-vent 7 wurde bisher die Zahlung beim Leistungsträger nur auf dem Weblink berücksichtigt.

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Bei einer Buchung / Umbuchung kann die Checkbox ebenfalls aktiviert / deaktiviert werden. Dies zur Abwicklung von Sonderfällen oder für die Umbuchung von “älteren” Buchungen.

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8. Diverse Bugfixes und Korrekturen

Auch in diesem Objekt sind diverse kleinere Bugfixes enthalten und auch Verbesserungen und Korrekturen bei den Übersetzungen.

• Lasche Kongress
  Der Bereich Weblinks wurde nach links versetzt und verfügt über mehr Platz

• Im Hinblick auf das nächste Update wurden neue Felder im WebFormWizard in der Lasche Teilnehmer angelegt:
  - Erlaubt nur zusätzliche Teilnehmer
  - Kopiert die Informationen vom Hauptteilnehmer zum ersten zusätzlichen Teilnehmer

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Ausblick auf die nächste Version

• Vereinfachung bei der Erfassung von Reiseteilnehmern und automatische Zuteilung der Reiseteilnehmer.
  

• Gutschriften direkt aus e-vent auslösen: mit Credit Note und Gutschrift der Online Zahlungsmethoden.

28.0502.09.2024