Update e-vent 7 - 02.09.2024

Update Information zum Update vom 02.09.2024.

1. Teilnehmer/Buchungen global suchen & stornierte Buchungen in Suche einbeziehen

Neu können Teilnehmer bzw. Buchungen über alle Kongresse einfach gesucht werden.

Auf der Suche der Kongresse gibt es ein neues Feld Teilnehmer Nummer. Nach der Suche wird der entsprechende Kongress angezeigt.

Auf dem Kongress in der Lasche Teilnehmer muss dann wie wie bisher gesucht werden.

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Bisher wurden in den Teilnehmern die stornierten Buchungen nicht automatisch angezeigt.

Die Suche musste direkt auf den stornierten Buchungen erfolgen. Neu kann mit der Checkbox “Mit stornierten Buchungen” nach allen Buchungen gleichzeitig gesucht werden.

Es werden alle aktiven und stornierten Vorgänge angezeigt.

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2. Optimierungen Webform Wizard

Der Webform Wizard wurde an diversen Orten “aufgeräumt”. Nicht mehr benötigte Felder wurden entfernt, Übersetzungen wurden optimiert. Nachfolgend werden die wichtigsten Veränderungen beschrieben:

HTML-Editor für Fusszeile Weblink
Bisher wurde die Fußzeile im Weblink ohne HTML-Editor gepflegt. Dies hat z.T. zu Problemen und Supportfällen geführt. Neu kann auch die Fußzeile bequem im bekannten Editor gepflegt werden.

Parametrisierung Zusatzfelder “nicht mehr” versteckt
Die Parametrisierung der Zusatzfelder war bisher relativ versteckt.
Neu wurde der Dialog zur Bearbeitung direkt auf der Lasche “Zusätzliche Felder” integriert.

Bisher:

Neu:

3. Kontrolle E-Mail Versand

Die Mails von e-vent werden über den Dienstleister Mailjet.com abgewickelt. Der Versandstatus der Mails wird in der Historie der Mail angezeigt (siehe auch Update 08.2023).

Neu gibt es auf der Startseite einen Tab “Fehlgeschlagene E-Mails”.
In dieser Lasche werden in Zukunft alle fehlgeschlagenen E-Mails mit der entsprechenden Fehlermeldung angezeigt. Dies ermöglicht eine einfache und effiziente Kontrolle der versendeten Mails.

Folgende Aktionen können über die Icons am rechten Bildschirmrand
durchgeführt werden:

a) E-Mail erneut senden
-->Wichtig: vorher kontrollieren, dass keine Schreibfehler vorhanden sind!

b) E-Mail bearbeiten & erneut senden
--> Die falsche E-Mail Adresse kann direkt korrigiert und das Mail erneut versendet werden

c) als bearbeitet markieren
--> Zum Beispiel bei Testbuchungen, kann die Fehlermeldung mit “bearbeitet markiert” werden und verschwindet aus der Übersicht.

4. Online Payment Gutschriften direkt aus e-vent

Seit Anfang Juli 2024 können direkt aus e-vent Online Payment Gutschriften gemacht werden.

Im nachfolgendem Beispiel sind -CHF 227.80 zurückzuerstatten.
Bei der Buchung wurden CHF 9.70 Fees bei der Zahlung dem Gast verrechnet.

Unten links wird der “Rückerstattung (Refund)” Button eingeblendet.

Auf dem Refund Screen werden die folgenden Informationen angezeigt:

• Datum der Belastung → hier 02.09.2024

• Bezahlter Betrag → hier CHF 287.50

• Bereits gutgeschriebener Betrag → hier CHF 0.00

• Maximal mögliche Gutschrift → hier CHF 235.75
  (weil eine Stornogebühr von CHF 50.00 verrechnet wurde)

• Zahlartgebühr nicht erstatten (Skip refund fees) → Checkbox anwählen
  wenn die verlangten Zahlungsgebühren nicht
  erstattet werden

4.1 Rückerstattung (Refund) durchführen

Die folgenden Aktionen können nun durchgeführt werden:

a) Totalbetrag zurückzahlen bzw. gutschreiben (mit oder ohne Zahlartgebühr)

b) Teilbetrag zurückzahlen bzw. gutschreiben (mit oder ohne Zahlartgebühr)

In der Zeile Kommentar können Notizen / Informationen hinterlegt werden.

In diesem Beispiel werden CHF 235.75 zurückerstattet.

Um die Rückzahlung auszuführen klicken Sie auf “Refund”.

4.2 Erfolgreiche Rückerstattung

Eine erfolgreiche Rückerstattung wird entsprechend angezeigt.

Der Offene Betrag ist CHF 0.00
Status = Bezahlt/Paid

4.3 Fehlgeschlagene Rückerstattung

Nicht erfolgreiche Rückerstattungen werde entsprechend in “rot” hinterlegt angezeigt.

Der offene Betrag: bleibt bestehen, nichts ist zurückbezahlt
Status = Fehlgeschlagen/Failed

Eine fehlgeschlagene Rückerstattung kann verschiedene Gründe haben, sollte aber in der Regel eher selten bis kaum vorkommen.

5. Buchungsstatus neu Default Report hinterlegen

Im e-vent wird intensiv mit den verschiedenen systemweiten sowie den pro Kongress individuell erstellen Buchungsstatus gearbeitet. Pro Status kann eine entsprechende Mail, Anhang etc. hinterlegt werden.

Neu kann pro Buchungsstatus auch der entsprechende Default Report hinterlegt werden.
Dies hat den Vorteil, dass bei der Ausgabe automatisch das richtige Dokument angezeigt wird und dies nicht noch zusätzlich ausgewählt werden muss.

Heute ohne Default Report
--> das richtige Dokument muss ausgewählt werden

Status mit Default Report
→ das korrekte Dokument ist vorausgewählt

6. Anzeige Buchungen im Backend

Wurde bisher ein Kongress nur für die Beherbergung konfiguriert, dann hatte man in den Buchungen und in der Buchungshistorie trotzdem auch die verschiedenen Masken zu den Veranstaltungen usw. aufgelistet.

Um eine bessere Übersicht zu erhalten, werden mit diesem Update die nicht benötigten Informationen, Laschen entsprechend ausgeblendet. Zusätzlich wurden diverse nicht benötigte Felder entfernt.

Buchung für Kongress nur mit Unterkunft → Lasche Veranstaltungen wird nicht angezeigt

Buchung für Kongress mit Veranstaltungen und Unterkunft → Beide Laschen werden angezeigt

7. Buchungen im Backend mit Inkasso beim Leistungsträger / vor Ort

Für Kunden mit Inkasso vor Ort beim Leistungsträger / Hotel gibt eine neue Checkbox “Unterkunft Zahlung vor Ort”, die für die Buchungen und Buchungsänderungen im Backend gesetzt werden muss.

Im e-vent 7 wurde bisher die Zahlung beim Leistungsträger nur auf dem Weblink berücksichtigt.

Bei einer Buchung / Umbuchung kann die Checkbox ebenfalls aktiviert / deaktiviert werden. Dies zur Abwicklung von Sonderfällen oder für die Umbuchung von “älteren” Buchungen.

8. Diverse Bugfixes und Korrekturen

Auch in diesem Objekt sind diverse kleinere Bugfixes enthalten und auch Verbesserungen und Korrekturen bei den Übersetzungen.

• Lasche Kongress
  Der Bereich Weblinks wurde nach links versetzt und verfügt über mehr Platz

• Im Hinblick auf das nächste Update wurden neue Felder im WebFormWizard in der Lasche Teilnehmer angelegt:
  - Erlaubt nur zusätzliche Teilnehmer
  - Kopiert die Informationen vom Hauptteilnehmer zum ersten zusätzlichen Teilnehmer

Ausblick auf die nächste Version

• Vereinfachung bei der Erfassung von Reiseteilnehmern und automatische Zuteilung der Reiseteilnehmer.
  
  

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