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Wichtig: für die Erfassung eines Events, die Hinterlegung von Unterkünften oder die Zuweisung eines Teilnehmers, muss vorgängig zwingend ein Kongress erfasst worden sein.
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1. Ribbon mit verschiedenen Funktionen zur Erstellung eines Kongresses
2. Allgemeine Eingaben zum Kongress
3. Übersicht der Unterkünfte
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Sie haben die Möglichkeit fünf verschiedene Notizen zu hinterlegen. Diese Memos sind für den internen Gebrauch bestimmt und werden dem Teilnehmer nicht angezeigt. Zwischen den einzelnen Memos blättern Sie, indem Sie die jeweilige «Blattzahl» anklicken.
Merkmale Teilnehmer
Mit dieser Schaltfläche, können Sie die Notiz erfassen und bearbeiten. Es öffnet sich der Texteditor.
Um ein Memo zu löschen, entfernen Sie ganz einfach den Text im Bearbeitungsfenster.
Kriterien
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Diese Merkmale sind Buchungsinformationen und dienen Ihnen dazu, um die Teilnehmer zu gruppieren. Bsp. Teilnehmer, Sponsor, Referent, Leistungsträger, etc. Zudem dienen Ihnen die Kriterien Merkmale für die Selektion und die Suche.
Das Programm unterteilt die KriterienMerkmale: solche, die nur für diesen Kongress und die Kriterien, die oder global zur Verfügung stehtstehen.
a. Kriterien Merkmale Teilnehmer erfassen
Globale KriterienTeilnehmer Merkmale, die häufig genutzt werden und somit auch für andere Kongresse zur Verfügung stehen sollen. Deren Erfassung lesen Sie bitte im Kapitel 4.A.1. Globale KriterienTeilnehmer Merkmale nach.
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Kongressspezifische KriterienMerkmale, die nur für den aktuellen Kongress gültig sind.
Klicken Sie für ein neues Kriterium Merkmal mit der rechten Maustaste in das Feld «Kriterium» «Merkmale Teilnehmer» oder öffnen Sie ein Bestehendes für deren Bearbeitung mit einem Doppelklick. Das folgende Bearbeitungsfenster öffnet sich: 
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Hinterlegen Sie die Beschreibung in allen, beim Kongress erfassten, Sprachen.
Aktiv: Durch Setzen des Häkchens bestimmen Sie, ob das Kriterium Merkmal generell verfügbar ist.
Online: Hier bestimmen Sie, ob das Kriterium Merkmal online, also im Buchungslink, verfügbar ist.
Das neue, kongressbezogene Kriterium Merkmal erscheint nun in der Kriterien-Box unter «Kongress» oder «Inaktiv» wenn das Kriterium nicht auf aktiv unter “Merkmale Teilnehmer” unter der Rubrik “Kongress” oder “Inaktiv” wenn das Merkmal auf inaktiv gesetzt ist.
b. Globale Kriterien Teilnehmer Merkmale zuteilen
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Ein globales Kriterium fügen Sie hinzu, indem Sie im Ribbon die Kriterien Merkmal wird dem Kongress hinzugefügt, die Merkmale mit dem Dropdown-Menü aufrufen aufgerufen und die gewünschten Einträge mit einem Haken aktivieren. Wenn ein Kriterium bereits ausgewählt ist, wird es ausgegraut im Dropdown. Um es zu entfernen rechtsklicken Sie das Kriterium im Kongress und wählen Sie dann Kriterium löschen.
c. Kriterien löschen
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Um ein Kriterium zu löschen, nutzen Sie diese Schaltfläche.
Bitte beachten Sie, dass Kriterienmarkiert werden.
c. Merkmale auf dem Kongress löschen
Um ein Merkmal auf dem Kongress zu löschen, klicken sie auf das Löschen Symbol. Bitte beachten Sie, dass Merkmale, die bereits einmal verwendet wurden, nicht gelöscht werden können.
Merkmale Unterkunft
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Die über den Button Merkmale und “Merkmale Unterkunft” erfassten Merkmale werden NUR auf dem jeweiligen Kongress verwendet.
Merkmale die regelmässig verwendet werden, sollten unter den Stammdaten 4.A.5. Merkmale Unterkunft erfasst werden.
Diese Merkmale können also sehr spezifisch für einen bestimmten Kongress erstellt werden. Klicken Sie dazu auf “Neu” und erfassen Sie die Merkmale in den verschiedenen Sprachen.
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Merkmale der Unterkunft zuteilen unter Kontingente auf dem jeweiligen Kongress
Damit der Teilnehmer auf dem Weblink filtern kann, müssen nun die für den Kongress erfassten bzw. verfügbaren Merkmale den Unterkünften zu gewiesen werden.
Mit Doppelklick auf der Unterkunft öffnet sich das folgende Fenster:
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Im Bereich Merkmale können das/die gewünschten Merkmal(e) pro Unterkunft ausgewählt werden.
Option
Optionen sind Zusatzleistungen zu Kongressen, die kostenpflichtig sind und welche vom Teilnehmer bestellt werden können.
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Als erstes wählen Sie den entsprechenden Feldtyp aus. Dabei stehen Ihnen 6 verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um Abfragen zu hinterlegen.
Bitte beachten Sie:
1. Der Feldtyp kann nicht mehr geändert werden, nachdem das Zusatzfeld angelegt wurde.
2. Ein Zusatzfeld kann nur gelöscht werden, wenn es nicht auf dem Buchungslink verwendet wird und noch nicht gebucht wurde.
beim erfassen:
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bei der manuellen Teilnehmer-Buchung
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Textfeld 1: Über ein einfaches Textfeld kann ein beliebiger, freier Text von einem Teilnehmer abgefragt werden.
Datumsfeld 2: Mit einem Datumsfeld wird ein Datum hinterlegt. Das Datum kann über eine Kalenderfunktion oder manuell erfasst werden.
Zeitfeld 3: Mit einem Zeitfeld wir eine bestimmte Uhrzeit abgefragt. Diese ist mit einer Zeitauswahl über 24 Stunden hinterlegt oder kann manuell eingegeben werden.
Auswahlfeld 4: Hierbei handelt es sich um ein einzelnes Feld, welches mit einem Haken markiert werden kann (im Sinne von: «trifft zu» wenn gesetzt).
Auswahlbox 5: Mit einem Auswahlfeld geben Sie dem Teilnehmer die Möglichkeit eine Antwort aus mehreren vordefinierten Möglichkeiten auszuwählen. Diese werden in einem Dropdown-Menü aufgelistet. Welche das sind, legen Sie dabei im unteren Teil dieses Bearbeitungsfensters selber fest.
Mehrfachauswahl 6: Mit der Mehrfachauswahl geben Sie dem Teilnehmer die Möglichkeit vorgegebene Werte auszuwählen. Dafür stehen 2 Varianten zur Verfügung:
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6b: Für den Auswahlknopf erstellen Sie die Einträge ebenfalls selber. Aus diesen Vorgaben kann der Teilnehmer mit Setzen des Häkchens eines davon auswählen.
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