Inhaltsverzeichnis
Einleitung
PaybyEmail ist ein bewährtes Modul im TOMAS® ProDestination für die Abwicklung von Zahlungen.
Vermehrt sind die Kunden nicht mehr bereit, die Kreditkarte per Telefon oder in einem Mail mitzuteilen. Es gibt auch Gäste, die keine Kreditkarten besitzen.
Mit dem Modul PaybyEmail wird dem Gast ein Link zum Bezahlen seiner Buchung generiert. Dem Gast stehen dann sämtliche “Online-Zahlungsmittel” zur Verfügung:
Postfinance
PayPal
TWINT
Sofort!
SwissPass
und die verschiedenen Kreditkarten (Mastercard, Visa, Amex usw.).
Voraussetzung ist natürlich, dass die Destination diese Zahlungsmittel überhaupt anbietet.
Ein grosser Vorteil gerade auch bei Kreditkarten ist die Haftungsumkehr! Bei Zahlungen über den Link muss der Gast die Zahlung mit dem 3D Secure Verfahren bestätigen (App, SMS etc.). Ein Chargeback ist somit ausgeschlossen.
Zahlungsablauf
Sie sollten also immer noch versuchen, dass bei so vielen Gästen wie möglich direkt die Karte belastet werden kann.
Ist dies nicht möglich, weil der Gast nicht will, dann kann der Zahlungslink zum Zug kommen.
Nach erfolgter Buchung im ProDestination kann der Zahlungslink ausgelöst werden.
Folgende Voraussetzungen sind dabei wichtig:
Die Buchung muss erstellt sein
Die Buchung muss verrechnet sein
Die Buchung muss also direkt beim Buchungsabschluss oder allenfalls nachträglich verrechnet werden:
Hier eine erstellte Rechnung für den Vorgang 11800113.
Wichtig: 1 Buchung kann theoretisch "n" -Rechnungen haben. Dies hängt von der Anzahl der Umbuchungen des Vorgangs ab.
Danach kann der Zahlungslink erstellt und versendet werden.
Es gibt 2 Möglichkeiten Zahlungslinks zu generieren:
ACHTUNG: Damit die E-Mail mit dem Zahlungslink an den Kunden gesendet werden kann, muss die E-Mail-Vorlage konfiguriert werden (siehe Punkt 5 - E-Mail-Konfiguration).
Restzahlungen (ausstehende Zahlungen) abfragen und mehrere Links gleichzeitig verschicken
Mit der Restzahlung können offene Beträge für eine bestimmte An- bzw. Abreise gesucht werden. Dies ist z.B. sehr wertvoll, wenn z.B. im Bereich der Ferienwohnungen mit An- und Abreise gearbeitet wird.
Gewünschte Rechnung auswählen
Betrag bei Bedarf anpassen (wenn mehrere Rechnungen erstellt wurden, u.a. auch Stornierungen, dann kann der Betrag auf den tatsächlich geschuldeten Betrag angepasst werden)
“Zahlungsemail senden” oder “Link nur erstellen” anwählen
Mit der Checkbox 0-Beträge anzeigen können die Vorgänge mit fälligem Betrag 0.00 ebenfalls eingeblendet werden.
Einzelne Zahlungslinks erstellen
Der Link kann ganz einfach an die gewünschte Buchungsnummer gesendet werden:
Vorgangsnummer eingeben und Rechnung suchen (Achtung: Vorgang muss verrechnet sein)
Gewünschte Rechnung auswählen (nur positive Beträge sind relevant)
Betrag bei Bedarf anpassen (wenn mehrere Rechnungen erstellt wurden, u.a. auch Stornierungen, dann kann der Betrag auf den tatsächlich geschuldeten Betrag angepasst werden)
“Zahlungsemail senden” oder “Link nur erstellen” anwählen
In der darunter angezeigten Linkübersicht kann man sehen, ob der Betrag bereits bezahlt wurde und das E-Mail auch nochmals auslösen sowie den Link direkt rauskopieren und weiter nutzen. Jeder erstellte Zahlungslink wird hier ausserdem aufgeführt.
Nachfolgend einige Bemerkungen zu den angezeigten Informationen:
“bezahlt”
kann ebenfalls manuell gesetzt werden, falls der Gast den Betrag bereits bezahlt hat. Allerdings muss dann im TOMAS noch eine Zahlung erfasst werden.“aktiv”
Es wird angezeigt, ob ein Zahlungslink noch aktiv ist. Man kann diesen also manuell deaktivieren, falls der Betrag nicht stimmen sollte und einen neuen Zahlungslink generieren“Restzahlung”
Der Link wurde aus dem Modul “Restzahlung” heraus erstellt“Mail Symbol”
Link kann nochmals versendet werden“Link”
dieser kann einfach kopiert z.B. in eine Mail eingefügt werden
Wichtig: Sie erhalten zwar nach der Bezahlung eine Mail. Das System erinnert Sie aber nicht bei nicht bezahlten Buchungen.
Der Einsatz des Zahlungslinks muss also in die bestehenden Abläufe / Workflows integriert werden. Allenfalls verschicken Sie die Buchungsbestätigung erst nach der Zahlung.
Wichtig: Destinationen mit Fibu-Schnittstellen dürfen nicht unterschätzen, dass wenn der Gast z.B. 1 Woche wartet mit dem Zahlen, dass dieser unter Umständen bereits 1 Rechnung von der Fibu erhalten hat. Auch wenn eine Rechnung da ist ist die Zahlung mit dem Zahlungslink immer noch möglich.
Zahlung des Gastes
Klickt der Gast auf den Link geht die Zahlungsseite auf.
Mit “Jetzt bezahlen” kommt er auf die von der Destination freigegebenen “Zahlungsmittel”.
Nach erfolgter Zahlung oder fehlgeschlagenen Zahlungen wird der Kunde entsprechend informiert.
Konfiguration Zahlungsseite
Die angezeigten Texte der Zahlungsseite können im Modul selbständig konfiguriert werden.
Die Texte sollten in einem HTML-Editor zusammengestellt werden.
Dabei kann z.B. folgender Editor verwendet werden (https://bestonlinehtmleditor.com/).
Klicken Sie auf Konfiguration Zahlungsseite:
Die folgende Seite wird angezeigt:
Name der Vorlage: aktuell gibt es NUR 1 Vorlage
Links für Impressum und Datenschutzerklärung hinterlegen
Layout bei Bedarf anpassen.
Banner hochladen (png - Bild mit einer Breite von 800 Pixel (Höhe nicht zu hoch :-)). Wichtig: unbedingt speichern unten “links”.
Erfassen Sie anschließend die gewünschten Texte in HTML:
“Willkommensseite”
Text auf Zahlungsseite
“Text Zahlen-Button”
Sie können den Button für die Bezahlung individuell benennen
“Zahlung erfolgreich Seite”
“Zahlungsfehler Text”
Textparameter
Um eine möglichst detaillierte und persönliche Zahlungsseite zu erstellen, stehen Ihnen die folgenden Textparameter zur Verfügung. Die Parameter werden mit $xxxx$ aktiviert.
Parameter Firma/Person | Inhalt |
|---|---|
$company1$ | Firma |
$company2$ | Firma Zusatz |
$company3$ | Firma Zusatz |
$letterformal$ | Sehr geehrte/sehr geehrter |
$letterpersonal$ | Lieber… |
$salutation$ | Grussformel (Herr, Frau) |
$title$ | Titel (Dr., Prof., usw.) |
$firstname$ | Vorname |
$lastname$ | Nachname |
$street$ | Strasse |
$zip$ | PLZ |
$city$ | Ort |
$country$ | Land |
Parameter Rechnung/Vorgang | Inhalt |
|---|---|
$link$ | Link zur individuellen Zahlungsseite |
$processnumber$ | Vorgangsnummer |
$invoicenumber$ | Rechnungsnummer |
$invoicedate$ | Rechnungsdatum |
$linkgenerateddate$ | Linkgenerierungs-Datum |
$amount$ | Betrag |
Konfiguration E-Mail
Die verschiedenen E-Mails können im Modul selbständig konfiguriert werden. Der angezeigte Text sollte in einem HTML-Editor zusammengestellt werden.
Dabei kann z.B. folgender Editor verwendet werden (https://bestonlinehtmleditor.com/).
Klicken Sie auf Konfiguration E-Mail:
Die beiden folgenden Mails müssen konfiguriert werden. Dabei stehen die unter Kapitel 4 erwähnten Parameter zur Verfügung:
Email Zahlungslink / E-Mail Restzahlung
- Hier muss zwingend die Variable $link$ enthalten sein - sonst kriegt der Gast keinen Link!
Emailbetreff Bestätigung
- Diese Mail wird dem Gast nach der Zahlung zugestellt.
Diese Mail wird auch in Kopie an die Destination geschickt sofern bei der E-Mail-Adresse Zahlungsbestätigung eine Mail hinterlegt ist.
Testmodus
Damit das Modul getestet werden kann, gibt es einen Testmodus. Dieser kann durch die Aktivierung der Checkbox und anschließend mit “Vorlage speichern” aktiviert werden. Sobald der Testmodus aktiviert ist, werden alle E-mails an die Test-Emailadresse versendet.
Restzahlung nutzen?
Hier kann die Suchzeit für die Restzahlung festgelegt werden. Ausserdem werden hier die Vertriebskanäle festgelegt, die für den Versand von Restzahlung Links berücksichtigt werden müssen.