Inhaltsverzeichnis
Vorwort
Über den TSmart steht ein komplettes Planungstool für Stadtführungen von Gruppen und die Organisation von öffentlichen Stadtführungen zur Verfügung. Die Guides können unter Berücksichtigung von Sprachen, Qualifikationen und anderen Besonderheiten den Themenführungen zugeordnet werden und anschliessend einfach und effizient im TSmart oder direkt online gebucht werden.
Bitte beachten: Der Funktionsumfang kann abhängig von den lokalen Konfigurationen von Destination zu Destination bzw. von Kunde zu Kunde variieren. Sollten Sie somit in der Anleitung Punkte finden, welche Ihnen nicht zur Verfügung stehen, prüfen Sie bitte die Freischaltung bei Ihrem Ansprechpartner im TOMAS®-Support.
Suche Gruppenführungen
Über den Button “Verkauf” können die Stadtführungen aufgerufen werden und schnell und einfach gebucht werden.
Vakanz Gruppenführungen
Nachfolgend wird auf die verschiedenen Funktionen/Buttons zum Buchen von Stadtführungen eingegangen.
In der Hochsaison oder allenfalls weit in der Zukunft werden keine Guides gefunden oder ein bestimmter Guide ist gewünscht. Unter dem Menüpunkt Ressourcen kann auf die einzelnen Guides zugegriffen werden und Sperren entsperrtRaten | Wählen Sie hier die zu buchenden Buchungsraten aus (Standard, VIP, Journalisten etc.). |
Typ der Führung | Die Führungen können nach Typen gefiltert werden. Dies erleichtert die Suche bei vielen Führungen. |
Führung | Hier können Sie direkt nach einer Führung suchen. Sie können mit Schlagwörtern arbeiten. |
Name der Führung/Tour | Wählen Sie die gewünschte Führung aus. |
Sprache | Hier werden die Sprachen angezeigt in der die Führung stattfindet bzw. gebucht werden kann. |
Datum / Uhrzeit | Erfassen Sie das Datum und die Uhrzeit. Bei der Uhrzeit wird automatisch die hinterlegte Dauer der Führung berücksichtigt. Diese kann aber auch verlängert oder verkürzt werden. |
Anzahl Personen | Erfassen Sie die die Anzahl Personen. Das System zeigt die erlaubten min/max. Personen an. |
Suche | Mit Suchen führen Sie die Suche aus. |
In der Hochsaison oder allenfalls weit in der Zukunft werden keine Guides gefunden oder ein bestimmter Guide ist gewünscht. Unter dem Menüpunkt Ressourcen kann auf die einzelnen Guides zugegriffen werden und Sperren entsperrt oder bestätigt werden.
Die Anzahl Personen dient zur Information. Es können aber mehr Personen als vorgesehen eingebucht werden. In diesem Fall kommt ein Informationsfenster mit der Information “Achtung die vorgegebene Personenzahl ist überschritten.”
Ergebnisliste
Kalender
Nach dem Sie gesucht haben erhalten Sie eine Übersicht mit allen freien Guides, die die gesuchte Führung „führen“.
Wichtige Informationen sind auf den ersten Blick sichtbar.
Zuletzt gebucht | Mit diesem Button wird der zuletzt gebuchte Guide an die 1. Stelle sortiert. |
Tages- oder Wochenansicht | Mit Suchen führen Sie die Suche aus. |
Mit den Symbolen 🔽 🔼 | Terminkalender des Guides aufklappen bzw. zuklappen |
Ohne Guide buchen | Diese Funktion ermöglicht, dass Angebote und Buchungen getätigt werden können, obwohl noch kein echter Guide zur Verfügung steht. Weitere Infos siehe hier. |
Filtern
Im TSmart können zusätzliche Filter (Facettensuche) hinterlegt werden. Diese Filter werden in der Regel pro Destination / Stadt festgelegt.
Infos über den Guide
Mit Klick auf das Info i beim Guide werden die erfassten Detailinformationen angezeigt. Diese Informationen können beliebig ausgebaut werden und sind als Merkmale in den Stammdaten hinterlegt. Ausnahmen sind die beiden Beschreibungsfelder Wichtige Info / Interne Notiz. diese können während dem Buchungsprozess gepflegt werden.
Das Feld wichtige Information wird ebenfalls direkt bei Vakanz angezeigt. I
Vorgang abschliessen
Klicken Sie auf den grün hinterlegten Zeitraum / Balken. Folgendes Fenster wird angezeigt:
Erfassen Sie einen hinterlegten Treffpunkt und Endpunkt.
Sie haben die Möglichkeit beim Treffpunkt auch einen individuellen Treffpunkt zu erfassen und dann im Feld Treffpunkt Zusatz entsprechend hinterlegen. Wichtig: Individueller Treffpunkt bzw. Endpunkt muss dazu ausgewählt werden.
Handpreise für Honorar und Verkaufspreis setzen :Sie können das vorgeschlagene Honorar sowie den Verkaufspreis manuell übersteuern. Das Setzten des sogenannten Handpreises gilt nur für die aktuelle Buchung.
Wenn Sie auf Speichern klicken wird die Führung in den Warenkorb übernommen.
Warenkorb
Der Warenkorb ist oben rechts ersichtlich und kann mit allen buchbaren Leistungen aus dem TOMAS gefüllt werden.
Folgende Prozesse können erstellt werden:
Angebot = unverbindliche Offerte
Buchung = verbindliche Buchung
Option = provisorische Buchung (Option) bis zu einem definierten Zeitpunkt
Mit der Schaltfläche „Verkauf abschliessen“ gelangt man zur Adresserfassung.
Weitere Funktionen:
info i beim Preis | Der Verkaufspreis kann an dieser Stelle wiederum verändert werde. Stornierungs- und Zahlungsbedingungen sind ersichtlich. |
Gutschein / Coupon | Gutscheine oder Coupons müssen an dieser Stelle entwertet werden. Wichtig: dies später nicht mehr möglich. |
Checkout - Adresse - Zahlung
Im Check-Out werden Auftraggeber, Hinweise an Gast und Leistungsträger, erfasst. Treffpunkte und Endpunkte können nochmals abgeändert werden.
Auftraggeber / Gast erfassen
Suchen Sie ob die Adresse bereits erfasst ist. Wenn die Adresse nicht gefunden wird, dann die Adresse neu erfassen. Links von der Adresserfassung werden die verschiedenen “Etappen” des Checkouts dargestellt.
Roter Punkt: es fehlt eine obligatorische Angabe
grüner Punkt: es sind keine Einträge erforderlich oder aber die Eingabe ist bereits erfolgt
Mit “Klick” auf eine Rubrik wird man direkt ohne Scrollen z.B. zu den Zahlungsmethoden geführt.
Im Textfeld Info Gast können Informationen für den Gast erfasst werden, die in der Buchungsbestätigung aufgeführt werden.
Rechnungsadresse
Eine separate Rechnungsadresse kann erfasst werden.
Im TSmart kann der Rechnungsempfänger auch erst nachträglich gesetzt werden.
Informationen Guide - Endpoints - Allgemeine Informationen
Diverse Mitteilungen an den Guide bzw. Leistungsträger des Bausteins sind möglich.
Information POS: ist für interne Notizen und wird nirgends gedruckt
Information LT: diese Information wird auf der Bestätigung des Guides gedruckt
Info Rende-vous: dieses Textfeld wird auf der Bestätigung des Gastes UND des Guides gedruckt
Je nach Konfiguration sind weitere Felder möglich.
Treffpunkte und Endpunkte können nochmals abgeändert werden.
Auf den Buchungsbestätigungen an den Guide werden automatisch die weiteren Guides, die vom gleichen Kunden gebucht wurden aufgeführt – sowie Informationen zu den gebuchten Bausteinen. Die Felder variieren je nach Kunde.
Zahlungsmethoden
Die je nach Konfiguration zur Verfügung stehenden Zahlungsmethoden können an dieser Stelle gewählt werden:
Buchungen sollten Kreditkarte abgeschlossen werden.
Auf Rechnung empfiehlt sich NUR “Rechnungserstellung erst nachträglich”
Vorgang abschließen & Dokumente
Um den Vorgang nun abzuschließen, klicken Sie auf die Schaltfläche “Buchung abschließen” und versenden Sie die Buchungsdokumente oder öffnen Sie das PDF zum Drucken.
Sie können die Dokumente auch öffnen und ausdrucken (klicken Sie dazu auf das PDF-Symbol).
Angebot umwandeln in eine Buchung
Alle Teilvorgänge eines Angebotes können in eine Buchung umgewandelt werden.
Mit dem Button “Angebot in eine Buchung umwandeln” öffnet sich die Vakanzsuche mit den Angaben des Angebotes (Datum, Personen etc.).
Anschließend kann ein Guide ausgewählt und die Buchung abgeschlossen werden. Die im Angebot ausgefüllten Textfelder sowie die Adressen werden ebenfalls in die Buchung übertragen.
