Inhaltsverzeichnis
Bitte beachten: Der Funktionsumfang kann abhängig von den lokalen Konfigurationen von Destination zu Destination bzw. von Kunde zu Kunde variieren. Sollten Sie somit in der Anleitung Punkte finden, welche Ihnen nicht zur Verfügung stehen, prüfen Sie bitte die Freischaltung bei Ihrem Ansprechpartner im TOMAS®-Support.
Guide Verwaltung / Ressourcen
Die Vakanzsuche im TSmart wurde vereinfacht. Die Suche nach einem bestimmten bzw. geeigneten Guide, der unter Umständen bereits eine andere Buchung oder eine Sperre hinterlegt hat, wird neu über die Schaltfläche Ressourcen abgewickelt.
Aus den Ressourcen kann direkt eine Buchung erstellt werden sowie Sperren bestätigt oder aufgehoben werden.
Guide Verwaltung / Ressourcen öffnen
Auf die Ressourcen gelangt man über die Menüleiste mit dem Button “Ressourcen” oder direkt aus der Vakanz, wenn z.B. kein oder kein geeigneter Guide gefunden wird.
Wenn die Ressourcen direkt aus der Vakanzsuche geöffnet wird, dann wird diese automatisch in einem neuen Fenster geöffnet.
Funktionalitäten der Guide Verwaltung / Ressourcen
Suche nach Guides
Der Bereich Links ist um die Suche auszuführen und das Resultat entsprechend zu filtern.
Guidename | Direkt nach dem gewünschten Guide suche. |
Suche starten | Mit Suchen führen Sie die Suche aus. |
Führungen ohne Guide | Diese Funktion ermöglicht, dass Angebote und Buchungen getätigt werden können, obwohl noch kein echter Guide zur Verfügung steht. Weitere Infos siehe hier |
Filter | Mit den Filterfunktionen kann der geeignete Guide anhand der hinterlegten Merkmale “herausgefiltert” werden. Der Filter funktioniert nach erfolgter Suche. |
Kalender der Guides
Rechts von der Suche werden die Terminkalender der Guides oder z.T. auch Lokalitäten, Transportmitteln angezeigt.
Datum | Zugriff auf die Kalender der Guides zum gewünschten Datum. |
Führung / Filter | Einschränkung der Anzeige nach einer gewissen Führung. |
Sprache | Einschränken nach der gesuchten Sprache. |
Zuletzt gebucht | Mit diesem Button wird der zuletzt gebuchte Guide an die 1. Stelle sortiert. |
Tages- oder Wochenansicht | Mit Suchen führen Sie die Suche aus.
|
Mit den Symbolen 🔽 🔼 | Terminkalender des Guides aufklappen bzw. zuklappen |
Info i | Mit Klick auf das Info i beim Guide werden die erfassten Detailinformationen angezeigt. Siehe auch hier. |
Sperren entsperren - bestätigen - setzten
Sperren setzen
Im Kalender am bestimmten Tag den zu sperrenden Zeitraum anklicken.
Schaltfläche “Neue Sperre” wählen
Status | Status/Grund für den gesperrten Zeitraum. |
Zeitraum pflegen | Von-Bis Pflege |
Uhrzeit von - bis | Gesperrte Uhrzeiten |
Kommentar | Hier kann ein Kommentar hinterlegt werden. |
Abbrechen | Die Sperre wird nicht gesetzt bzw. der Prozess wird abgebrochen. |
Speichern | Die Sperre wird gesetzt und ist wie auf dem folgenden Screen ersichtlich gesetzt und der Status ist direkt ersichtlich. |
Wichtig: Bestätigt ein angerufener Guide seine Sperre, sollte jeder Mitarbeiter dies entsprechend mit “Bestätigt” vermerken um zu vermeiden, dass ein Guide x fach angerufen wird 
.
Sperren freigeben
Nach einem Anruf ist der Guide allenfalls bereit die Führung trotzdem zu übernehmen. Die Sperre kann in den Ressourcen freigeschaltet werden.
Mit Klick auf die vorhandene Sperre kann diese mit dem Button “Sperre löschen” freigegeben werden.
Buchen
Buchungen erstellen
Direkt aus den Ressourcen kann eine Buchung erstellt werden.
a) indem ein bereits freier Termin gebucht wird
b) indem vorher die Sperre entsprechend aufgelöst wird
Mit “Erstellen” wird automatisch die Vakanz durchgeführt.
Weiter Informationen zum Abschluss der Buchung / Angebot siehe hier.
Buchung umbuchen - stornieren - bearbeiten
Eine bestehende Buchung kann über die Ressourcen bearbeitet werden. Klickt man auf die gewünschte Buchung an, dann öffnet sich diese in der Vorgangsverwaltung.
Weitere Informationen zum Umbuchen, Stornieren, Dazubuchen, Verrechnen, Bezahlen etc. siehe hier.