Gestion des guides / Ressources
Veuillez noter que : L'étendue des fonctions peut varier d'une destination à l'autre ou d'un client à l'autre en fonction des configurations locales. Ainsi, si vous trouvez dans le guide des points qui ne sont pas à votre disposition, veuillez vérifier l'activation auprès de votre interlocuteur du support TOMAS®.
Gestion des guides / Ressources
La recherche dans TSmart a été simplifiée. La recherche d'un guide précis ou approprié, qui a éventuellement déjà placé une autre réservation ou un blocage, s'effectue désormais via le bouton "vers la gestion des guides".
Il est possible de créer directement une réservation à partir des ressources et de confirmer ou d'annuler des blocages.
Ouvrir Gestion des guides / Ressources
On accède aux ressources / gestion des guides via la barre de menu en cliquant sur le bouton "Ressources" ou directement depuis la recherche, si par exemple, aucun guide ou aucun guide approprié n'a été trouvé.
Si la ressource est ouverte directement depuis la recherche, elle s'ouvre automatiquement dans une nouvelle fenêtre.
Fonctionnalités gestion des guides / Ressources
Recherche de guides
La section à gauche permet d'effectuer une recherche et de filtrer le résultat en conséquence.
Date | Date pour laquelle un guide est nécessaire. |
Nom du guide | Rechercher directement le guide souhaité. |
Visites guidées / Filtre | Sélectionner le visite guidée souhaitée. |
Langue | Sélectionner la langue souhaitée. |
Filtres | Les fonctions de filtre permettent de "filtrer" le guide approprié en fonction des caractéristiques enregistrées. Le filtre fonctionne une fois la recherche effectuée. |
Rechercher | Avec Rechercher, vous effectuez la recherche. |
Calendrier des guides
A droite de la recherche s'affichent les calendriers des guides et/ou des lieux de rencontre, des moyens de transport.
Vue journalière ou hebdomadaire | Afficher les jours individuellement ou la semaine entière. |
Avec les icones | Ouvrir ou fermer le calendrier du guide |
Info i | En cliquant sur l'info i du guide, les informations détaillées saisies s'affichent. Voir aussi ici. |
Débloquer - confirmer - définir
Saisir des blocages
Cliquer sur la période à bloquer dans le calendrier le jour donné.
Sélectionner le bouton "Nouveau blocage”
Statut | Statut/motif de la période bloquée. |
Saisie de la période | Gestion du au |
Heure de / à | Heures bloquées |
Commentaire | Un commentaire peut être enregistré ici. |
Interrompre | Le blocage n'est pas activé ou le processus est interrompu. |
Enregistrer | Le blocage est activé et le statut est directement visible sur l'écran suivant. |
Important : Si un guide appelé confirme son blocage, chaque collaborateur devrait le noter en conséquence avec "Confirmé" afin d'éviter qu'un guide soit appelé x fois .
Libérer des blocages
Après un appel, le guide est éventuellement prêt à se charger de la visite malgré tout.
Le blocage peut être débloqué dans les ressources.
En cliquant sur le blocage existant, celui-ci peut être libéré en cliquant sur le bouton "Débloquer".
Réserver
Saisir une réservation
Il est possible de créer une réservation directement à partir des ressources.
a) en réservant une date déjà libre
b) en supprimant le blocage au préalable.
En cliquant sur "Réservation ou offre" une recherche peut être effectuée. Pour plus d'informations sur le processus de réservation / offre, voir ici.
Modifier - annuler une réservation
Une réservation existante peut être modifiée via les ressources. Si on clique sur la réservation souhaitée, celle-ci s'ouvre alors dans la “Offres & Réservations”.
Plus d'informations sur les modifications, les annulations, la facturation et le paiement, etc. - voir ici.