Veuillez noter que : L'étendue des fonctions peut varier d'une destination à l'autre ou d'un client à l'autre en fonction des configurations locales. Ainsi, si vous trouvez dans le guide des points qui ne sont pas à votre disposition, veuillez vérifier l'activation auprès de votre interlocuteur du support TOMAS®.

Modifier une réservation/offre existante

Une prestation réservée peut être modifiée à tout moment.

Scénarios possibles :

modifier le nombre de personnes
ajouter/supprimer des suppléments
modifier la date / l'heure
modifier point de rendez-vous / fin - Information prestataire / cllient/hôte
changer de guide / changer de langue
modifier la visite guidée

Gestion Offre & Réservation

Avant de pouvoir modifier une procédure, celle-ci doit être recherchée dans “Offre & Réservation”, depuis le
”calendrier” ou via la “gestion des guides”.

Plus d’information au niveau “Offre & Réservation” ici.

La visualisation des procédures est identique dans tout le système. Une réservation de visite guidée se compose de différentes procédures partielles. Important Une réservation peut contenir un grand nombre de visites guidées. Pour des raisons de clarté, nous recommandons un maximum de 5 à 10 réservations.

Important : par défaut, seules les réservations actives sont affichées. Si les annulées doivent également être affichées, la case "annulé" doit être cochée.

Procédure partielle Visite guidée

Sur le processus partiel de la visite, on trouve les informations générales sur la visite. Point de rendez-vous, point de fin, etc.

Procédure partielle Guide

Les informations décisives se trouvent sur le guide attribué.
Le guide est affiché en retrait.

La plupart des modifications se font directement sur le guide.

Client & autre adresse de facturation

Sous “Client” une adresse peut être modifié.

Lors de la réservation il est possible de saisir une adresse de facturation différente et de la modifier ensuite sous "Autre adresse (facturation)".

Si le destinataire de la facture n'est pas encore connu au moment de la réservation, il peut être ajouté également ultérieurement via la fonction "Autre adresse (facturation)".

Transformer une offre en réservation

Toutes les procédures partielles d'une offre peuvent être converties en une réservation.

En cliquant sur le bouton "Convertir l'offre en réservation", la recherche s'ouvre avec les données de l'offre (date, personnes, etc.).

Il est ensuite possible de sélectionner un guide et de finaliser la réservation. Les champs de texte remplis dans l'offre ainsi que les adresses sont également transférés dans la réservation.

Modifier des visites guidées

Dans TSmart, tous les modifications peuvent être effectués au même endroit.

Modifier: Nombre de personnes & heure

Modifier le nombre de personnes et l'heure directement sur le guide.

La modification est effectuée en cliquant sur Enregistrer en bas à droite. L'activité existante sera traitée et adaptée après une nouvelle confirmation.

Modifier: Prix, ajouter/supprimer suppléments

Ouvrir les détails du prix de vente ou des honoraires du guide.

Il est possible de fixer un prix manuel.
Il est possible d'ajouter ou de supprimer des suppléments (éventuellement des réductions).

Modifier : Visite guidée, date, langue ou guide

Effectuer la modification souhaitée directement sur le guide.

Changer de guide
Modifier la date
changer de langue
Remplacer le guide

En cliquant sur Enregistrer en bas à droite, la modification est effectuée. L'opération existante sera modifiée et adaptée après une nouvelle confirmation.

La procédure partielle existante est annulée et automatiquement réenregistrée. Dans ce cas, le client a changé de la Visite de la Vieille Ville sur la Visite de la Cathédrale et également de Guide.

Modifier: Textes d'information, lieux de rendez-vous, etc.

Les points de rendez-vous sont déposés au 1er niveau de la visite et peuvent être modifiés ultérieurement.

Les textes d'information sont déposés en Suisse sur le guide (2e niveau).

En cliquant sur Enregistrer en bas à droite, la modification est effectuée. La procédure existante sera modifiée et adaptée après une nouvelle confirmation.

Ajouter à la réservation

Si un guide supplémentaire ou une prestation supplémentaire (par exemple entrée au musée) doit être ajouté sur une réservation existante, il est possible de le faire en cliquant sur le bouton "Ajouter" dans le menu/navigation.

Il est ensuite possible d'effectuer une recherche et de réserver la prestation souhaitée sur la réservation existante.

Cette démarche est visible dans le panier:

L'adresse du client est déjà enregistrée.

Annuler / Annuler avec frais d’annulation

Pour annuler une visite guidée, il faut cliquer sur Annuler dans la navigation et sélectionner la visite souhaitée.

Ensuite, les documents d'annulation peuvent être imprimés ou envoyés directement par e-mail. Si Si vous le souhaitez, il est possible d'envoyer tous les documents ou de ne pas en envoyer certains.

Annulation avec frais d'annulation:

Si l'annulation entraîne des frais d'annulation pour le client, il existe les possibilités suivantes :

a) Le client doit payer des frais d'annulation.
Dans ce cas, la visite guidée est annulée et des frais d'annulation sont ajoutés via Activité de groupe.

b) Le client doit payer des frais d'annulation et le guide reçoit des honoraires.

Le système permet de configurer différents honoraires d'annulation. Le guide réservé peut être transféré de la visite annulée vers les honoraires d'annulation.

Facturation antérieur

à compléter

Paiement antérieur