Update e-vent 7 - 06./07.2024

Informationen zu diversen kleineren Updates im Juni und Juli 2024. Update vom 30.05.2024

1. Teilnehmer/Buchungen global suchen & stornierte Buchungen in Suche einbeziehen

Neu können Teilnehmer bzw. Buchungen über alle Kongresse einfach gesucht werden.

Auf der Suche der Kongresse gibt es ein neues Feld Teilnehmer Nummer. Nach der Suche wird der entsprechende Kongress angezeigt.

Auf dem Kongress in der Lasche Teilnehmer muss dann wie wie bisher gesucht werden.

Bisher wurden in den Teilnehmern stornierte Buchungen nicht automatisch angezeigt.

Die Suche musste direkt auf den stornierten Buchungen erfolgen. Neu kann mit der Checkbox “Mit stornierten Buchungen” nach allen Buchungen gleichzeitig gesucht werden.

Es werden alle aktiven und stornierten Vorgänge angezeigt.

2. Optimierungen Webform Wizard

Der Webform Wizard wurde an diversen Orten “aufgeräumt”. Nicht mehr benötigte Felder wurden entfernt, Übersetzungen wurden optimiert. Auf die folgenden Anpassungen wird eingegangen:

HTML-Editor für Fusszeile Weblink
Bisher wurde die Fusszeile im Weblink ohne HTML-Editor gepflegt. Dies hat z.T. zu Problemen und Supportfällen geführt. Neu kann auch die Fusszeile bequem im bekannten Editor gepflegt werden.

Parametrisierung Zusatzfelder “nicht mehr” versteckt
Die Parametrisierung der Zusatzfelder die in den Buchungsprozess individuelle integriert werden können, waren bisher relativ versteckt. Neu wurde der Dialog zur Bearbeitung direkt auf der Lasche “Zusätzliche Felder” integriert.

Bisher:

Neu:

3. Kontrolle E-Mail Versand

Der Mail Versand von e-vent wird über den Dienstleister Mailjet.com abgewickelt. Der Versandstatus der Mails ist in der Historie der Mail angezeigt (siehe auch).

Neu gibt es auf der Startseite einen Tab “Fehlgeschlagene E-Mails”. In dieser Lasche werden in Zukunft alle fehlgeschlagenen E-Mails mit der entsprechenden Fehlermeldung angezeigt. Dies ermöglicht eine einfache und effiziente Kontrolle der versendeten Mails.

Folgende Aktionen können über die Icons am rechten Bildschirmrand
durchgeführt werden:

a) E-Mail erneut senden
-->Wichtig: vorher kontrollieren, dass keine Schreibfehler vorhanden sind!

b) E-Mail bearbeiten & erneut senden
--> Die falsche E-Mail Adresse kann direkt korrigiert und das Mail erneut versendet werden

c) als bearbeitet markieren
--> Zum Beispiel bei Testbuchungen, kann die Fehlermeldung mit “bearbeitet markiert” werden und verschwindet aus der Übersicht.

4. Online Payment Gutschriften direkt aus e-vent

Wie im letzten Update bereits angekündigt wurde im Bereich Payment sehr viel gemacht.

Seit ca. Anfang Juli 2024 können nun auch Online Payment Gutschriften gemacht werden.

Im nachfolgendem Beispiel sind -CHF 227.80 (ohne etwaige Gebühren) zurückzuerstatten.
Bei der Buchung wurden CHF 9.70 Fees bei der Zahlung dem Gast verrechnet.

Unten links wird der “Rückerstattung (Refund)” Button eingeblendet.

Auf dem Refund Screen werden die folgenden Informationen angezeigt:

• Datum der Belastung → hier 02.09.2024

• Bezahlter Betrag → hier CHF 287,50

• Bereits gutgeschriebener Betrag → hier CHF 0.00

• Maximal mögliche Gutschrift → hier CHF 235,75
  (weil eine Stornogebühr von CHF 50.00 verrechnet wurde)

• Zahlartgebühr nicht erstatten (Skip refund fees) → Checkbox anwählen
  wenn die verlangten Gebühren nicht erstattet werden

4.1 Rückerstattung (Refund) durchführen:

Die folgenden Aktionen können nun durchgeführt werden:

a) Totalbetrag zurückzahlen bzw. gutschreiben (mit oder ohne Zahlartgebühr)

b) Teilbetrag zurückzahlen bzw. gutschreiben (mit oder ohne Zahlartgebühr)

In der Zeile Kommentar können Notizen / Informationen hinterlegt werden.

In diesem Beispiel werden CHF 235.75 zurückerstattet (inklusive Payment Fees).

Um die Rückzahlung auszuführen klicken Sie auf “Refund”.

4.2 Erfolgreiche Rückerstattung

Eine erfolgreiche Rückerstattung wird entsprechend angezeigt.

Der Offene Betrag ist CHF 0.00
Status = Bezahlt/Paid

4.3 Fehlgeschlagene Rückerstattung

Nicht erfolgreiche Rückerstattungen werde entsprechend in “rot” hinterlegt angezeigt.

Der offene Betrag: bleibt bestehen, nichts ist zurückbezahlt
Status = Fehlgeschlagen/Failed

Eine fehlgeschlagene Rückerstattung kann verschiedene Gründe haben, sollte aber in der Regel eher selten bis kaum vorkommen.

5. Buchungsstatus neu Default Report hinterlegen

Im e-vent wird mit den verschiedene systemweite Buchungsstatus und den pro Kongress individuell erstellen Status gearbeitet. Pro Status kann eine entsprechende Mail, Anhang etc. hinterlegt werden.

Neu kann pro Buchungstatus auch der entsprechende Default Report hinterlegt werden.
Dies hat den Vorteil, dass bei der Ausgabe automatisch der richtige Report angezeigt wird und und dies nicht noch zusätzlich ausgewählt werden muss.

Heute ohne Default Report
--> das richtige Dokument muss ausgewählt werden

Status mit Default Report
→ das korrekte Dokument ist vorausgewählt

6. Buchungen im Backend

Wurde bisher ein Kongress nur für die Beherbergung konfiguriert, dann hatte man in den Buchungen und ist der Buchungshistorie trotzdem auch die verschiedenen Masken zu den Veranstaltungen usw. aufgelistet.

Um eine bessere Übersicht zu erhalten, werden mit diesem Update die nicht benötigten Informationen z.B. Veranstaltungen entsprechend ausgeblendet. Zusätzlich wurden diverse nicht benötigte Felder entfernt.

Buchung für Kongress nur mit Unterkunft → Lasche Veranstaltungen wird nicht angezeigt

Buchung für Kongress mit Veranstaltungen und Unterkunft → Beide Laschen werden angezeigt

6. Diverse

Auch in diesem Objekt sind diverse kleinere Bugfixes enthalten und auch Verbesserungen und Korrekturen bei den Übersetzungen.

Ausblick auf die nächste Version

• Vereinfachung bei der Erfassung von Reiseteilnehmern und automatische Zuteilung der Reiseteilnehmer.

• Gutschriften direkt aus e-vent auslösen: mit Credit Note und Gutschrift der Online Zahlungsmethoden.

28.05.2024