Inhaltsverzeichnis
In dieser Rubrik werden die allgemeinen Funktionen beschrieben. Detaillierte Informationen zum Beispiel für die Stadtführungen befinden sich direkt in der jeweiligen Modulbeschreibung.
Vorgänge suchen
Über den Menüpunkt “Angebote & Buchungen” kann auch die Buchungen, Angebote und die weiteren Vorgänge zugegriffen werden. Hier kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:
Buchung, Angebot, Option(*), Prospektanfragen (*)
Vorgangsnummer (int & extern), Kundenname
Reisezeitraum (bezogen auf das Anreisedatum oder Buchungsdatum)
Status Aktiv oder Storniert
Name der Leistung oder Leistungsträger
Buchungsratenraten
Vertriebskanal
(*) sofern konfiguriert
Ergebnisliste
Im Suchergebnis der Vorgangsverwaltung werden die Vorgänge farblich unterschieden.
Im Bereich der Buchungen wird zwischen “Eigenen Buchungen” und “Fremdbuchungen” (über externe Vertriebskanäle) unterschieden:
Mit eigenen Buchungen (grün) können Sie interagieren, diese stornieren, oder umbuchen. Fremdbuchungen (blau) können Sie zwar einsehen, aber nicht ändern, oder stornieren.
Angebot werden in grau dargestellt.
Vorgänge verwalten & bearbeiten
Grundsätzlich können alle Vorgänge bearbeitet (umgebucht, storniert usw.) werden. In den folgenden Kapiteln wird ausschließlich auf Buchungen eingegangen.
Vorgang öffnen & Vorgangsbearbeitungsmenü
In dem auf den Vorgang geklickt wird, kann dieser stufenweise geöffnet werden.
Der gewünschte Teilvorgang kann ausgewählt werden:
Und die wichtigen Informationen werden angezeigt:
Menüsymbol
Über das Menüsymbol auf der linken Seite können je nach Vorgangsart eine Vielzahl von Aktionen durchgeführt werden.
In den nachfolgenden Kapiteln wird auf die wichtigsten Funktionen genauer eingegangen.
Buchung Umbuchen
Eine Buchung kann grundsätzlich einfach umgebucht werden, in dem z.B bei einem ganztägigen Erlebnis die Anzahl Ticket und gültig für x Personen einfach geändert wird.
8-ung: Werden Leistungen von externen Systemen verkauf (z.B. von Secutix, PTS, Trekksoft etc.) oder eigenen Leistungen, die beim Eintritt entwertet bzw. wo der QR-Codes des Eintritts geprüft wird, dann sollte NIE eine einfache Umbuchung gemacht werden.
Das Tickt muss storniert und mit Zubuchen neu eingebucht werden, damit die Informationen mit dem Fremdsystem korrekt ausgetauscht und entwertet werden können.
In diesem Beispiel - soll die Anzahl Ticket / Personen geändert werden:-
In diesem Beispiel wird eine Uhrzeitänderung vorgenommen
Änderungen unten rechts mit “Speichern” übernehmen und dem entsprechenden Dialog betreffend Dokumentenversand folgen.
Wird bei einem Erlebnis die Uhrzeit geändert z.B. vom 14:00 Uhr auf 15:00 Uhr, dann wird im Hintergrund automatisch eine neue Teilbuchung erstellt.
Buchung Handpreis setzten / Preis anpassen
Für jede Buchung kann jederzeit der Preis direkt auf der Buchung händisch verändert werden. Klicken Sie dazu auf die “Preisdetails”. Mit Klick auf den “Stift” wird das Preisfeld zum Bearbeiten freigegeben.
Mit “Speichern” wird die Anpassung übernommen anschliessend dem entsprechenden Dialog betreffend Dokumentenversand folgen.
Buchung Info-Texte ändern
Informationen an den Gast oder LT können jederzeit auch nachträglich erfasst werden. Unter Weitere Informationen werden zusätzliche Felder angzeigt, sofern vorhanden.
Änderungen unten rechts mit “Speichern” übernehmen und dem entsprechenden Dialog betreffend Dokumentenversand folgen.
Buchung Zubuchen von Leistungen
Muss bei einer bestehenden Buchung z.B. ein zusätzlicher Eintritt, Erlebnis dazugebucht werden, dann kann dies über den Button “Zubuchen” über das Menü/Navigation gemacht werden.
Die Funktion des Zubuchens kommt z.T. auch bei klassichen Umbuchungen oder Teilstornierungen zum Einsatz. Werden Leistungen von externen Systemen verkauft (z.B. von Secutix, PTS, Trekksoft etc.) oder will muss ein Zimmer gewechselt werden usw. Dann muss der bestehende Teilvorgang storniert und mit Zubuchen das “neue” Zimmer eingebucht werden.
Es muss eine neue Vakanz auf der gewünschten Produktgruppe ausgeführt werden und die gewünschte Leistung auf die bestehende Buchung gebucht werden.
Die Zubuchung ist im Warenkorb ersichtlich:
Die Gastadresse ist bereits hinterlegt.
Die Funktion des Zubuchens kommt z.T. auch bei klassichen Umbuchungen oder Teilstornierungen zum Einsatz. Werden Leistungen von externen Systemen verkauft (z.B. von Secutix, PTS, Trekksoft etc.) oder will muss ein Zimmer gewechselt werden usw. Dann muss der bestehende Teilvorgang storniert und mit Zubuchen das “neue” Zimmer eingebucht werden.
Buchung Stornieren
Bei einer kompletten Stornierung, einem Teilstorno mit oder ohne Zubuchen kommt die Stornierungsfunktion zur Anwendung.
Ein Vorgang kann aus der Vorgangsübersicht heraus storniert werden. Gibt es mehrere Teilvorgänge müssen diese entsprechend ausgewählt werden.
Es stehen die folgenden drei Arten zum Stornieren zur Verfügung:
Storno Leistungsträger
Storno Leistungsträger bedeutet, dass eine Stornierung auf Wunsch des Gastgebers erfolgt und das Kontingent wird hierbei nicht wieder erhöht
Stornieren
Normales Storno, das Kontingent wird wieder erhöht.
Kulanzstorno
Aktuell keine Relevanz in der Schweiz bzw. ist identisch wie “Stornieren”.
Buchung Kunde bearbeiten
Muss ein Kunde/Gastadresse bearbeitet werden, z.B. Fehler wegen einem Schreibfehler in der E-Mail-Adresse, dann kann dies über die Aktion “Kunde” im Menü/Navigationen vorgenommen werden.
Buchung Abweichende Rechnungsadresse
Über den Button abweichende Rechnungsadresse kann ein anderer Rechnungsempfänger hinterlegt werden.
Damit diese Funktion entsprechend genutzt werden kann, müssen die Geldflüsse und die Dokumente entsprechend parametrisiert werden. Bitte den Support/Hotline kontaktieren.
Rechnungen
Wird eine Buchung abgeschlossen und das Inkasso erfolgt beim Point of Sales (POS), dann stehen je nach Konfiguration unterschiedliche Zahlungsmethoden zur Verfügung.
Rechnung erstellen
Erfolgt die Rechnungsstellung nachträglich, dann muss dies über die Aktion “Rechnung erstellen” erfolgen. Nach erfolgter Verrechnung öffnet sich direkt das Rechnungsmodul bzw. die erstellte Rechnung / Debitor.
Die Aktion Rechnung erstellen ist nicht ersichtlich, wenn sämtliche Positionen verrechnet sind.
Der Bereich Rechnungen und bezahlen von Rechnungen wird in der separaten Rubrik xxx beschrieben.
Rechnung Kunde
Bei den Zahlungsarten Kunde zahlt bar, Zahlung mit Kreditkarte, Kunde zahlt per Rechnung (Rechnungsstellung direkt beim Buchungsabschluss) oder beim Zahlungslink, wird direkt eine Rechnung erstellt.
Mit dieser Aktion wird der / die Rechnung(en) bzw. Debitor(en) angezeigt.
Rechnung Partner
Über diese Aktion gelangen Sie auf die Leistungsträger- / Kommissionsabrechnung. Dies natürlich nur wenn bereits eine Abrechnung erstellt worden ist.
Mit Klick auf das “PDF” Symbol können Sie die Abrechnung einsehen.
Dokumente
In der Regel werden direkt bei der Buchung oder bei der Umbuchung die Dokumente an den Gast und Leistungsträger versendet.
Über die Aktionen Drucken Gast-Dokumente oder LT-Avise können Dokumente nachträglich versendet werden oder die Bestätigungen als PDF heruntergeladen werden.
Gewünschtes Dokument auswählen z.B jsp_BuchungGast
PDF Download auswählen um das Dokument herunterzuladen
E-Mail senden, um das Dokument dem Gast oder einem anderen Kontakt zu senden
Beim E-Mail Versand muss zwingend eine Nachricht hinterlegt werden.
Die Signatur bzw. Kontaktangaben sofern hinterlegt (siehe oben rechts unter den Benutzereinstellungen) werden automatisch übernommen.
Eine Stornobestätigung kann nur bei stornierten Buchungen versendet werden! Je nach Kundenkonfiguration sind unterschiedliche Dokumente vorhanden.