Index

Les fonctions générales sont décrites dans cette rubrique. Les informations détaillées, par exemple pour les visites guidées de la ville, se trouvent directement dans la description du module concerné.

Offres & réservations destinations

L'option de menu “Offres & réservations” (depuis l’onglet "Administration”) vous permet d'accéder à une gestion complète des demandes. Ici, vous pouvez filtrer les opérations selon les critères suivants :

réservation ou offre
numéro de procédure ou nom du client
Date de voyage (par rapport à la date d'arrivée ou à la date de réservation)
Statut de la réservation : Actif ou Annulé
Tarifs
Canaux de distribution

Réservations propres / réservations externes

Dans le résultat de la recherche, les réservations sont différenciées entre "réservations propres" et "réservations externes":

Vous pouvez interagir avec vos propres réservations (en vert), les annuler ou les modifier. Les réservations externes (bleues) peuvent être consultées, mais pas modifiées ou annulées.

Pour chaque réservation, vous pouvez cliquer sur l'icône du menu à gauche :

Voir les détails
Ajouter à la réservation
Annuler
Consulter les données du client
Consulter et imprimer les documents des clients et prestataires

Vous trouverez également certains détails de réservation si vous ouvrez une réservation par étapes directement à partir de la liste :

Tout d’abord, vous trouverez un résumé de l’état de la facturation lié à la réservation, ainsi que le nombre de procédures associées à celle-ci.

Ici, vous pouvez voir en un clin d'œil :

quoi
quand
par qui

cela a été réservé

Gérer et traiter les opérations

En principe, toutes les opérations peuvent être modifiées (transférées, annulées, etc.). Les chapitres suivants traitent exclusivement des écritures comptables.

Ouvrir une opération et menu de traitement des opérations

En cliquant sur l'opération, celle-ci peut être ouverte étape par étape.

La sous-opération souhaitée peut être sélectionnée :

Et les informations importantes s'affichent :

Menu de la réservation

Le menu de la réservation situé à gauche permet d'effectuer diverses actions en fonction du type d'opération.

Les chapitres suivants traitent plus en détail des fonctions les plus importantes.

Modification de réservation

Une réservation peut en principe être facilement modifiée, par exemple en changeant simplement le nombre de billets et le nombre de personnes concernées pour une expérience d'une journée entière. (Et ce directement dans la réservation)

Attention : si les prestations sont vendues par des systèmes externes (par exemple Secutix, PTS, Trekksoft, etc.) ou s'il s'agit de prestations propres qui sont validées à l'entrée ou pour lesquelles le code QR de l'entrée est vérifié, il ne faut JAMAIS effectuer une simple modification de réservation.
Le billet doit être annulé et réservé à nouveau afin que les informations puissent être correctement échangées et validées avec le système tiers.

Dans cet exemple, le nombre de billets/personnes doit être modifié :

Dans cet exemple, un changement d'heure est effectué.

Enregistrez les modifications en bas à droite en cliquant sur « Enregistrer » et suivez la boîte de dialogue correspondante concernant l'envoi de documents.

Si l'heure d'une expérience est modifiée, par exemple de 14h00 à 15h00, une nouvelle réservation partielle est automatiquement créée en arrière-plan.

Définir le prix manuel / Ajuster le prix

Pour chaque réservation, le prix peut être modifié manuellement à tout moment directement sur la réservation. Pour ce faire, cliquez sur « Détails du prix ». En cliquant sur le « crayon », le champ du prix est débloqué pour être modifié.

Cliquez sur « Enregistrer » pour valider la modification, puis suivez la procédure correspondante pour l'envoi des documents.

Modifier les textes d'information de la réservation

Les informations destinées au client ou au LT peuvent être saisies à tout moment, même a posteriori. Sous « Informations complémentaire», des champs supplémentaires s'affichent.

Validez les modifications en cliquant sur « Enregistrer » en bas à droite, puis suivez la procédure correspondante pour l'envoi des documents.

Réservation - Ajouter des prestations

Si, pour une réservation existante, il faut ajouter par exemple une entrée supplémentaire ou une expérience, cela peut être fait via le bouton « Ajouter à la résa» dans le menu de la réservation.

La fonction de réservation supplémentaire est également utilisée dans certains cas pour les modifications classiques de réservation ou les annulations partielles. Si des prestations sont vendues par des systèmes externes (par exemple Secutix, PTS, Trekksoft, etc.) ou si un changement de chambre est nécessaire, etc., la transaction partielle existante doit être annulée et la « nouvelle » chambre doit être réservée à l'aide de la fonction de réservation supplémentaire.

Une nouvelle réservation doit être créée pour le groupe de produits souhaité et la prestation souhaitée doit être réservée sur la réservation existante.

La réservation supplémentaire est visible dans le panier :

L'adresse de l'invité est déjà enregistrée.

Annuler une réservation

La fonction d'annulation est utilisée en cas d'annulation complète, d'annulation partielle avec ou sans réservation supplémentaire.

Une transaction peut être annulée à partir du menu de la röservation. S'il y a plusieurs transactions partielles, celles-ci doivent être sélectionnées en conséquence.

Les trois types d'annulation suivants sont disponibles :

Annulation prestataire
L'annulation prestataire signifie qu'une annulation est effectuée à la demande de l'hôte et que le contingent n'est pas augmenté à nouveau.

Annuler
Annulation normale, le contingent est à nouveau augmenté.

Annuler sans frais
Actuellement sans pertinence en Suisse, identique à « Annuler ».

Modifier les informations d'un client

Si l'adresse d'un client/hôte doit être modifiée, par exemple en raison d'une erreur de saisie dans l'adresse e-mail, cela peut être fait via l'action « Client » dans le menu de la röservation.

Enregistrement d'une adresse de facturation différente

Le bouton « Autre adresse (facturation) » permet d'enregistrer un autre destinataire pour la facturation.

Pour pouvoir utiliser cette fonction, les flux financiers et les documents doivent être paramétrés en conséquence. Veuillez contacter le service d'assistance/la hotline.

Factures

Si une réservation est finalisée et que l'encaissement s'effectue au point de vente (POS), différents modes de paiement sont disponibles en fonction de la configuration.

Créer une facture

Si la facturation est effectuée a posteriori, cela doit être fait via l'action « Créer une facture ». Une fois la facturation effectuée, le module de facturation ou la facture / le débiteur créé s'ouvre directement.

Facture client

Une facture est directement créée pour les modes de paiement suivants : paiement en espèces, paiement par carte de crédit, paiement par facture par le client (facturation directement à la clôture de la réservation) ou lien de paiement.

Cette action permet d'afficher la ou les factures ou le ou les débiteurs.

Facture partenaire

Cette action vous permet d'accéder au décompte des prestataires / commissions. Bien entendu, cela n'est possible que si un décompte a déjà été créé.

En cliquant sur l'icône « PDF », vous pouvez consulter la facture.

Documents

En règle générale, les documents sont envoyés au client et au prestataire de services directement lors de la réservation ou du changement de réservation.

Les actions Imprimer les documents client ou Avis LT permettent d'envoyer des documents a posteriori ou de télécharger les confirmations au format PDF.

Sélectionnez le document souhaité, par exemple 1 Confirmation hôte.
Sélectionnez « Télécharger le PDF » pour télécharger le document.
Envoyez un e-mail pour envoyer le document au client ou à un autre contact.

Lors de l'envoi d'un e-mail, il est obligatoire d'ajouter un message.
La signature ou les coordonnées, si elles ont été enregistrées (voir en haut à droite dans les paramètres utilisateur), sont automatiquement reprises.

Une confirmation d'annulation ne peut être envoyée que pour les réservations annulées ! Selon la configuration du client, différents documents sont disponibles.