Leistungsträger suchen/erfassen
Bevor Sie neue Anbieter anlegen, sollten Sie zuerst nachsehen, ob der gewünschte Anbieter ggf. bereits angelegt ist. Wählen Sie daher zunächst den Menüpunkt “Pflege” und anschließend die Option “Erlebnisse” aus. Hier finden Sie ein Suchfeld zur Schlagwortsuche, welches Sie mit den gewünschten Suchbegriffen füllen können (hier im Beispiel “Hans Müller”):
Bei der Suche werden folgende Werte aus der Adresse durchsucht:
Ort
Unternehmensbezeichung (+ Zusatz 1 und Zusatz 2)
Passende Treffer sehen Sie direkt unterhalb des Felds der Schlagwortsuche:
Um einen neuen Anbieter / Leistungsträger anzulegen, wählen Sie auf der Startseite im TSmart zunächst den Menüpunkt “Pflege” und anschließend die Option “Erlebnisse” aus:
Um nun einen neuen Anbieter anlegen zu können, betätigen Sie die Schaltfläche “Neuer Anbieter”:
Im Folgefenster werden nun zunächst die allgemeinen Daten des Anbieters erfasst:
Name des Anbieters (ggf. in deutscher und in den freigeschalteten Fremdsprachen Ihrer Instanz)
Über die Schaltfläche “abweichende Sortierung” kann zusätzlich das Feld “Name für Sortierung” aktiviert werden, welches ermöglicht, einen eigenen Sortiernamen für den Leistungsträger zu geben.
Kategorie, Typ, Buchungsstatus, Partnerstatus
Die Kategorie ist hier in der Regel “Freizeit, Sport Kultur”, auch andere Kategorien können je nach abgestimmter Einrichtung zur Auswahl stehen.
Die Leistungsträgertypen dienen zur feineren Kategorisierung der Leistungsanbieter.
Adresse des Leistungsträgers
Ergebnis: Sie haben einen neuen Anbieter / Leistungsträger angelegt
Datenpflege auf der Ebene des Anbieters / Leistungsträgers
Nachdem Sie nun einen komplett neuen Anbieter / Leistungsträger erfasst haben, erhalten Sie diverse Möglichkeiten, die Anbieterebene / Leistungsträgerebene mit weiteren Daten zu versorgen.
Register “Allgemein”
Einen Großteil der Datenpflege des Registers “Allgemein” haben Sie bereits im Rahmen der allgemeinen Anbieter- / Leistungsträgererfassung gepflegt.
Der Bereich Social media ist freiwillig und hier würden die Social Media Informationen des Leistungsträgers hinterlegt.
Adressdetails
In den Adressdetails können Sie neben den Standarddaten noch folgende Daten ergänzen:
Weitere Unternehmensbezeichnung (bis zu zwei Zusätze sind möglich)
Zusatzinformationen Adresse (Erläuterung dazu siehe Abschnitt “Anbieter anlegen”)
Postfach (fügt, falls gewünscht, ein Zusatzfeld hinzu, in dem ein Postfach erfasst werden kann. Dies wird nur genutzt sofern das Postfach auch an einem anderen Ort ist. )
E-Mail (Gruppen) (kann relevant sein, wenn der Anbieter im Gruppenmodul genutzt wird)
Adressdetails: Ansprechpartner
Hat der Anbieter einen festen Ansprechpartner / eine feste Kontaktperson? Wenn ja, dann können Sie diese im Bereich einen “Ansprechpartner” pflegen. Die Erfassung des Ansprechpartners ist freiwillig.
Abweichende Adressen zur Buchungsabwicklung
Hier kann mit Hilfe der Adressverwaltung eine abweichende Adresse für die Buchungsabwicklung sowie eine abweichende Rechnungsadresse / Adresse für Abrechnungen erfasst werden.
Texte
Auf dieser Ebene können Texte gepflegt werden, sofern diese entsprechend in der Konfiguration freigeschaltet sind. Wichtig die Beschreibung der Aktivität / Erlebnis befinden sich NICHT auf der Ebene des Anbieters.
Rechtliche Informationen
Der folgende Bereich ist vor allem in Deutschland relevant und kann in der Schweiz akutell igorniert werden.
Allgemeine Geschäftsbedingungen
Widerrufsbelehrungen
Sicherungsscheine
Datenschutzbestimmungen
Buchhaltung
Im Bereich “Buchhaltung” werden die buchhalterisch relevanten Daten des Anbieters / Leistungsträgers erfasst. Erfasst werden können hier:
Bankdaten
Daten des Debitors & Kreditors sowie das Erlöskonto des Anbieters
Diese Informationen werden direkt durch den Fibu-Export eingefügt, sofern dieser genutzt wird. Deshalb hier bitte NICHTS erfassen.
Steuerangaben
Informationen zur MWST etc. Dies ist vor allem bei Pauschalen wichtig.
Zustellung der Sammelabrechnung
Hier sollten Sie standardmässig E-Mail auswählen.
Bitte beachten Sie: Dieses Feld ist wichtig, wenn Sie eine direkte Abrechnung über die TOMAS “Sammelabrechnung” vollziehen, denn über dieses Feld wird gesteuert, wie der Leistungsträger seine Abrechnung erhält.
Logins
Auf der Ebene der Anbieter-Stammdaten finden Sie die Lasche Logins, unter welcher Sie bestehende Logins verändern und löschen, sowie neue Logins anlegen können.
Neuen Benutzer anlegen
Sobald Sie einen neuen Benutzer anlegen, landen Sie in einer leeren Erfassungsmaske. Die zwingenden Felder sind mit einem Sternchen markiert, von Wichtigkeit sind vor allem:
Benutzername (der Name, der zum Login vom Benutzer eingegeben wird, das kann z.B. auch ein Kürzel oder ein prägnanter Name sein, z.B. "hansmueller")
Name (der tatsächliche Name des Benutzers, z.B. "Hans Müller Adventures")
Kennwort (inkl. Kennwort wiederholen)
E-Mail
Benutzerprofil (auf den Benutzerprofilen sind die Rechte bzw. Möglichkeiten des Benutzers geregelt - in der Regel gibt es mehrere Profile.)
Signatur ebenfalls ein Pflichtfeld
Durch Klick auf "Benutzer anlegen" wird der Benutzer abgespeichert und eine Benutzung des Logins ist ab diesem Zeitpunkt möglich.
Bestehende Benutzer verwalten
Über das rote Mülleimer-Symbol können Sie Benutzer löschen, über Bearbeiten können Sie einen bestehenden Benutzer verändern (z.B. den Namen oder Passwort ändern, etc.). Bei der Bearbeitung haben Sie die gleichen Optionen, die Sie bereits aus der Neuanlage von Benutzern kennen.
Systeminfo
Der Bereich “Systeminfo” ist ein reiner Administrationsbereich, den Sie in der Regel nicht im Alltag benötigen.
Auch ist es hier möglich, den Anbieter / Leistungsträger zu löschen.
Erstellen Sie einen Link für den Anbieter
Dies ist der Link, den Sie den Reisezielen und DMO für die Anbieter schicken müssen:
https://tsmart.tomas-travel.com/tsmart/login.xhtml?loginname=TDS00020013032387966&style=skin-default&resid=TDS0002001
Achtung: Sie müssen die TDS-Nr. des Anbieters verwenden.
Damit der Anbieter die richtige Sprache erhält, müssen Sie noch etwas hinzufügen:
DE: &locale=de
FR: &locale=de