Wichtig: Bevor eine Unterkunft einem Kongress zugewiesen werden kann, muss die Unterkunft erfasst worden sein. Wie eine Unterkunft neu erfasst wird, lesen Sie bitte im Kapitel 5.1 Unterkunft erfassen nach.
Grundsätzlich können in dieser Ansicht alle Grundeinstellungen, die im Register «Unterkunft» vorgenommen wurden, übersteuert werden.
4.3.1. Hotel hinterlegen
Wählen Sie den zu bearbeitenden Kongress auf der Startseite aus und wechseln Sie ins Register «Kontingente».
Über die Schaltfläche «Unterkunft» im Ribbon gelangen Sie zur Unterkunftssuche, bei der alle erfassten, noch nicht zugewiesenen Unterkünfte angezeigt werden:
Sie können nun in allen Spalten nach einem bestimmten Eintrag suchen. Geben Sie dazu den Suchbegriff in der obersten Zeile der gewünschten Spalte ein. Sofort bei der Eingabe werden die Einträge gefiltert.
Markieren Sie das Hotel und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit «OK» (oder wählen Sie die Unter-kunft mittels Doppelklick aus). Sie gelangen zum Eingabefenster der Details.
Anmerkungen:
Wenn Sie eine bereits zugewiesene Unterkunft bearbeiten möchten, rufen Sie die entsprechen-de Unterkunft mittels Doppelklick auf. Das gleiche Eingabefenster öffnet sich.
Inkasso: Bestimmen Sie hier, ob die Bezahlung im Hotel erfolgt.
MwSt.: Hinterlegung des Mehrwertsteuersatzes.
Kommission: Hier bestimmen Sie, ob die Kommission in Prozent oder Betrag berechnet wird.
Benachrichtigung / Reminder
Erstellen Sie eine Benachrichtigung werden, indem Sie auf die Schaltfläche drü-cken. Dabei können Sie einerseits auf die Vorlagen zurückgreifen, die Sie in den Stammdaten erfasst haben. Bitte lesen Sie dazu das Kapitel 2.A.3. Benachrichtigungsvorlage / Reminder.
Andererseits kann aber auch eine neue, nur für diese Unterkunft geltende Benachrichtigung erstellt werden. Die Vorgehensweise ist identisch.
Annullationsbedingungen:
Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, Annullationsbedingungen zu hinterlegen.
1. Als angezeigter Text
Setzen Sie den Haken, wenn Sie den Text der Annullationsbedingungen unformatiert eingeben wollen.
Wichtig: Die Hinterlegung des Textes ist zwingend in allen, beim Kongress aus-gewählten Sprachen erforderlich.
2. Hinterlegung als Dokumente:
Wählen Sie zwischen «mehrsprachiger» oder «sprachspezifischer» Annullations-bedingung für formatierte Dokumente. Über die Schaltfläche «Suchen» hinterlegen Sie direkt die PDF-Datei der Annullationsbedingung.
Zudem können Sie die PDF-Datei abspeichern oder auch löschen.
Die Eingaben speichern Sie mit «OK» und gelangen wieder zum Register «Kontingente».
4.3.2. Zimmer zuweisen
Wählen Sie dafür im linken Bereich der Ansicht die entsprechende Unterkunft aus, indem Sie sie einmal anklicken und somit farblich markieren. Im mittleren Bereich sehen Sie sogleich die Übersicht der, in den Stammdaten hinterlegten, Zimmer.
Mit einem Doppelklick auf das zu bearbeitende Zimmer (mittlerer Bereich) erhalten Sie folgen-des Eingabefenster:
Wochenpreis: «Preis wird für die gesamte Woche berechnet» bedeutet, dass die Un-terkunft (beispielsweise eine Ferienwohnung) nur für eine ganze Woche gebucht werden kann und der Preis auch für die ganze Woche ange-geben sein muss.
Dies kann momentan nicht im Internet dargestellt werden.
Preiskategorie: Hier legen Sie fest, ob die Preiskategorie pro Zimmer/Nacht oder pro Person/Nacht verrechnet wird.
Kommission: Die Kommission wird je nach Hinterlegung bei «Unterkunftskontingent Detail» in Prozent oder Betrag berechnet.
Einkaufspreis: Hinterlegen Sie hier den Einkaufspreis für das Zimmer.
Reservationsgebühr: Eine allfällige Reservationsgebühr können Sie in diesem Feld erfassen.
Belegung: Definieren Sie hier die minimale, normale und maximale Belegung des Zimmers.
Standardverpflegung: Sie müssen hier die Standardverpflegung festlegen, die im Zimmerpreis inbegriffen ist. Um eine Verpflegungsart auszuwählen, muss diese er-fasst und aktiv sein. Dies erfolgt im Menü «Unterkunft».
Um andere Verpflegungsarten, die hinterlegt sind, verfügbar zu schal-ten, müssen sie mit einem Haken aktiv gesetzt werden.
Speichern Sie die Eingaben mit «OK» ab.
Die Bearbeitung eines Zimmers erfolgt auf die gleiche Weise, indem Sie das zu bearbeitende Zimmer mit einem Doppelklick aufrufen.
Zimmer löschen
Achtung:
Ein Zimmer kann in der Übersicht nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen vorgenommen wurden.
4.3.3. Kontingente erfassen / bearbeiten
Nach der Speicherung der Zimmerangaben werden nun im rechten Bereich bei «Kontingent» alle verfügbaren Daten sichtbar. Diese Daten entsprechen der Eingabe «Hotelkontingent von/bis» beim Kongress:
Um einzelne Kontingente zu ändern, können Sie diese doppelklicken, oder alternativ rechter Mausklick / «Kontingent Bearbeiten» wählen.
Nebenstehendes Fenster erscheint, in welchem Sie Ihre gewünschten Änderungen vornehmen können.
Möchten Sie die Kontingente mehrerer Zimmer gleichzeitig ändern, markieren Sie die ge-wünschten Daten (Ctrl oder Shift und Mausklick) und rufen mit der rechten Maustaste «Kon-tingent bearbeiten» das folgende Eingabefenster auf: