4.3. Unterkunftskontingente einem Kongress zuweisen

Wichtig: Bevor eine Unterkunft einem Kongress zugewiesen werden kann, muss die Unterkunft erfasst worden sein. Wie eine Unterkunft neu erfasst wird, lesen Sie bitte im Kapitel 5.1 Unterkunft erfassen nach.

Grundsätzlich können in dieser Ansicht alle Grundeinstellungen, die im Register «Unterkunft» vorgenommen wurden, übersteuert werden.

4.3.1. Hotel hinterlegen & bearbeiten

Wählen Sie den zu bearbeitenden Kongress auf der Startseite aus und wechseln Sie ins Register «Kontingente».

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Über die Schaltfläche «Unterkunft» im Ribbon gelangen Sie zur Unterkunftssuche, bei der alle erfassten, noch nicht zugewiesenen Unterkünfte angezeigt werden:

Sie können nun in allen Spalten nach einem bestimmten Eintrag suchen. Geben Sie dazu den Suchbegriff in der obersten Zeile der gewünschten Spalte ein. Sofort bei der Eingabe werden die Einträge gefiltert.

Markieren Sie das Hotel und bestätigen Sie Ihre Auswahl mit «OK» (oder wählen Sie die Unterkunft mittels Doppelklick aus). Sie gelangen zum Eingabefenster der Details.

Unterkunft bearbeiten / Merkmale hinzufügen

Mit Doppelklick kann eine bereits zugewiesene Unterkunft bearbeitet werden und z.B. die Merkmale der Unterkunft, die für den jeweiligen Kongres wichtig sind hinzugefügt werden.

Mit Doppelklick auf der Unterkunft öffnet sich das folgende Fenster:

MwSt.: Hinterlegung des Mehrwertsteuersatzes.

Kommission: Hier bestimmen Sie, ob die Kommission in Prozent oder Betrag berechnet wird.

Benachrichtigung / Reminder
Erstellen Sie eine Benachrichtigung werden, indem Sie auf die Schaltfläche drücken. Dabei können Sie einerseits auf die Vorlagen zurückgreifen, die Sie in den Stammdaten erfasst haben. Bitte lesen Sie dazu das Kapitel 2.A.3. Benachrichtigungsvorlage / Reminder. Andererseits kann aber auch eine neue, nur für diese Unterkunft geltende Benachrichtigung erstellt werden. Die Vorgehensweise ist identisch.

Annullationsbedingungen:
Es stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung, Annullationsbedingungen zu hinterlegen.
1. Als angezeigter Text

Setzen Sie den Haken, wenn Sie den Text der Annullationsbedingungen unformatiert eingeben wollen.
Wichtig: Die Hinterlegung des Textes ist zwingend in allen, beim Kongress ausgewählten Sprachen erforderlich.

2. Hinterlegung als Dokumente:

Wählen Sie zwischen «mehrsprachiger» oder «sprachspezifischer» Annullationsbedingung für formatierte Dokumente. Über die Schaltfläche «Suchen» hinterlegen Sie direkt die PDF-Datei der Annullationsbedingung.

Zudem können Sie die PDF-Datei abspeichern oder auch löschen.

Die Eingaben speichern Sie mit «OK» und gelangen wieder zum Register «Kontingente».

4.3.2. Zimmer zuweisen

Wählen Sie dafür im linken Bereich der Ansicht die entsprechende Unterkunft aus, indem Sie sie einmal anklicken und somit farblich markieren. Im mittleren Bereich sehen Sie sogleich die Übersicht der, in den Stammdaten hinterlegten, Zimmer.

Mit einem Doppelklick auf das zu bearbeitende Zimmer (mittlerer Bereich) erhalten Sie folgendes Eingabefenster:

Wochenpreis: «Preis wird für die gesamte Woche berechnet» bedeutet, dass die Unterkunft (beispielsweise eine Ferienwohnung) nur für eine ganze Woche gebucht werden kann und der Preis auch für die ganze Woche angegeben sein muss.
Dies kann momentan nicht im Internet dargestellt werden.

Preiskategorie: Hier legen Sie fest, ob die Preiskategorie pro Zimmer/Nacht oder pro Person/Nacht verrechnet wird.

Kommission: Die Kommission wird je nach Hinterlegung bei «Unterkunftskontingent Detail» in Prozent oder Betrag berechnet.

Einkaufspreis: Hinterlegen Sie hier den Einkaufspreis für das Zimmer.

Reservationsgebühr: Eine allfällige Reservationsgebühr können Sie in diesem Feld erfassen.

Belegung: Definieren Sie hier die minimale, normale und maximale Belegung des Zimmers.

Standardverpflegung: Sie müssen hier die Standardverpflegung festlegen, die im Zimmerpreis inbegriffen ist. Um eine Verpflegungsart auszuwählen, muss diese erfasst und aktiv sein. Dies erfolgt im Menü «Unterkunft».
Um andere Verpflegungsarten, die hinterlegt sind, verfügbar zu schalten, müssen sie mit einem Haken aktiv gesetzt werden.

Speichern Sie die Eingaben mit «OK» ab.

Die Bearbeitung eines Zimmers erfolgt auf die gleiche Weise, indem Sie das zu bearbeitende Zimmer mit einem Doppelklick aufrufen.

Zimmer löschen

Achtung:
Ein Zimmer kann in der Übersicht nur dann gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen vorgenommen wurden.

4.3.3. Kontingente erfassen / bearbeiten

Nach der Speicherung der Zimmerangaben werden nun im rechten Bereich bei «Kontingent» alle verfügbaren Daten sichtbar. Diese Daten entsprechen der Eingabe «Hotelkontingent von/bis» beim Kongress:

Um einzelne Kontingente zu ändern, können Sie diese doppelklicken, oder alternativ rechter Mausklick / «Kontingent Bearbeiten» wählen.

Nebenstehendes Fenster erscheint, in welchem Sie Ihre gewünschten Änderungen vornehmen können.

Möchten Sie die Kontingente mehrerer Zimmer gleichzeitig ändern, markieren Sie die gewünschten Daten (Ctrl oder Shift und Mausklick) und rufen mit der rechten Maustaste  «Kontingent bearbeiten» das folgende Eingabefenster auf:

Die Einträge werden von den Stammdaten der Unterkunft übernommen, können jedoch pro Kongress geändert werden.

Mit dem Haken «Kontingent ist auf dem Web-Formular verfügbar» entscheiden Sie, ob diese Kontingente für die Online-Buchung verfügbar sind. Ist also der Haken nicht gesetzt, kann nur über den Client gebucht werden.
Bei Mehrfachauswahl von Kontingenten müssen Sie zuerst «Preis ändern», «Gästetaxe ändern» oder «Kontingent ändern» anklicken, damit die jeweiligen Felder bearbeitbar werden.

Kontingente ändern absolut:
Beim absoluten Ändern der Kontingente, wird bei allen Zimmern der ausgewählten Daten die Anzahl auf die eingegebene Menge erhöht bzw. reduziert.

Beispiel:

Kontingente ändern relativ:
Beim relativen Ändern der Kontingente, wird bei jedem Zimmer der ausgewählten Daten die Anzahl um die jeweilige Anzahl erhöht oder reduziert.

Beispiel:

Sobald das Eingabefenster mit «OK» geschlossen wird, sind die Änderungen direkt in der Übersicht zu sehen.

Achtung: Kontingente für ein bestimmtes Datum können nur gelöscht werden, wenn noch keine Buchungen erfolgt sind. Ansonsten kann das Kontingent nur geändert werden.

4.3.4. Kontingente zurücksetzen

Hotels, bei denen bereits Buchungen getätigt wurden, können nicht gelöscht werden. Sollten nun jedoch alle freien Kontingente nicht mehr zur Verfügung stehen, müssen diese nicht manuell einzeln zurückgesetzt werden (gemäss Kapitel 4.3.4 Kontingente bearbeiten). Sie können dies gesamthaft (beim jeweiligen Hotel) in einem Schritt durchführen, indem Sie das betreffende Hotel mit einem rechten Mausklick markieren und «Kontingent zurücksetzten» wählen.

Dieser Befehl setzt alle Kontingente aller Zimmertypen in einem Schritt zurück. Zur Sicherheit werden Sie mit der folgenden Meldung nochmals gefragt, ob Sie die Kontingente zurücksetzen möchten:

«Ja» die Kontingente werden nun unwiderruflich zurückgesetzt.

«Nein» die Aktion wird ohne Folgen abgebrochen.

Die bereits im Vorfeld getätigte Buchung bleibt bestehen, nur die freien Kontingente werden zurückgesetzt.

Beispiel:
Kontingente beim Doppelzimmer vor dem Zurücksetzen (keine Buchungen vorhanden):

Kontingente beim Doppelzimmer nach der Aktion:

Kontingente beim Doppelzimmer vor dem Zurücksetzen (Buchungen vorhanden):

Kontingente beim Doppelzimmer nach der Aktion:

Die bestehenden Buchungen bleiben.