2. Startseite
- Clément Jaton (Unlicensed)
Über die Menüleiste können Sie direkt in die Register Adresse, Kongress oder Unterkunft wechseln, indem Sie das gewünschte Modul anklicken.
2.A. Stammdaten
In den Stammdaten passen Sie allgemeine Einstellungen wie «Mehrwertsteuer», «Korrespondenz», «Benachrichtigungsvorlage», «System Einstellungen (=System parameters)» und «Erfolgskonto» an. Zudem finden Sie hier die Reportverwaltung und können das Passwort ändern.
Die hier vorgenommenen Änderungen sind sogleich aktiv, nachdem die Parameter neu geladen wurden.
2.A.1. Mehrwertsteuer
Einen neuen Eintrag erstellen Sie, indem Sie unten auf «Neu» klicken. Um einen bestehenden Eintrag zu ändern, klicken Sie auf den entsprechenden Eintrag und ändern diesen ab.
Bitte beachten Sie, dass ein MwSt. Satz als Standard hinterlegt sein muss. Einen MwSt.-Satz, der nicht mehr gebraucht wird, setzt man inaktiv, indem man den Haken in der Spalte «Aktiv» entfernt.
2.A.2. Korrespondenz
Wenn Sie die Schaltfläche «Korrespondenz» wählen, können Sie die Beschriftungen in verschiedenen Sprachen ändern.
Da systemtechnische Vorgänge mit der Korrespondenzart verknüpft sind, kann an dieser Stelle keine neue Korrespondenzart hinterlegt werden.
2.A.3. Benachrichtigungsvorlage / Reminder
Hinterlegen Sie hier Vorlagen für wiederkehrende Benachrichtigungen einfach und vor allem schnell:
In dieser Übersicht werden die bereits erfassten Vorlagen aufgelistet.
Zeigt an, dass die Vorlage allen Benutzern zur Verfügung steht (global).
Die Vorlage steht nur dem Benutzer zur Verfügung, der diese Benachrichtigung angelegt hat.
Damit löschen Sie die jeweilige Benach-richtigungsvorlage.
Mit einem Doppelklick auf eine bestehende Benachrichtigungsvorlage kann diese bearbeitet wer-den.
Mit der Schaltfläche «Neu» erstellen Sie eine neue Vorlage.
Das Bearbeitungsfenster öffnet sich. Nehmen Sie die Änderungen, bzw. die Einträge, vor und speichern Sie diese mit «OK» ab.
Gut zu wissen:
In einem Kongress können aber auch unterkunftsspezifische Benachrichtigungen erstellt werden (Beschreibung im Kapitel 4.3.1 Hotel hinterlegen).
2.A.4. System-Parameter
Hier sind Einstellungen hinterlegt, die sich zum einen auf Ihren Mandanten beziehen, des Weiteren bestimmen sie die Funktionalität.
Bitte nehmen Sie hier keine Änderungen vor.
Für allfällige Anpassungen wenden Sie sich bitte an ONAX AG – it solutions.
2.A.5. Erfolgskonto
Beim Klick auf die Schaltfläche Erfolgskonto können Sie das Bankkonto, auf das Zahlungen erfolgen sollen, bearbeiten oder ein Neues hinzufügen.
Bei den Radio-Buttons in den Spalten rechts, können Sie auswählen, bei welchen Buchungen, dieses Konto als Standard ausgewählt ist.
Die Standard-Erfolgskonto können ausgewählt werden für Kongress Option, Veranstaltungen, Veranstaltungsoptionen und Unterkunft.
2.A.6. Reportverwaltung
Bei der Reportverwaltung werden die Vorlagen Ihrer Ausgaben und Auswertungen hinterlegt. Dabei wird unterschieden, ob die Vorlage für alle Kongresse zur Verfügung steht oder für einen einzelnen Kongress. Ist bei einem Kongress keine spezifische Vorlage hinterlegt, wird automatisch die Globale genommen.
Um einen neuen Report zu hinterlegen, drücken Sie die Schaltfläche «Neu». Einen bestehenden Eintrag bearbeiten Sie, indem das Bearbeitungsfenster mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eintrag aufgerufen wird:
Aktion: Bestimmen Sie in welcher Phase die Ausgabe erfolgt.
Beschreibung: Hinterlegen Sie hier den Namen der Ausgabe.
Report: mit der «Suchen»-Schaltfläche wird der Report von der Arbeitsumgebung gesucht und ausgewählt. Zur Erstellung des Reports kontaktieren Sie bitte ONAX AG – it solutions.
Standard: Bitte beachten Sie, dass nur ein Report pro Aktion als Standard gesetzt werden kann.
Es stehen die folgenden Aktionen zur Verfügung:
Kongress – Allgemeine Auswertungen
Kongress – Kontingentsauswertungen
Kongress – Spezialisierte Auswertungen
Kongress – Teilnehmer Auswertungen
Kongress – Unterkunftsbenachrichtigungen
Kongress – Web-Buchungsbestätigung
Unterkunft – Allgemeine Auswertungen
2.A.7. Passwort ändern
Nachdem Sie Passwort ändern geklickt haben, öffnet sich das folgende Fenster:
Geben Sie das aktuelle Passwort und danach das Neue, welches in der dritten Zeile wiederholt werden muss, ein. Bestätigen Sie mit «OK».
2.1. Aktualisieren
Mit der Schaltfläche «Aktualisieren» im Ribbon können Sie jederzeit die Übersicht der Startseite aktualisieren, unabhängig von der automatischen Aktualisierung.
Die Zeitabstände dieser regelmässigen Aktualisierung können Sie individuell für sich oben rechts über der Kongressübersicht einstellen.
In der Statusleiste (unterer Fensterrand) werden nebst der Information des angemeldeten Benutzers auch die Zeiten der letzten und der nächsten Aktualisierung angezeigt.
2.2. User-Administration
Mit der Schaltfläche «Users» können Sie neue Benutzer anlegen, bestehende Nutzer bearbeiten oder wenn nötig deaktivieren.
In der Übersicht sehen Sie alle bisher erfassten Benutzer. Für die Suche steht Ihnen die Suchfunktion in allen Spalten zur Verfügung.
Mit dem öffnet sich das Erfassungsfenster, um einen neuen Mitarbeiter anzulegen.
Um einen neuen Benutzer zu erfassen, klicken Sie auf den Button und das folgende Eingabefenster öffnet sich.
Nehmen Sie Änderungen bei einem bestehenden Benutzer vor, indem Sie den User mit einem Doppelklick anklicken. Es öffnet sich das gleiches Eingabefenster.
Die Pflichtfelder sind:
Login
Passwort (inkl. Wiederholung)
Sprache
Anrede
Vor- und Nachname
Telefon
Für einen Backend-Zugang (Rolle Admin) ist es zudem erforderlich die Email-Adresse zu erfassen, da ansonsten die Mail mit dem Verifizierungs-Code nicht versendet werden kann.
Es stehen verschiedene Rollen zur Verfügung, die für folgende Nutzung gebraucht werden:
Employee für die Nutzer einer kundenspezifischen App.
Interface für Schnittstellen
Manager für die Nutzer eines kundenspezifischen Mitarbeiter Managements
Admin Backend-Nutzer
Soll ein Benutzer keinen Zugang mehr haben, muss der Haken bei «Aktiv» entfernt werden. Bei der Anmeldung erscheint dann diese Meldung:
Benutzer können aus Gründen der History nicht gelöscht werden. In der Regel sind sie bereits mit Kongressen und/oder Veranstaltungen verbunden. Entfernen Sie bei dem gewünschten User demnach den Haken bei «Aktiv».
Muss für einen User ein neues Passwort gesetzt werden, können Sie dies ebenfalls in diesem Bearbeitungsfenster vornehmen. Setzen Sie einfach ein neues Passwort, bestätigen dies bei «Passwort wiederholen» und speichern die Eingabe.
2.3. Startseite Übersicht
Auf der «Startseite» sehen Sie all Ihre Kongresse mit einer Vorschau der Events und Unterkünfte.
Kongress (Bereich 1)
In diesem Feld werden alle anstehenden Kongresse aufgelistet. Sie sehen einerseits das Datum «von / bis», in wie viel Tagen der Kongress beginnt, anderseits den Betreuer. Zudem können Sie ganz einfach mit einem Klick auf Linknamen (hier zum Beispiel «Formular») den dazugehörigen Link öffnen oder kopieren.
Sind neue Buchungen vorhanden, nachdem der Kongress das letzte Mal aufgerufen wurde, wird dies beim Kongress auf der Startseite visuell angezeigt.
Die Prüfung auf neue Anmeldungen erfolgt bei jedem Refresh oder Neustart und wird in der jeweiligen Kongresszeile rechts dargestellt.
Event (Bereich 2)
Für den markierten Kongress werden alle Events, die zu diesem Kongress gehören, angezeigt. Die relevanten Angaben hierfür sind Nummer, Event Name, Teilnehmer und Teilnehmer Reserve.
Eventdatum (Bereich 3)Im danebenliegenden Feld wird Ihnen das Eventdatum «von / bis», sowie die bisherigen Buchungen und die freien Plätze angezeigt.
Unterkunft (Bereich 4)
Alle ausgewählten Unterkünfte werden in diesem Feld angezeigt.
Zimmer (Bereich 5)
Die Zimmer der markierten Unterkunft werden im danebenliegenden Feld aufgelistet.
Die Übersichten der Events (Bereich 2 und 3) und der Unterkunft (Bereich 4 und 5) können ausgeblendet werden.
Klicken Sie das Register «Startseite» mit der rechten Maustaste an und wählen den gewünschten Vorgang über das Kontextmenü:
Im folgenden Beispiel wurde die Unterkunfts-Übersicht ausgeblendet:
Eine verborgene Übersicht kann wieder eingeblendet werden, indem man mit der rechten Maustaste die Registerlasche «Startseite» anklickt und «Zeige…» anwählt.
2.4. Startseite Benachrichtigungen
Erinnerungen (Bereich 1):
In diesem Feld werden alle aktiven Benachrichtigungen aufgelistet.
Übersicht (Bereich 2):
Eine Kurzübersicht zu den Details der Benachrichtigung werden im rechten Fensterbereich aufgelistet.
Filter Benachrichtigung (Bereich 3):
Im linken Fensterbereich setzen Sie einen persönlichen Filter für die Benachrichtigungen.
Bitte beachten Sie, dass die Benachrichtigungen für Kongress und Event derzeit im Aufbau sind und daher noch nicht zur Verfügung stehen.
2.5. Startseite Kreditkarten
In dieser Übersicht werden Ihnen die ablaufenden Kreditkarten der Teilnehmer angekündigt.
Sie werden im Monat des Ablaufs angezeigt und können über den Löschbutton bei dem Eintrag zurückgesetzt werden. Das Datum kann aber auch bei der entsprechenden Buchung angepasst / gelöscht werden. Nach dem Login wird auf der Startseite beispielsweise die folgende Meldung angezeigt.