Angebote & Buchungen verwalten

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Inhaltsverzeichnis

In dieser Rubrik werden die allgemeinen Funktionen beschrieben. Detaillierte Informationen zum Beispiel bei den Stadtführungen befinden sich direkt in der jeweiligen Modulbeschreibung.

Vorgänge suchen

Über den Menüpunkt “Angebote & Buchungen” kann auch die Buchungen, Angebote und die weiteren Vorgänge zugegriffen werden. Hier kann nach folgenden Kriterien gefiltert werden:

  • Buchung, Angebot, Option(*), Prospektanfragen (*)

  • Vorgangsnummer (int & extern), Kundenname

  • Reisezeitraum (bezogen auf das Anreisedatum oder Buchungsdatum)

  • Status Aktiv oder Storniert

  • Name der Leistung oder Leistungsträger

  • Buchungsratenraten

  • Vertriebskanal

(*) sofern konfiguriert

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Ergebnisliste

Im Suchergebnis der Vorgangsverwaltung werden die Vorgänge farblich unterschieden.
Im Bereich der Buchungen wird zwischen “Eigenen Buchungen” und “Fremdbuchungen” (über externe Vertriebskanäle) unterschieden:

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Mit eigenen Buchungen (grün) können Sie interagieren, diese stornieren, oder umbuchen. Fremdbuchungen (blau) können Sie zwar einsehen, aber nicht ändern, oder stornieren.

Angebot werden in grau dargestellt.

Vorgänge verwalten & bearbeiten

Grundsätzlich können alle Vorgänge bearbeitet (umgebucht, storniert usw.) werden. In den folgenden Kapiteln wird ausschließlich auf Buchungen eingegangen.

Vorgang öffnen & Vorgangsbearbeitungsmenü

In dem auf den Vorgang geklickt wird, kann dieser stufenweise geöffnet werden.

Der gewünschte Teilvorgang kann ausgewählt werden:

Und die wichtigen Informationen werden angezeigt:

Menüsymbol

Über das Menüsymbol auf der linken Seite können je nach Vorgangsart eine Vielzahl von Aktionen durchgeführt werden.

Buchung Umbuchen

Eine Buchung kann grundsätzlich einfach umgebucht werden, in dem z.B bei einem ganztägigen Erlebnis die Anzahl Ticket und gültig für x Personen einfach geändert wird.

In diesem Beispiel - soll die Anzahl Ticket / Personen geändert werden:-

In diesem Beispiel wird eine Uhrzeitänderung vorgenommen

Änderungen unten rechts mit “Speichern” übernehmen und dem entsprechenden Dialog betreffend Dokumentenversand folgen.

Buchung Handpreis setzten / Preis anpassen

Für jede Buchung kann jederzeit der Preis direkt auf der Buchung händisch verändert werden. Klicken Sie dazu auf die “Preisdetails”. Mit Klick auf den “Stift” wird das Preisfeld zum Bearbeiten freigegeben.

Mit “Speichern” wird die Anpassung übernommen anschliessend dem entsprechenden Dialog betreffend Dokumentenversand folgen.

Buchung Info-Texte ändern

Informationen an den Gast oder LT können jederzeit auch nachträglich erfasst werden. Unter Weitere Informationen werden zusätzliche Felder angzeigt, sofern vorhanden.

Änderungen unten rechts mit “Speichern” übernehmen und dem entsprechenden Dialog betreffend Dokumentenversand folgen.

Buchung Zubuchen von Leistungen

Muss bei einer bestehenden Buchung z.B. ein zusätzlicher Eintritt, Erlebnis dazugebucht werden, dann kann dies über den Button “Zubuchen” über das Menü/Navigation gemacht werden.

Es muss eine neue Vakanz auf der gewünschten Produktgruppe ausgeführt werden und die gewünschte Leistung auf die bestehende Buchung gebucht werden.

Die Zubuchung ist im Warenkorb ersichtlich:

Die Gastadresse ist bereits hinterlegt.

Buchung Stornieren

Bei einer kompletten Stornierung, einem Teilstorno mit oder ohne Zubuchen kommt die Stornierungsfunktion zur Anwendung.

Ein Vorgang kann aus der Vorgangsübersicht heraus storniert werden. Gibt es mehrere Teilvorgänge müssen diese entsprechend ausgewählt werden.

Es stehen die folgenden drei Arten zum Stornieren zur Verfügung:


Storno Leistungsträger

Storno Leistungsträger bedeutet, dass eine Stornierung auf Wunsch des Gastgebers erfolgt und das Kontingent wird hierbei nicht wieder erhöht

Stornieren

Normales Storno, das Kontingent wird wieder erhöht.

Kulanzstorno

Aktuell keine Relevanz in der Schweiz bzw. ist identisch wie “Stornieren”.

Buchung Kunde bearbeiten

Muss ein Kunde/Gastadresse bearbeitet werden, z.B. Fehler wegen einem Schreibfehler in der E-Mail-Adresse, dann kann dies über die Aktion “Kunde” im Menü/Navigationen vorgenommen werden.

Buchung Abweichende Rechnungsadresse

Über den Button abweichende Rechnungsadresse kann ein anderer Rechnungsempfänger hinterlegt werden.

Rechnungen

Wird eine Buchung abgeschlossen und das Inkasso erfolgt beim Point of Sales (POS), dann stehen je nach Konfiguration unterschiedliche Zahlungsmethoden zur Verfügung.

Rechnung erstellen

Erfolgt die Rechnungsstellung nachträglich, dann muss dies über die Aktion “Rechnung erstellen” erfolgen. Nach erfolgter Verrechnung öffnet sich direkt das Rechnungsmodul bzw. die erstellte Rechnung / Debitor.

Rechnung Kunde

Bei den Zahlungsarten Kunde zahlt bar, Zahlung mit Kreditkarte, Kunde zahlt per Rechnung (Rechnungsstellung direkt beim Buchungsabschluss) oder beim Zahlungslink, wird direkt eine Rechnung erstellt.

Mit dieser Aktion wird der / die Rechnung(en) bzw. Debitor(en) angezeigt.

Rechnung Partner

Über diese Aktion gelangen Sie auf die Leistungsträger- / Kommissionsabrechnung. Dies natürlich nur wenn bereits eine Abrechnung erstellt worden ist.

Mit Klick auf das “PDF” Symbol können Sie die Abrechnung einsehen.

Dokumente

In der Regel werden direkt bei der Buchung oder bei der Umbuchung die Dokumente an den Gast und Leistungsträger versendet.

Über die Aktionen Drucken Gast-Dokumente oder LT-Avise können Dokumente nachträglich versendet werden oder die Bestätigungen als PDF heruntergeladen werden.

  • Gewünschtes Dokument auswählen z.B jsp_BuchungGast

  • PDF Download auswählen um das Dokument herunterzuladen

  • E-Mail senden, um das Dokument dem Gast oder einem anderen Kontakt zu senden