Ein Kongress (Hauptanlass) kann Veranstaltungen (Events), zum Beispiel als Rahmenpro-gramm, beinhalten. Diese können Sie in der Ansicht «Veranstaltungen» erfassen und verwalten.
Wichtig: Bevor Sie Veranstaltungen hinterlegen, müssen Sie zwingend einen Kongress erfasst haben. Lesen Sie dazu Kapitel 4.1.1 Kongress neu erstellen diese Handbuches.
In der Grundansicht der Veranstaltungen finden Sie sämtliche Informationen der erfassten Veranstaltungen.
4.2.1. Neue Veranstaltung in einem Kongress erfassen
Um eine neue Veranstaltung zu erfassen, wechseln Sie im gewünschten Kongress ins Register «Veranstaltung» und rufen die Eingabemaske über den Button «Event» im Ribbon auf (alternativ können Sie das Bearbeitungs-fenster auch mit einem rechten Maustaste ins Feld «Veranstaltungen / neue Veranstaltung» aufrufen):
Veranstaltung
Geben Sie alle relevanten Veranstaltungsdaten ein:
Wichtig: Die Hinterlegung der Beschreibung (kurz) ist zwingend in allen, beim Kongress aus-gewählten, Sprachen erforderlich. Dafür stehen max. 100 Zeichen zur Verfügung.
Erfassen Sie die Teilnehmerzahl. Die Reserve ist für den Client; sind 25 Plätze vorhanden und 5 davon als Reserve gedacht, können über das Internet nur 20 Teilnehmer gebucht werden.
Bei der Hinterlegung der «Adresse Veranstalter» können Sie einerseits die Standard-Adresse
(= Ihre Adresse, die in der Datenbank hinterlegt wurde) mit der Schaltfläche «Standard» hinter-legen. Oder aber nach einer beliebigen Adresse, die bereits erfasst wurde, suchen.
Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, an dieser Stelle eine neue Adresse zu erstellen. (Wie Sie eine Adresse erfassen, lesen Sie bitte im Kapitel 3.1 Neue Adresse erfassen)
Für die Suche der Veranstalteradresse steht Ihnen die einfache Suchfunktion zur Verfügung:
In der leeren Zeile (zuoberst) können Sie in der entsprechenden Spalte den Suchbegriff eingeben. Die Einträge werden sofort nach der Eingabe gefiltert. Es können auch Suchbegriffe in mehreren Spalten eingegeben werden, so dass das Ergebnis immer enger eingegrenzt wird.
Markieren Sie nun den gesuchten Eintrag und bestätigen diesen mit der Schaltfläche «OK» (al-ternativ Doppelklick auf die gewünschte Adresse), so dass dieser bei der Adresse (Veranstalter, Veranstaltungsort) hinterlegt ist.
Files
Mit «Weiter» gelangen Sie ins nächste Register «Files» (Dokument).
a. Picture
Sie können einer Veranstaltung ein Bild hinzufügen, indem Sie auf der linken Seite auf das Bild mit der Person hinter einer Lupe klicken. Der Windows Explorer öffnet, indem Sie das ge-wünschte Bild auswählen können.
Ein hinterlegtes Bild wird im Buchungslink immer angezeigt. Ist kein Veranstaltungsbild gespei-chert, erscheint im Buchungslink das Stockbild.
Am rechten Rand des Bildes wird ein «X» angezeigt, das gedrückt werden kann, um das Bild zu löschen.
b. Dokumente
Zudem haben Sie die Möglichkeit ein PDF-Dokument (z.B. einen Event-Flyer oder dgl.) zu hinterlegen. Dies kann entweder als mehrsprachiges Dokument oder als sprachspezifisches Dokument erfolgen.
Aktivieren Sie die gewünschte Variante mit der Checkbox und suchen mit der Schaltfläche das Dokument über den Explorer auf Ihrem Arbeitsplatz.
Mit der Schaltfläche kann das Dokument angeschaut werden
Mit der Schaltfläche kann das Dokument gelöscht werden
Wie die Files für den Buchungslink aktiviert werden, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.
Klicken Sie auf «Weiter», um im Register «Details» fortzufahren.
Details
Veranstaltung – Zeit 1
Für die Veranstaltungszeiten stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Ganztägig an einem einzelnen Tag
Sie bestimmen beim «Datum von/bis» den entsprechenden Tag und setzen bei «Ganztä-gig» den Haken. Somit findet der Anlass beispielsweise am 06.07.20xx den ganzen Tag statt.
Ganztägig über mehrere Tage
Sie bestimmen beim «Datum von/bis» mehrere Tage und setzen bei «Ganztägig» den Haken. Somit dauert der Anlass beispielsweise vom 06.07.20xx bis 09.07.20xx, jeweils den ganzen Tag.
an einem Tag zu einer bestimmten Zeit
Sie bestimmen beim Datum den entsprechenden Tag und definieren die Zeit «von/bis». Somit dauert der Anlass beispielsweise am 06.07.20xx von 17:00 bis 23:00 Uhr. Sie können am gleichen Tag auch mehrere Zeiten bestimmen (zum Beispiel für eine stündliche Führung).
Bitte beachten Sie, dass Sie kein Datum ausserhalb des Kongresszeitraumes auswählen können.
Natürlich kann die gleiche Veranstaltung auch mehrmals (mehrmals am Tag und/oder an mehreren Tagen) stattfinden. Erfassen Sie dazu einfach die Zeiten bzw. die Tage mehrfach. Das Kontingent ist jeweils das gleiche, da es direkt von der Veranstaltung übernommen wird.
Gut zu wissen: Es ist nicht nötig die Angaben bei «Treffpunkt» auszufüllen. Auch kann der Be-treuer, wenn nicht bereits hinterlegt, manuell erfasst werden.
Veranstaltungspreis 2
Im Bereich unterhalb der Veranstaltungszeit wird der Preis für die Veranstaltung erfasst.
Im Feld «Vorlage» muss eine Preisbeschreibung hinterlegt werden. Sie kann von den Stammdaten über das Dropdown-Menü übernommen oder manuell erfasst werden. Wie die Stammdaten erfasst werden, lesen Sie im Kapitel 4.A.3. Preisbeschreibung nach.
Mit der Preisbeschreibung definieren Sie beispielsweise Kinder- / Erwachsenenpreise oder Prei-se für Mitglieder oder Nicht-Mitglieder.
Wofür die «Differenzierte Preis Skalierung» genutzt werden kann, lesen Sie bitte im Abschnitt Anderer Preis für Begleitpersonen.