4.2. Veranstaltungen
- Clément Jaton (Unlicensed)
Ein Kongress (Hauptanlass) kann Veranstaltungen (Events), zum Beispiel als Rahmenprogramm, beinhalten. Diese können Sie in der Ansicht «Veranstaltungen» erfassen und verwalten.
Wichtig: Bevor Sie Veranstaltungen hinterlegen, müssen Sie zwingend einen Kongress erfasst haben. Lesen Sie dazu Kapitel 4.1.1 Kongress neu erstellen diese Handbuches.
In der Grundansicht der Veranstaltungen finden Sie sämtliche Informationen der erfassten Veranstaltungen.
4.2.1. Neue Veranstaltung in einem Kongress erfassen
Um eine neue Veranstaltung zu erfassen, wechseln Sie im gewünschten Kongress ins Register «Veranstaltung» und rufen die Eingabemaske über den Button «Event» im Ribbon auf (alternativ können Sie das Bearbeitungs-fenster auch mit einem rechten Maustaste ins Feld «Veranstaltungen / neue Veranstaltung» aufrufen):
Veranstaltung
Geben Sie alle relevanten Veranstaltungsdaten ein:
Wichtig: Die Hinterlegung der Beschreibung (kurz) ist zwingend in allen, beim Kongress ausgewählten, Sprachen erforderlich. Dafür stehen max. 100 Zeichen zur Verfügung.
Erfassen Sie die Teilnehmerzahl. Die Reserve ist für den Client; sind 25 Plätze vorhanden und 5 davon als Reserve gedacht, können über das Internet nur 20 Teilnehmer gebucht werden.
Bei der Hinterlegung der «Adresse Veranstalter» können Sie einerseits die Standard-Adresse (= Ihre Adresse, die in der Datenbank hinterlegt wurde) mit der Schaltfläche «Standard» hinterlegen. Oder aber nach einer beliebigen Adresse, die bereits erfasst wurde, suchen.
Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, an dieser Stelle eine neue Adresse zu erstellen. (Wie Sie eine Adresse erfassen, lesen Sie bitte im Kapitel 3.1 Neue Adresse erfassen)
Für die Suche der Veranstalteradresse steht Ihnen die einfache Suchfunktion zur Verfügung:
In der leeren Zeile (zuoberst) können Sie in der entsprechenden Spalte den Suchbegriff eingeben. Die Einträge werden sofort nach der Eingabe gefiltert. Es können auch Suchbegriffe in mehreren Spalten eingegeben werden, so dass das Ergebnis immer enger eingegrenzt wird.
Markieren Sie nun den gesuchten Eintrag und bestätigen diesen mit der Schaltfläche «OK» (alternativ Doppelklick auf die gewünschte Adresse), so dass dieser bei der Adresse (Veranstalter, Veranstaltungsort) hinterlegt ist.
Files
Mit «Weiter» gelangen Sie ins nächste Register «Files» (Dokument).
a. Picture
Sie können einer Veranstaltung ein Bild hinzufügen, indem Sie auf der linken Seite auf das Bild mit der Person hinter einer Lupe klicken. Der Windows Explorer öffnet, indem Sie das gewünschte Bild auswählen können.
Ein hinterlegtes Bild wird im Buchungslink immer angezeigt. Ist kein Veranstaltungsbild gespeichert, erscheint im Buchungslink das Stockbild.
Am rechten Rand des Bildes wird ein «X» angezeigt, das gedrückt werden kann, um das Bild zu löschen.
b. Dokumente
Zudem haben Sie die Möglichkeit ein PDF-Dokument (z.B. einen Event-Flyer oder dgl.) zu hinterlegen. Dies kann entweder als mehrsprachiges Dokument oder als sprachspezifisches Dokument erfolgen.
Aktivieren Sie die gewünschte Variante mit der Checkbox und suchen mit der Schaltfläche das Dokument über den Explorer auf Ihrem Arbeitsplatz.
Mit der Schaltfläche kann das Dokument angeschaut werden
Mit der Schaltfläche kann das Dokument gelöscht werden
Wie die Files für den Buchungslink aktiviert werden, lesen Sie bitte im separaten Handbuch «WebForm Wizard» nach.
Klicken Sie auf «Weiter», um im Register «Details» fortzufahren.
Details
Veranstaltung – Zeit 1
Für die Veranstaltungszeiten stehen die folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:
Ganztägig an einem einzelnen Tag
Sie bestimmen beim «Datum von/bis» den entsprechenden Tag und setzen bei «Ganztägig» den Haken. Somit findet der Anlass beispielsweise am 06.07.20xx den ganzen Tag statt.
Ganztägig über mehrere Tage
Sie bestimmen beim «Datum von/bis» mehrere Tage und setzen bei «Ganztägig» den Haken. Somit dauert der Anlass beispielsweise vom 06.07.20xx bis 09.07.20xx, jeweils den ganzen Tag.
an einem Tag zu einer bestimmten Zeit
Sie bestimmen beim Datum den entsprechenden Tag und definieren die Zeit «von/bis». Somit dauert der Anlass beispielsweise am 06.07.20xx von 17:00 bis 23:00 Uhr. Sie können am gleichen Tag auch mehrere Zeiten bestimmen (zum Beispiel für eine stündliche Führung).
Bitte beachten Sie, dass Sie kein Datum ausserhalb des Kongresszeitraumes auswählen können.
Natürlich kann die gleiche Veranstaltung auch mehrmals (mehrmals am Tag und/oder an mehreren Tagen) stattfinden. Erfassen Sie dazu einfach die Zeiten bzw. die Tage mehrfach. Das Kontingent ist jeweils das gleiche, da es direkt von der Veranstaltung übernommen wird.
Gut zu wissen: Es ist nicht nötig die Angaben bei «Treffpunkt» auszufüllen. Auch kann der Betreuer, wenn nicht bereits hinterlegt, manuell erfasst werden.
Veranstaltungspreis 2
Im Bereich unterhalb der Veranstaltungszeit wird der Preis für die Veranstaltung erfasst.
Im Feld «Vorlage» muss eine Preisbeschreibung hinterlegt werden. Sie kann von den Stammdaten über das Dropdown-Menü übernommen oder manuell erfasst werden. Wie die Stammdaten erfasst werden, lesen Sie im Kapitel 4.A.3. Preisbeschreibung nach.
Mit der Preisbeschreibung definieren Sie beispielsweise Kinder- / Erwachsenenpreise oder Preise für Mitglieder oder Nicht-Mitglieder.
Wofür die «Differenzierte Preis Skalierung» genutzt werden kann, lesen Sie bitte im Abschnitt Anderer Preis für Begleitpersonen.
Veranstaltung Text 3
Im rechten Feld «Texte» stehen insgesamt 5 Textfelder zur Verfügung. Sie können direkt im Feld einen Text, zur jeweiligen Veranstaltung, verfassen (nicht formatierbar). Die hier hinterlegten Texte können auf dem Report ausgegeben werden.
Referenten
Die Möglichkeit Referenten zu erfassen, wurde für das Interface entwickelt und kann bis jetzt nicht im Frontend abgebildet werden.
Mit der Schaltfläche öffnen Sie die Adress-Suche.
Bitte beachten Sie, dass an dieser Stelle keine neue Adresse erfasst werden kann.
Die Eingabe schliessen Sie mit «OK» ab.
4.2.2. Veranstaltung kopieren
Mit der Schaltfläche «Event Kopie» können Sie eine Veranstaltung kopieren:
Die Veranstaltung wird 1:1 angelegt, selbstverständlich ohne Buchungen zu übernehmen. Danach können Sie die Änderungen, wie im folgenden Abschnitt «4.2.4. Ändern von Veranstaltungsdaten» beschrieben, vornehmen.
Bitte beachten Sie, dass virtuelle Veranstaltungen nicht kopiert werden können. Hier erscheint die nebenstehende Meldung.
4.2.3. Virtuelle Events erfassen
Um verschiedene Events in ein Angebot (=Package) zusammenzuführen und buchbar zu machen, drücken Sie im Feld «Veranstaltungen» die rechte Maustaste und wählen «Event Neu Virtuell».
Dies ist dann vorteilhaft, wenn die verfügbaren Plätze nicht änderbar sind und über das gleiche Kontingent gerechnet werden müssen.
Bitte beachten Sie, dass die einzelnen Veranstaltungen zuvor erfasst sein müssen.
Sie erhalten zunächst die gleiche Eingabemaske wie bei einem einzelnen Event. Nehmen Sie hier im Register «Veranstaltung» die nötigen Eingaben vor.
Auch die Angaben in den Registern «Files», «Details» und «Referenten» werden analog einer einzelnen Veranstaltung erfasst.
Bei «Datum von / bis» ist zu beachten, dass nun alle Tage hinterlegt werden müssen, an denen Veranstaltungen stattfinden.
Der Preis ist für das ganze Package zu definieren. Mit «Weiter» gelangen Sie nun zur Eingabemaske, bei der Sie die gewünschten Events auswählen können:
Hier sind alle verfügbaren Veranstaltungen aufgeführt, wobei virtuelle Events nicht zur Verfügung stehen.
Markieren Sie die zu verknüpfenden Events mit einem Haken und bestätigen Sie alle Eingaben mit «OK».
Wie alle «normalen» Veranstaltungen, werden auch die virtuellen Events in der Übersicht aufgelistet.
Anhand der Kennzeichnung (für die virtuellen Events) können sie unterschieden werden.
Im Bereich der Veranstaltungszeiten wird nebst der Zeit des virtuellen Events (oben) auch die Angaben der verknüpften Veranstaltungen aufgelistet (darunter)
4.2.4. Ändern von Veranstaltungsdaten
Veranstaltungs-Angaben bearbeiten
Um eine Veranstaltung zu bearbeiten, aktivieren Sie den gewünschten Eintrag und klicken diesen mit der rechten Maustaste an. Im Kontextmenü wählen Sie «Veranstaltung Bearbeiten», woraufhin sich das gleiche Bearbeitungsfenster, wie bei der Neuerstellung, öffnet. Nehmen Sie die Änderungen vor und speichern Sie diese mit «OK».
Virtuelle Events bearbeiten
Für die Bearbeitung einer virtuellen Veranstaltung öffnen Sie den anzupassenden Eintrag mit einem Doppelklick und nehmen die Änderungen vor. Es ist auch möglich die verknüpften Events zu ändern.
Bitte beachten Sie: Änderungen an virtuellen Events können nur vorgenommen werden, wenn keine Buchungen vorhanden sind. Bestehende Buchungen müssen demnach vorgängig gelöscht werden.
Veranstaltungszeit ändern
Um die Veranstaltungszeit zu ändern, klicken Sie den Eintrag in der Übersicht mit einem rechten Mausklick an und wählen Sie «Zeit Bearbeiten». Das Bearbeitungsfenster öffnet sich und Sie können die Änderungen vornehmen.
Bitte beachten Sie, dass die verknüpften Zeiten einer virtuellen Veranstaltung nur geändert werden können, wenn keine Buchungen bestehen.
Veranstaltungspreis ändern
Auf die gleiche Art wie die Veranstaltungszeit bearbeiten Sie den Veranstaltungspreis aus dem entsprechenden Preisfeld.
Staffelpreis erfassen
Wenn Sie einen anderen Preis ab einer bestimmten Anzahl Teilnehmer definieren wollen (in Sinne von Mengenrabatt), können Sie dies über den Staffelpreis hinterlegen.
Rufen Sie dazu im Bereich «Veranstaltungspreise» beim hinterlegten Normalpreis mit der rechten Maustaste die Staffelpreise auf:
Die Beschreibung entspricht dem bereits erfassten Normalpreis und kann nicht geändert werden. Hinterlegen Sie nun den Staffelpreis und ab welcher Teilnehmerzahl dieser Gültigkeit hat. Mit «OK» speichern Sie Ihre Eingaben.
Die Darstellung wird im Preisfeld folgendermassen angezeigt:
Wenn sich also 4 Personen anmelden, bezahlt jeder CHF 60.00:
Melden sich jedoch 5 Personen an, reduziert sich der Preis pro Person auf CHF 50.00.
Anderer Preis für Begleitpersonen
Es besteht weiter die Möglichkeit, dass die Bepreisung ab (beispielsweise) dem zweiten Teilnehmer geändert wird. Das heisst der erste Teilnehmer bezahlt CHF 60.00, die weiteren Personen bezahlen CHF 30.00
Aktivieren Sie im Veranstaltungspreis «Differenzierte Preis Skalierung» mit dem Haken.
Erfassen Sie einen Staffelpreis wie im vorangegangenen Kapitel beschrieben.
Zum Beispiel soll der Hauptteilnehmer (=erste Person) CHF 60.00 bezahlen, alle weiteren Personen (=Begleitpersonen) die Hälfte, also CHF 30.00. Somit muss der Staffelpreis mit CHF 30.00 ab Teilnehmerzahl 2 erfasst werden.
Bei der Anmeldung einer Person ist der Preis CHF 60.00
Für jede weitere Person wird der Preis nun mit CHF 30.00 berechnet
Veranstaltungsangaben löschen
Alle Einträge bei Veranstaltungen, Veranstaltungszeiten und Veranstaltungspreise können jeweils mit der Schaltfläche gelöscht werden.
Dies ist jedoch nur möglich, solange der jeweilige Eintrag nicht auf dem Buchungslink verwendet wird und noch nicht gebucht wurde. In diesem Fall wird Ihnen eine der nebenstehenden Meldungen angezeigt.
4.2.5. Veranstaltungsoptionen erfassen
Optionen sind Zusatzleistungen zu Events, welche dem Kunden angeboten werden können. Wie auch beim Kongress (Kapitel 4.1.1 Kongress neu erstellen Absatz Option) können für die einzelnen Veranstaltungen Optionen erfasst werden. In der Veranstaltungsoptionen-Box werden sämtliche vorhandenen Optionen angezeigt.
Wichtig: Bevor Optionen hinzugefügt werden können, müssen die entsprechenden Veranstaltungen erfasst worden sein.
Mit der Schaltfläche «Option» im Ribbon oder mit einem rechten Mausklick «Option neu» ins Feld öffnen Sie das Eingabefeld.
Legen Sie im ersten Feld einen Options-Typ, der die Berechnung definiert, aus der folgenden Listung fest:
Benutzerdefiniert:
diese Option können Sie individuell zuteilen.Einmalig für ein Event:
diese Option wird einmalig für den Kongress behoben (pro Buchung).Je Teilnehmer und Event:
diese Option wird je Teilnehmer und Kongress verrechnet.
Geben Sie eine kurze (Pflichtfeld) und eine lange (optional) Beschreibung für die Option an.
Wichtig: Die Hinterlegung der Beschreibungen ist zwingend in allen, beim Kongress ausgewählten, Sprachen erforderlich.Zudem müssen Sie ein Erfolgskonto auswählen und die Mehrwertsteuer hinterlegen.
Mit dem Haken bei «Aktiv» steuern Sie, ob die Option bei der Buchung zur Verfügung steht.
Bestimmen Sie durch Setzen des Hakens, ob die Bezahlung vor Ort erfolgt
Definieren Sie die maximale Teilnehmerzahl und speichern Sie diese Option. Sie erscheint nun in der Optionen-Box als Übersicht.
Optionspreis
Über «Preis Neu» (rechter Mausklick ins Feld «Veranstaltungspreis» oder Schaltfläche «Optionspreis» im Ribbon) hinterlegen Sie den Optionspreis.
Sie können, je nach Stammdaten, beispielsweise eine Standardpreisbezeichnung oder unterschiedliche Preise für Kinder und Erwachsene definieren. Die Preisvorlage rufen Sie mit der rechten Pfeiltaste auf und wählen unter den Einträgen aus. Die Beschreibung wird automatisch ausgefüllt und kann gegebenenfalls angepasst werden.
4.2.6. Interne Memo zu Veranstaltungen hinterlegen
Sie haben die Möglichkeit allgemein gültige Memos zu den einzelnen Veranstaltungen zu erfassen. Für diese internen Notizen stehen fünf verschiedene Notizfelder zur Verfügung, die mit in den jeweiligen Blättern aufgerufen werden können. Zwischen den einzelnen Memos blättern Sie, indem Sie die jeweilige „Blattzahl“ anklicken.
Klicken Sie darauf um einen Text zu verfassen.
Dabei öffnet sich der Texteditor, in dem Sie den Text bearbeiten können und die Eingabe mit «OK» abspeichern.
Um eine Memo zu löschen, können Sie im Texteditor einfach den Text löschen.