3. Adresse
- Clément Jaton (Unlicensed)
Die Ansicht «Adresse» zeigt Ihnen eine übersichtliche Maske für die Eingabe einer neuen Adresse oder das «Suchen» einer bereits erfassten Adresse.
3.A. Stammdaten
Bei der Adresse werden über die Stammdaten die folgenden Einträge angepasst. Das Dropdown öffnet sich, wenn Sie mit der Maus auf die Schaltfläche «Stammdaten» klicken.
3.A.1. Sichtbarkeit Adressfelder
Hier können Sie mit dem Anhaken der Checkboxen bestimmen, ob weiterführende Informationen, wie zum Beispiel Strasse 2 und 3, Stadtteil 1 und 2 oder Abteilung in der Ansicht der Adresse aufgeführt werden oder nicht.
Zudem bestimmen Sie, welche Sprache beim Erfassen einer neuen Adresse als Standard hinterlegt ist.
Beispiel: Strasse 1 und 2 sichtbar
Beispiel: Strasse 1 und 2 ausgeblendet
3.A.2. Titel / Titel Zusatz 1 / Titel Zusatz 2
Erfassen Sie hier die Einträge, die in den Comboboxen (Auswahlfelder, die mit dem Pfeil aufgerufen werden) enthalten sind. Es steht Ihnen frei, welche Titel Sie erfassen.
Titel = Anrede, z.B. Herr, Frau, Familie… Die dazugehörende Briefanrede erfassen Sie bei Beschreibung lang.
Titel Zusatz 1 = z.B. Dr., Prof., ...
Titel Zusatz 2 = weiterführende Bezeichnungen (Berufs, Adelstitel, …)
Bestimmen sie oben rechts das gewünschte Geschlecht der Anrede, wobei nebst Frau und Mann auch «nicht spezifiziert» ausgewählt werden kann.
Füllen Sie die Beschreibung kurz und lang in allen Sprachen ab (bei Beschreibung lang erfolgt dies über den Texteditor).
Bei der Erfassung einer Anrede (=Titel) kann zudem bestimmt werden, ob er auf dem Web-Formular verfügbar sein soll. Bei Titel Zusatz 1 und Titel Zusatz 2 steht diese Einstellung nicht zur Verfügung.
Mit den Pfeilen ändern Sie die Reihenfolge der Einträge (ersichtlich im linken Fensterteil). Diese Reihenfolge wird auch im Buchungslink übernommen.
Sind alle Eingaben getätigt, schreiben Sie sie mit der Schaltfläche «Übernehmen» im System fest.
Bitte beachten Sie:
Ein erfasster Titel kann nicht gelöscht, nur deaktiviert werden, da der Titel allenfalls bereits irgendwo verwendet wurde. Entfernen Sie dafür den Haken bei «Aktiv» in der Auflistung links.
Mit «OK» werden die Eingaben gespeichert und das Fenster geschlossen. Damit die neuen Einträge zur Verfügung stehen, müssen Sie die Parameter neu laden, bestätigen Sie diese Meldung demnach mit «Ja».
Wählen Sie hier «Nein», sind die Einträge zwar gespeichert, aber nicht aktiv. Sie müssen somit vor Verwendung erst aktiviert werden.
3.A.3. Kontakt (Typ)
Definieren Sie die Art des Kontaktes in diesen Einstellungen:
Klicken Sie auf den Button «Neu» um eine neue Kontaktart hinzuzufügen, und erfassen Sie die Beschreibung in allen Sprachen. Um einen Eintrag zu ändern, korrigieren Sie einfach den Begriff.
Kontaktarten, bei welchen die Checkbox mit dem Häkchen aktiviert sind, werden in den Comboboxen angezeigt. Ist die Kontaktart deaktiviert (kein Haken bei «Aktiv»), steht sie nicht mehr zur Auswahl. Auch diese Einträge können nicht gelöscht werden.
3.A.4. Aufbau Adresse (für Anschiften im Report)
Damit in den Ausgaben / Reports, wie Bestätigungen oder Rechnungen immer das gleich Adressformat verwendet wird, steht diese Funktion zur Verfügung.
Klicken Sie den gewünschten Platzhalter auf der rechten Seite «Beschreibung» an (grau markiert) und ziehen ihn an den vorgesehenen Platz links. Zeilenumbrüche erstellen Sie normal mit «Enter».
Mit «Zurücksetzen» wird der zuletzt gespeicherte Adressaufbau wiederhergestellt.
3.A.5. Adressen importieren
Mit der «Lupe» wird die Importdatei von Ihrem Laufwerk ausgewählt. Die Reihenfolge der Spalten ist entscheidend und muss folgendem Muster entsprechen:
Setzen Sie den Haken, wenn vorhanden Adressen überschrieben werden sollen. Danach starten Sie den Import mit «OK».
3.A.5. Import PLZ / Ortschaften
3.1. Neue Adresse erfassen
Eine neue Adresse erfassen Sie, indem Sie in der Menüleiste ins Register «Adresse» wechseln und mit der Schaltfläche «Neu» im Ribbon die Neuerfassung aktivieren:
Geben Sie alle gewünschten Daten im Bereich 1 ein. Es müssen alle Pflichtfelder ausgefüllt sein, ansonsten können die Eingaben nicht gespeichert werden. Die Pflichtfelder sind:
Anrede
Land
PLZ
Strasse1
E-Mail Adresse
Dies ist kein Pflichtfeld, jedoch nötig, wenn die Bestätigungen, Rechnungen und dergleichen per Mail an den Teilnehmer versendet werden sollen.
Sprache
Auch hier handelt es sich um kein Pflichtfeld. Die Reports (Bestätigungen, Rechnungen usw.) können jedoch gemäss der Teilnehmer-Sprache ausgegeben werden.
Die Eingaben werden mit der Schaltfläche «Speichern» im Ribbon gespeichert und sogleich als aktive Adresse angezeigt (im Bereich 1).
3.1.1. Kontaktart der Hauptadresse (Bereich 2)
Sie haben die Möglichkeit, verschiedene Kontaktarten der Hauptadresse zu hinterlegen. Klicken Sie dazu unterhalb von «Kontakt» auf die Schaltfläche «Neu». Es wird eine neue Bearbeitungszeile aktiv. Im Feld «Beschreibung» wählen Sie mit dem Dropdown-Menü die Art aus und geben in der Spalte «Eintrag», z.B. die Telefonnummer, ein.
Welche Einträge bei der Beschreibung zur Verfügung stehen, bestimmen Sie in den Stammdaten. Lesen Sie dazu das Kapitel 3.A.3. Kontakt (Typ).
3.1.2. Benutzerinformationen zur Hauptadresse hinzufügen / löschen (Bereich 3)
Profilbild (oder Logo) zur Hauptadresse hinterlegen
Individualisieren Sie Ihre Kunden, indem Sie bei einer Firmenadresse zum Beispiel das Logo oder bei einer Privat-Adresse ein Foto hinterlegen.
Wichtig: Das Bild bezieht sich jeweils auf die «Hauptadresse» (Bereich 1).
Um ein Bild hinzuzufügen, klicken Sie das Stockbild an. Dies ist immer dann ersichtlich, wenn kein individuelles Bild hochgeladen wurde. Der Explorer des lokalen PC’s öffnet sich:
Geben Sie nun den korrekten Pfad an. Unterstützt werden sämtliche Bild-Formate. Allenfalls müssen Sie bei Dateityp von PNG auf «Alle Dateien» umstellen, damit die Bildformate angezeigt werden.
Nach erfolgreichem Vorgang erscheint nun das Bild in der Adress-Ansicht (anstelle des Stockbildes).
Um ein Bild zu löschen, verwenden Sie das
rechts oben und es erscheint wieder das Stockbild.
VIP – Adresse
Sie haben die Möglichkeit, Ihre Adressen zu selektionieren. Zum Beispiel mittels Festlegung von Kriterien. So auch das Hinterlegen einer VIP-Adresse.
Setzen Sie das Häkchen, wenn es sich um eine VIP-Adresse handelt.
Adresse inaktiv / aktiv
Handelt es sich um eine Adresse, die aus verschiedenen Gründen nicht (mehr) aktiv ist, so können Sie diese durch Setzen des Häkchens auf deaktivieren. Oder im Fall, dass sie inaktiv ist, können Sie die Adresse reaktivieren.
Wenn Sie die Adresse auf inaktiv setzen, müssen Sie im Feld einen Kommentar oder eine Begründung angeben.
Inaktive Adressen können in eine Suche miteinbezogen werden - sehen Sie dazu das Kapitel 3.2 Adresse suchen.
3.1.3. Person hinzufügen / bearbeiten (Bereich 4)
Im Feld «Person» können Sie einen oder mehrere Ansprechpartner zu der «Hauptadresse» (Bereich 1) erfassen.
Klicken Sie dafür auf den Button «Neu» links unterhalb der Ansicht Person.
Im sich öffnenden Fenster geben Sie die Informationen ein.
Wie in der Hauptadresse können auch hier verschiedene Kontaktarten und ein Kontaktbild er-fasst werden.
Die Vorgehensweise dazu ist gleich wie bei der Hauptadresse - bitte sehen Sie die Kapitel
3.1.1 Kontaktart der Hauptadresse (Bereich 2)
und 3.1.2 Benutzerinformationen zur Hauptadresse hinzufügen / löschen (Bereich 3).
Speichern Sie Ihre Eingaben mit «Speichern».
Um die Eingaben in die Datenbank zu schreiben, speichern Sie Ihre Einträge am Ende mit der Schaltfläche im Ribbon.
Um eine Person zu löschen, wählen Sie diese in der Übersicht an. Durch Drücken von
wird die markierte Kontaktperson gelöscht.
3.1.4. Memo Informationen hinterlegen / bearbeiten (Bereich 5)
Sie haben die Möglichkeit bei der Adresse verschiedene Notizen zu hinterlegen. Dafür stehen fünf Memofelder zur Verfügung.
Wichtig: Die Memos beziehen sich auf die «Hauptadresse».
Um eine Notiz anzulegen / zu bearbeiten, klicken Sie auf ein Notiz-Register und dann auf die Schaltfläche
um den Texteditor zu öffnen.
Das Bearbeitungsfenster öffnet sich, indem Sie nun eine neue Notiz erfassen oder eine bestehende Notiz bearbeiten können. Mit den Buttons im oberen Bereich können Sie den markierten Text formatieren.
3.2. Adresse suchen
Um eine Adresse zu suchen, wählen Sie im Ribbon des Registers «Adresse» die Schaltfläche «Suchen». Sie erhalten folgende Ansicht mit allen erfassten Adressen:
Wichtig: Bevor nach einer Firma oder Privatperson im Adressfeld gesucht werden kann, muss diese Adresse natürlich erfasst worden sein.
Geben Sie einfach den gewünschten Suchbegriff in das Suchfeld (oberste Zeile) der zu suchenden Spalte ein (es können mehrere Spalten kombiniert werden):
Bei der Suche handelt es sich um eine Suche nach dem Prinzip «enthalten». Das heisst, Sie müssen nicht den kompletten Suchbegriff eingeben. Das Su-chergebnis wird direkt nach der Eingabe im Dropdownfeld angezeigt.
Mit «Enter» verschwindet das Dropdown und das Ergebnis wird in der Ansicht aufgelistet.
Weiter haben Sie die Möglichkeit, nach inaktiven Ad-ressen und in allen Sprachen zu suchen. Dafür muss das Feld mit einem Häkchen aktiviert sein.
Ist das Feld «alle Sprachen» aktiviert, wird der Suchbegriff in sämtlichen Sprachen gesucht.
Sie können in allen Spalten dem Alphabet nach sortieren, auf- oder absteigend. In welcher Spalte die Sortierung gerade ist, sehen Sie anhand des Pfeils in der Spaltenbeschriftung.
3.3. Adresse kopieren
Haben Sie eine Adresse, die grösstenteils einer bereits bestehenden Adresse entspricht, können Sie die Kopier-Funktion nutzen, um den neuen Eintrag zu erfassen.
Suchen Sie zuerst die bestehende Adresse und wählen dann die Schaltfläche «Kopieren» im Ribbon.
Passen Sie die nötigen Angaben an und speichern die Eingaben. Es wird ein neuer Datensatz erstellt.