Belegungsplan
- Guido Jungen
- Nicolas Weber
- Clément Jaton (Unlicensed)
Im Belegungsplan werden die Buchungen, die Eigenbelegungen und die Sperren für Ihre Zimmer und Wohnungen über alle Vertriebskanäle abgebildet.
Der Belegungsplan gibt Ihnen eine einfache und übersichtliche Belegungsübersicht über alle Leistungen (Zimmer / Wohnungen).
Wichtig der Belegungsplan eignet sich für Eigentümer von Ferienwohnungen, B&B’s und kleinen Hotels. Für Betriebe mit 1-15 Zimmer / Wohnungen.
Grösseren Betrieben oder Agenturen empfehlen wir entsprechende Property Management Systeme (z.B. casy.ch) oder Agenturlösungen (z.B. loftbird.com).
Im nachfolgenden Beispiel sehen Sie einen Betrieb der 5 Doppelzimmer anbietet (DZ1, DZ2, DZ3, DZ4 und DZ5). Die erfolgten Buchungen können direkt auf einem Zimmer erstellt werden. Buchungen von externen Portalen wie booking.com müssen dem gewünschten Zimmer zugeordnet werden.
Erklärung der wichtigen Funktionen
Mit einem Klick auf das gewünschte Zimmer aktivieren Sie die folgende Schaltfläche:
Sperre eintragen / Kontingent blockieren
Mit der Sperre wird ein Zimmer / Wohnung blockiert.
Ist der Belegungsplan aktiviert, dann erfolgt die klassische Kontingentspflege vollumfänglich über den Belegungsplan.
Klicken Sie auf der obgenannten Schaltfläche auf “Neue Sperre” und erstellen Sie für das gewünschte Datum eine Sperrung des Kontingents. Das Kontingent wird entsprechend um 1 Zimmer reduziert.
Die Sperre kann wieder gelöscht werden, indem diese angeklickt wird und mit dem “Sperre löschen” entfernt wird.
Eigene Buchung eintragen
Buchungen für Stammgäste, Freunde, Familienangehörige usw. können Sie direkt im Belegungsplan erstellen und entsprechende Buchungsdokumente mit Informationen zum Preis, Zahlung usw. der buchenden Person per E-Mail zustellen.
Klicken Sie auf der bekannten Schaltfläche auf “Neue Buchung Erstellen” und buchen Sie für das gewünschte Datum ein Zimmer / Wohnung.
Nachdem gespeichert wurde kann die Buchung per E-Mail verschickt werden oder als PDF heruntergeladen werden.
Eigene Buchung ändern
Eine eigene Buchung kann jederzeit geändert werden.
Zum Beispiel Adresse des Gastes ergänzen, Telefonnummern eintragen oder einen internen Kommentar erfassen. Mit dem Button “Speichern” werden die Änderungen gespeichert.
Eigene Buchung umbuchen
Eine eigene Buchung kann jederzeit umgebucht werden.
Zum Beispiel Reisedaten ändern, Anzahl Personen ändern, Gast einem anderen Zimmer oder Wohnung zuteilen.
Wichtig: bevor gespeichert wird, klicken Sie auf den Button “Prüfen & Preis berechnen”, damit der Preis korrekt gesetzt wird.
Sie können vorgeschlagenen Gesamtbetrag / Preis der Buchung auch einfach überschreiben, wenn ein Spezialpreis gewährt werden soll und einen sogenannten Handpreis setzen.
Mit dem Button “Speichern” werden die Anpassungen entsprechen gespeichert und sie können die “neue” Bestätigung verschicken.
Eigene Buchungen stornieren
Eine eigene Buchung kann mit dem Button “Storno” jederzeit storniert werden.
Damit storniert wird, muss dies entsprechend bestätigt werden.
Bei einer Stornierung wird das Kontingent wieder AUTOMATISCH in den Verkauf gegeben und ist somit wiederum über alle Vertriebskanäle buchbar.
Nach der Stornierung der Buchung können Sie dem Gast eine Stornobestätigung zustellen.
Angebote eintragen
Für Anfragen von Gästen können auch Angebote erstellt werden.
Wichtig bei einem Angebot wird das Kontingent nicht reduziert bzw. “provisorisch” reserviert. Das Angebot hat also einen informativen Charakter und soll dem Gast eine Kostenzusammenstellung geben.
Klicken Sie auf der bekannten Schaltfläche auf “Neue Angebot anlegen” und buchen Sie für das gewünschte Datum ein Zimmer / Wohnung.
Nach dem Speichern kann das Angebot per E-Mail verschickt oder heruntergeladen werden.
Angebot in Buchung umwandeln
Angebote werden im Belegungsplan mit einem “A” gekennzeichnet oder können über die Vorgangssuche gesucht werden.
Klicken Sie links auf das gewünschte Angebot und wandeln Sie dies in eine Buchung um.
Sie können hier auch die Zimmerzuteilung ändern und die Adresse etc. komplettieren.
Nachdem gespeichert wurde kann die Buchung per E-Mail verschickt werden oder als PDF heruntergeladen werden.
Buchungsdokumente versenden
Buchungen (Umbuchungen, geänderte Buchungen), Angebote und Stornierungen können per E-Mail dem Gast verschickt werden oder/und heruntergeladen werden.
Wichtig: Erfassen Sie neben der E-Mail-Adresse des Gastes auch einen “Betreff” und eine “Nachricht”.
Fremdbuchungen zuweisen
Buchungen über Vertriebskanäle der Destination oder OTA’s wie booking.com, , e-domizil, airbnb etc. werden im Kalender als “neue” Buchung dargestellt.
Weisen Sie die Fremdbuchung dem gewünschten Zimmer / Wohnung zu (Button “Zuordnung übernehmen”).
Nach der Zuweisung kann der Vorgang im Belegungsplan angeschaut werden.
Vorgänge (Buchungen, Angebote) suchen
Um Buchungen oder Angebote zu suchen, können Sie den Kalender “durchblättern” oder Sie suchen direkt in der Vorgangssuche nach Anreisedatum, Name des Gastes oder Buchungsnummer usw.
Sie können die Buchung/Angebot bearbeiten indem Sie den entsprechenden Vorgang anklicken.
Termine freischalten / neue Saison freischalten
Mit dem Button Termin freischalten können Sie zukünftige Termine freischalten. Diese Funktion ist funktionell identisch mit der Funktion auf den Verfügbarkeiten.
Wenn ab einem bestimmten Zeitraum keine Kontingente mehr auf einer Leistung vorhanden sind (Kontingente sind NICHT FREIGESCHALTET worden / es gibt also keinerlei Kontingente/auch nicht 0), dann wird die Einheit in diesem Zeitraum farblich (gelb) hervorgehoben.
Alles Aufklappen
Wenn es nur maximal 5 Beherbergungsleistungen im Belegungsplan gibt, dann werden nun automatisch immer alle geöffnet dargestellt.
Wenn es mehr als 5 Beherbergungsleistungen im Belegungsplan gibt, dann werden alle als geschlossen dargestellt.
Es erscheint dann jedoch die neue Schaltfläche "Alle aufklappen" im Headerbereich, mit dem es möglich ist alle zu öffnen.