Facturation en série / décomptes prestataires
- Clément Jaton (Unlicensed)
Cette aide en ligne décrit la version actuelle de la facturation en série ou des décomptes prestataires pour établir des décomptes de commissions, d'honoraires et de forfaits vis-à-vis des prestataires ou d'autres partenaires.
Avant la première utilisation, il est recommandé de suivre une formation unique donnée par votre partenaire contractuel, qui vous expliquera une fois les fonctions afin que vous puissiez utiliser cet outil de référence plus facilement.
Index
1. Introduction et structure
La facturation en série sert à établir les décomptes avec les partenaires, par exemple le décompte des commissions avec les hôtels ou le décompte des honoraires des guides.
Actuellement, la facturation se fait toujours par le biais du TBase.
Sous Backoffice → Facturation en série II, les onglets / rubriques suivants sont disponibles:
Factures
Que désirez-vous facturer?
Presse papier
Zone de facturation
2. Onglet Factures
Dans l'onglet "Factures", il est possible de rechercher les factures des prestataires déjà décomptées et définitivement clôturées afin de les consulter à nouveau.
Le résultat de la recherche s'affiche en dessous du masque de recherche:
Date: la date de création de la facture est affichée ici.
L'icône PDF: L'icône PDF à la fin de la ligne permet d'ouvrir et de consulter la facture correspondante au format PDF.
Les champs suivants sont disponibles pour filtrer la recherche de factures existantes:
Champs | Description |
|---|---|
Date de la facture du⁄au | Recherche de factures en fonction de leur date de création |
Numéro de facture | Recherche d'un numéro de facture spécifique |
Rôle partenaire | Recherche d'un rôle spécifique. En règle générale, par prestataire (p. ex. hôtel ou guide) |
Partenaire | il est possible de rechercher les décomptes d'un partenaire donné, par ex. tous les décomptes d'un hôtel donné. Bouton Rechercher: rechercher le prestataire souhaité. Bouton Effacer: le partenaire inscrit peut être supprimé. |
Bouton Effacer critères | Efface tous les critères de recherche saisis dans le masque |
Bouton Rechercher | Déclenche la recherche selon les critères saisis |
3. Onglet “Que désirez-vous facturer?”
Dans l'onglet "Que désirez-vous facturer?", vous pouvez rechercher toutes les réservations ouvertes pour le décompte des prestataires.
3.1 Sélectionner les réservations
Le bouton "Rechercher" permet de filtrer selon les critères saisis. Les critères sont décrits ci-dessous :
Champs | Description |
|---|---|
Date-Clearing du⁄au | Correspond à la date de paiement définie dans le flux d’argent (dans la plupart des cas, la date-clearing correspond au jour de départ du client) |
Date d'arrivée du⁄au | Correspond à la date d'arrivée du client |
Date de départ du⁄au | Correspond à la date de départ du client |
Dernières Modifications du⁄au | Procédures modifiées pendant cette période |
Canal de distribution | Procédures vendues via un canal de distribution spécifique. Si cette option n'est pas sélectionnée, toutes les procédures de tous les canaux de distribution apparaissent |
Tarifs réservation | Filtrage des procédures en fonction de tarifs de réservation spécifiques |
Groupe de prestations | Il est possible de sélectionner ici un type de prestation particulier |
Je suis | Filtrage des procédures en tant que client ou fournisseur. Cette fonction permet de faire des décomptes séparés, par exemple pour l'hébergement puis pour les commissions. En règle générale, ceci n'est pas utilisé en CH. Il existe 1 décompte où la commission est directement déduite des revenus. |
Partenaire | Recherche d'un partenaire spécifique afin d'effectuer le décompte uniquement pour celui-ci. Le bouton Rechercher permet de trouver un partenaire précis. Le bouton Supprimer permet de retirer l'enregistrement du masque de recherche. |
Rôle partenaire | Recherche d'un rôle de partenaire spécifique, par exemple prestataire, POS, etc. |
Catégorie partenaire | Recherche des procédures restant à facturer selon une classe de données spécifique, par exemple Hébergement Destination XYX |
3.2 Sélectionner des procédures et les copier dans le presse-papiers
Reprendre toutes les réservations trouvées (via le bouton "Sélectionner tous") ou seulement certaines réservations dans le presse-papiers pour les traiter.
Vérifiez avec Ctrl-F (recherche dans le navigateur) si vous ne décomptez que les procédures du mois souhaité. En particulier dans le domaine des visites guidées privées, il y a souvent des réservations avec une visite guidée dans le "mois à décompter" et des visites guidées du "mois suivant" et toutes sont affichées et proposées pour le décompte. Cherchez par ex. 09.2023 et désélectionnez toutes les procédures avec une autre date.
Bouton | Description |
|---|---|
Sélectionner tous | Sélectionne automatiquement toutes les réservations affichées - les réservations peuvent également être sélectionnées individuellement à l'aide de la case à cocher |
Désélectionner tous | Tous les marquages sont retirés |
Reprendre dans presse-papier | Les réservations sélectionnées sont copiées dans le presse-papiers pour la suite du traitement. |
4. Onglet Presse papier
L'onglet "Presse papier" permet de contrôler une nouvelle fois les procédures avant qu'elles ne soient définitivement transférées dans la zone de facturation.
Les actions suivantes sont disponibles:
Bouton | Description |
|---|---|
Sélectionner tous | Sélectionne automatiquement toutes les réservations affichées - les réservations peuvent également être sélectionnées individuellement à l'aide de la case à cocher |
Désélectionner tous | Tous les marquages sont supprimés |
Supprimer sélection | Les réservations marquées peuvent être supprimées du presse papier à l'aide de ce bouton, par exemple si elles ne doivent pas être décomptées |
Sélection dans zone de facturation | Les réservations marquées sont placées dans la zone de facturation via ce bouton. Les réservations peuvent ensuite y être traitées |
Corriger montants sélectionnés | Le bouton "Corriger montants sélectionnés" permet d'enregistrer des cotisations de commissions ajustées manuellement |
5. Onglet Zone de facturation
Si l'action "Sélection dans zone de facturation" a été effectuée, les procédures correspondantes apparaissent sous l'onglet "Zone de facturation".
5.1 Fonctions de la Zone de facturation
La zone est divisée avec plusieurs fonctions.
Document
On choisit ici le modèle de document utilisé pour le décompte en question.
Concerne
Le concerne édité sur les documents peut être saisi dans la ligne concerne.
Filtre débiteur
Le filtre permet de filtrer par classe de données, par exemple lorsque SEULS les guides touristiques doivent être décomptés, mais que les décomptes d'hébergement se trouvent également dans la zone.
Bouton “Actualiser”
En cliquant sur le bouton, la vue est actualisée. Celle-ci peut être intéressante pour les processus de longue durée afin d'observer l'avancement, par exemple lors de l'envoi de plusieurs décomptes, pour voir combien d’envois ont déjà été effectués.
Zone de marquage
Ici, les cases à cocher peuvent être marquées/démarquées à l'aide de différents filtres. La parenthèse sur le bouton (0) indique combien de décomptes sont traités par le bouton.
Bouton | Description |
|---|---|
Tout | Coche la case de toutes les procédures de décompte enregistrées dans la zone de facturation |
Aucun/Aucune | Décoche la case de toutes les procédures de décompte enregistrées dans la zone de facturation |
Facture prov. | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles un décompte PROVISOIRE a déjà été généré |
Facture déf. | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles un décompte DEFINITIF a déjà été généré |
Envoi | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles une nouvel envoi a déjà été effectué |
Envoi en cours | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles un nouvel envoi est actuellement en cours |
Envoi terminé | Coche la case de toutes les procédures de décompte pour lesquelles le nouvel envoi est déjà terminé |
Inverser la sélection | Toutes les cases cochées sélectionnées sont décochées, et en même temps à l’inverse les cases pas cochées sont cochées. Cela simplifie par ex. la sélection de toutes les procédures qui n'ont PAS encore de décompte. Cliquer sur le bouton "Facture déf.", puis sur "Inverser la sélection" → toutes les procédures SANS décompte sont ainsi marquées |
5.2 Facture provisoire
Afin de contrôler les décomptes, il est recommandé d'effectuer d'abord un décompte provisoire et de le contrôler. Un décompte provisoire est toutefois facultatif et ne constitue pas une condition préalable au système.
Bouton | Description |
|---|---|
Créer une facture provisoire | Le décompte provisoire est généré pour toutes les procédures de décompte sélectionnées. AUCUN numéro de facture n'est généré |
Récapitulatif et télécharger | Tous les décomptes provisoires des procédures de décompte marquées peuvent être regroupés dans un PDF et téléchargés en un seul fichier |
Supprimer | Le décompte provisoire est supprimé pour toutes les procédures de décompte sélectionnées |
Si un décompte provisoire a été établi, il est représenté dans la procédure par l'icône PDF grise :
En cliquant sur les icônes sur la procédure de décompte, les différents décomptes peuvent être ouverts et contrôlés au format PDF.
5.3 Facturation définitive
Lors du décompte définitif, un document de facturation officiel est généré avec le numéro de facture correspondant.
Bouton | Description |
|---|---|
Créer une facture définitive | Le décompte est généré pour toutes les procédures de décompte sélectionnées. Les numéros de facture sont alors attribués et l'opération est définitivement comptabilisée! |
Récapitulatif et télécharger | Tous les décomptes définitifs des procédures de décompte marquées peuvent être regroupés dans un PDF et téléchargés en tant que fichier unique |
Si un décompte définitif a été établi, il est représenté dans le processus par l'icône PDF colorée :
5.4 Envoyer les décomptes par e-mail
Les décomptes des prestataires devraient être envoyés directement par e-mail. En cliquant sur "Expédition", la vue suivante s'ouvre.
L'envoi de l'e-mail doit être reconfirmé deux fois.
Champ | Description |
|---|---|
Concerne | Saisir le concerne de l’e-mail |
Texte | Saisir le texte souhaité. Les signatures de l'utilisateur ne sont PAS reprises, c'est exactement le texte saisi ici qui est envoyé Configuration possible par HTML, les ruptures sont placées automatiquement |
Factures définitive | Crée le nouvel envoi du décompte définitif. Les procédures marquées sans le décompte définitif sont ignorées |
Factures provisoires | Crée le nouvel envoi des décomptes provisoires. Les procédures marquées sans le décompte provisoire sont ignorées |
Si l'e-mail a été créé avec succès, la coche verte apparaît, si l'action a échoué, un X rouge apparaît à la fin de la procédure de décompte.
Si un nouvel envoi a été créé avec succès mais n'a pas encore été traité, l'enveloppe apparaît avec la roue de traitement.
Si le nouvel envoi a été envoyé avec succès, l'icône enveloppe apparaît avec un crochet vert. Lors de l'envoi du décompte provisoire, l'icône est grise.
5.5 Suppression de la zone de facturation
Une fois que les réservations ont été décomptées et envoyées avec succès, elles doivent être retirées de la zone de facturation en cliquant sur le bouton "Retirer de la zone".
Aigle, 2023