Saisie de prestataire
Recherche de prestataire
Avant de saisir de nouveaux prestataire, vous devez d'abord vérifier s’il existe déjà. Sous "Saisie données de base" → "Activités", effectuez une recherche par mot-clé (par exemple "swiss") :
Lors de la recherche, les données de l'adresse suivantes sont recherchées :
Lieu
Nom de la société (+ champs compl. 1&2)
Les résultats corresponds sont visibles sous le champ de recherche:
Création du prestataire
Cliquez sur "Saisie données de base" → "Activités" → “Nouveau prestataire” (tout en bas à droite)
Une fenêtre s’ouvre pour la saisie des données générales du prestataire:
Nom du prestataire (à saisir dans toutes les langues utilisées)
Le bouton "Autre tri" permet en outre d'activer le champ "Nom pour le tri", qui permet de donner un nom de tri propre au prestataire.
Catégorie, Type, Statut de la réservation, Statut partenaire
La catégorie est ici généralement "Loisir Sport Culture", mais d'autres catégories peuvent également être sélectionnées en fonction de l'établissement coordonné.
Les types de prestataires servent à catégoriser plus finement les prestataires.
Adresse du prestataire
Résultat : Vous avez créé un nouveau prestataire / fournisseur de services.
Saisie des données de base du prestataire
Maintenant que votre nouveau prestataire est créé, vous pouvez compléter les données de base.
Généralités
Les données sous “Aperçu” ont déjà été saisie lors de la création du prestataire.
Sous “Social media”, vous pouvez saisir les liens suivants:
Facebook
Youtube
Instagram
Adresse: Adresse de l’objet / de la société
Sous l’onglet “Adresse”, vous pouvez compléter les éléments suivants:
Suivant Nom de la société (max. 2 compléments du nom de la société)
Informations complémentaire Adresse (Complément d’adresse)
Case postale
E-mail (Groupes) (si le prestataire utilise le module de groupe)
Adresse: Personne de contact
Si le prestataire dispose d’une personne de contact, vous pouvez saisir l’adresse ici:
Adresse: Autre adresse pour la gestion des réservations
Il est possible de saisir ici une adresse différente pour les confirmations de réservations et une autre adresse de facturation / adresse pour les factures.
Description
Ici vous pouvez saisir les descriptifs relatifs au prestataire. Les descriptifs peuvent être individualisés grâce à l'éditeur.
Il est recommandé de ne pas copier les textes des documents Word directement dans le TSmart. Vous pouvez copier les texte dans TSmart via l'éditeur Windows. L'éditeur Windows est une étape intermédiaire qui supprime les mises en forme superflues des programmes de traitement de texte.
Mention légale
Dans le TBase, les documents suivant étaient saisis sous “Archive”:
Conditions générales de vente
Conditions d'annulation
Charte de sécurité
Protection des données
Dans le TSmart, il y a un onglet séparé où vous pouvez intégrer les fichiers pdf correspondants:
Comptabilité
Ici vous pouvez saisir les données comptables du prestataire.
Coordonnées bancaires
Débiteurs, créancier et fournisseurs de compte de recettes
Informations fiscales
Transmission du décompte de commission
Logins
Sous l’onglet Logins, vous pouvez créer de nouveaux logins, modifier et supprimer les logins existants.
Voici les 2 principaux éléments:
La saisie de nouveaux logins sous "Créer nouveau utilisateur"
La liste des utilisateurs existants, y compris la possibilité de les modifier et de les supprimer
Créer un nouveau login
Lorsque vous créez un nouvel utilisateur, vous obtenez le masque de saisie ci-dessous.
Les champs avec * sont obligatoires, notamment:
Utilisateur → login identifiant (idéalement l’adresse e-mail du prestataire)
Profil Utilisateur/Benutzerprofil : choisir le profil d’utilsateur proposé/souhaité
Nom
Mot de passe → doit être saisi dans les 2 champs
E-mail
Cliquez sur "Créer utilisateur" pour l’enregistrer. Le login sera dès lors actif et pourra être utilisé.
Gérer les utilisateurs existants
Vous pouvez voir d'un coup d'œil à la fois le nom de l'utilisateur / du prestataire, ainsi que le login (entre parenthèses).
Vous pouvez supprimer des utilisateurs avec l'icône rouge de la poubelle, ou modifier un utilisateur existant en cliquant sur Editer.
Info système
Ici vous trouverez les information administrative, telle que l’ID du prestataire.
Il est possible de supprimer le prestataire ici.
Créé un lien pour le prestataire
Voici le lien à envoyer aux destinations et OT pour les prestataires:
https://tsmart.tomas-travel.com/tsmart/login.xhtml?loginname= TDS00020013032387966&style=skin-default&resid=TDS0002001
Attention: il faut utiliser le nr TDS du prestataire.
Pour que le prestataire obtienne la bonne langue, il faut rajouter:
DE: &locale=de
FR: &locale=fr