Rechnungen / Zahlungen / Online Zahlungslink
- Guido Jungen
Inhaltsverzeichnis:
Einleitung
Eine Buchung hat genau “1” Buchungsnummer .
Da diese aber oftmals mehrmals umgebucht, teilstorniert usw. werden, kann eine einzelne Buchung mehrere bzw. “n” Debitoren oder Debitorengutschriften haben.
Über den Menüpunkt “Rechnungen” können Kundenrechnungen - und gutschriften sowie Abrechnungen mit den Partnern (z.B. Kommissionsabrechnung) gesucht und bearbeitet werden.
Rechnungen suchen
Über den Menüpunkt “Rechnungen” kann auf die Rechnungen (Debitoren), Debitoren Gutschriften von den Kunden/Gästen und die Abrechnungen mit den Partnern/Leistungsträgern zugegriffen werden. Nach den folgenden Kriterien kann gesucht und gefiltert werden:
Partner / Kunden | Für die Destinationen ist automatisch “Kunde” ausgewählt. |
|---|---|
Von - Bis | Rechnungserstellungsdatum |
Rechnungsnummer | Die Rechnungsnummer wird vor allem im Bereich der Leistungsträger- bzw. Kommisisonsabrechnungen verwendet. |
Vorgangsnummer | = Buchungsnummer |
Kundennummer | In der CH nicht verwendet |
Zahlungsreferenz | Zahlungsreferenz bei Online Zahlungen (Datatrans / Auszahlungen Acquirer) |
Zahlungslink versendet | siehe Kapitel Zahlungslink |
Zahlungsstatuts | siehe Kapitel Debitorenkontrolle |
Rechnungsübersicht
Gibt es mehrere Rechnungen bzw. Gutschriften, dann werden diese wie folgt angezeigt:
Folgende Informationen werden angezeigt:
→ EUR grün = Zahlung ist erfolgt. Rechnung ist bezahlt. | |
|---|---|
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Für weitere Informationen muss die Rechnung/Debitor per Klick geöffnet werden. Sie sehen zusätzlich die folgenden Informationen:
Rechnungsbetrag und Rechnungsempfänger
Erhaltene Zahlungen: Zahlart, Referenznummer bei Online-Zahlungen, etwaige Kommentare
Kontierungen
Fibu-Status, ob die Buchung in die Finanzbuchhaltung exportiert wurde oder
Rechnungen verwalten
Über das Menüs/Navigation werden die folgenden Aktionen durchgeführt:
Details | Mit der Aktion Details wird die Rechnung / Gutschrift geöffnet. |
|---|---|
Zahlung erfassen | Über die Aktion können nachträgliche Zahlungen abgewickelt werden. Siehe Kapitel |
Kunde | Die Adresse des Kunden kann geöffnet und bei Bedarf korrigiert werden. |
Zur Buchung | Mit dieser Aktion wird man auf die Buchung verlinkt. Die Vorgangsverwaltung “Angebote & Buchungen” wird geöffnet. |
Auf diesen Bereich wird hier nicht näher eingegangen. Diese Funktionen beziehen sich auf die Rechnungslegung und Auflagen in Deutschland. |
Rechnung Zahlung erfassen
Rechnungen / Debitoren können unter über Zahlung erfassen bezahlt werden.
Welche Zahlungsmöglichkeiten zur Verfügung stehen, wird auf dem jeweiligen Vertriebskanal definiert.
Kunde zahlt bar
Zahlung mit Kreditkarte
Erhaltene Überweisungen eintragen
Zahlungseingang via Fibu
Kunde zahlt per Link
Die meisten Zahlungsmöglichkeiten sind selbsterklärend.
Zahlung mit Kreditkarte
Bei der Zahlung mit Kreditkarte kann die Kartennummer des Gastes, direkt im System erfasst werden. Dieses Verfahren wird in der Praxis auch MPO-Belastung (Mail-Phone-Order) genannt. Dieses Verfahren ist seit vielen Jahren im Einsatz, stösst in der heutigen Zeit nicht unbedingt auf viel Gegenliebe der Gäste . Die Gäste sträuben sich sehr oft die KK Nummer telefonisch oder schriftlich mitzuteilen.
Lösung : Kunde zahlt per Link
Erhalten Überweisungen eintragen / Zahlungseingang via FiBu
Mit dieser Zahlart werden Banküberweisungen (Zahlung auf Rechnung) verbucht. Es steht 1 Bankkonto zur Verfügung.
Bei Zahlungen für Buchungen aus dem Ausland fallen z.T. Bankspesen oder Währungsdifferenzen an. Diese müssen in einem 2. Schritt über Zahlungseingang via Fibu abgerechnet werden.
Kunde zahlt per Zahlungslink
Der Zahlungslink wird in einem separaten Kapitel detailliert beschrieben.
Der Versand eines Zahlungslinks wird immer beliebter und hat sich in den letzten Jahren immer mehr bewährt. Einerseits können dem Gast alle Online Zahlungsmethoden (KK, TWINT etc.) angeboten werden, andererseits erfolgt ein sogenannter Liability Shift (Haftungsumkehr), da die Transaktionen im 3D Secure Verfahren erfolgen.
Offene Rechnung suchen
Im Rechnungsmodul kann nach allen, bezahlten und noch offenen Rechnungen gesucht werden.
8-ung: im Rechnungsmodul kann aktuell nicht nach An- und Abreisedaten der jeweiligen Buchung gesucht werden, sondern nur nach dem Erstellungsdatum der Rechnung.
Rechnungen für die ein Zahlungslink erstellt wurden, können ebenfalls in diesem Modul kontrolliert werden. Weitere Informationen siehe Online Zahlungslink.
Kontrolle An- und Abreisen
Unter dem Menüpunkt Auswertungen / Verkauf / Zahlungsabgleich besteht die Möglichkeit Listen in Excel nach An bzw. Abreisedaten zu ziehen.
Bsp. dieser Excelliste