Gastgeber / Leistungsträger suchen und anlegen

Bevor Sie neue Gastgeber / Leistungsträger anlegen, sollten Sie zuerst nachsehen, ob das gewünschte Objekt ggf. bereits angelegt ist. Wählen Sie daher zunächst den Menüpunkt “Pflege” und anschliessend die Option “Beherbergung” aus. Hier finden Sie ein Suchfeld zur Schlagwortsuche, welches Sie mit den gewünschten Suchbegriffen füllen können:

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Bei der Suche werden folgende Werte aus der Adresse durchsucht:

• Ort

• Name Objekt / Unterkunft

Passende Treffer sehen Sie direkt unterhalb des Felds der Schlagwortsuche:

Open

Um eine neue Unterkunft / Leistungsträger anzulegen, wählen Sie auf der Startseite im TSmart zunächst den Menüpunkt “Pflege” und anschliessend die Option “Beherbergung” aus:

Um nun eine neue Unterkunft anlegen zu können, betätigen Sie die Schaltfläche “Neuer Gastgeber” unten rechts.

Vorerfassung - Gastgeber / Leistungsträger

Im Folgefenster werden nun zunächst die allgemeinen Daten des Gastgebers erfasst:

• Name der Beherbergung / Unterkunft (Der Name der Unterkunft wird nur in einer Sprache wiedergegeben.)

• Kategorie = ausgewählte Datenklassen

• Typ = Objekttyp der Unterkunft (nur eine Auswahl ist möglich) Verfeinerung siehe Merkmale.

• Buchungsstatus = Für Vertrieb freigeben ja/nein

• Klassifizierung
  Hotels: Wählen Sie auf dem LT die «neutralen» Sterne aus (1 Stern, 2 Stern usw.).
  Die offizielle Klassifizierung (HotellerieSuisse bzw. GastroSuisse) kann unter der Lasche „Merkmale“ ausgewählt werden.

  Ferienwohnungen / B&B’s : Für die Ferienwohnungen steht das Klassifikationssystem vom Schweizer Tourismusverband zur Verfügung. Die Sterne-Klassifikation von Bed & Breakfast Switzerland (BnBCH) ist als Unterkategorie ebenfalls in das Klassifikationssystem des Schweizer Tourismus-Verbands STV integriert. 

• Objektadresse / Firmenadresse
  Erfassen Sie hier die Adresse des Objektes .

Mit “Speichern” unten rechts wird das Objekt gespeichert.

Detailerfassung - Gastgeber / Leistungsträger

Nachdem die neue Unterkunft bzw. der Leistungsträger “allgemein” erfasst ist, erfolgt nun die Detailerfassung.

Register Allgemein

Buchungsstatus, Typ, Klassifizierung (siehe Erklärungen oben) können hier verändert werden.

Neu dazu gekommen sind die Felder:

• abweichende Sortierung = Die Sortierung kann bei der Anzeige im Hintergrund beeinflusst werden

• Parnterstatus = Dies ist je nach Destination genutzt und kann z.B. für die Sortierung verwendet werden.

• Check-In = Hier können die Check-in/out Zeiten hinterlegt werden.

• Social Media = Hier könnten Infos zu den Social Media Kanälen der Objekte / Leistungsträger hinterlegt werden

• Weitere Felder = Hier finden man individuelle bzw. “alte” Felder die nicht mehr verwendet werden.

Register Adressen

Hier müssen nun die Objekt- und Vermieteradressen verfeinert werden.

E-Mail: E-Mail für Kontakt mit dem Vermieter
(E-Mail (Gruppen) ist in Zusammenhang mit dem Gruppenmodul).

Webseite: Homepage der Unterkunft

Telefon / Mobil / Fax: für den Kontakt mit dem Vermieter.

Korrespondenz in: die Sprache für Buchungsbestätigung und Kommissionsabrechnung

Bevorzugte Kommunikation: hier sollte E-Mail gewählt werden. Siehe abweichende Adressen für Buchungsabwicklung.

Ansprechpartner: hier kann der Ansprechpartner erfasst werden. Diese Informationen sind aber nicht zwingend und werden für die Buchung nicht benötigt.

Zum Speichern klicken Sie unten rechts auf den Button “Speichern”.

Abweichende Adressen für Buchungsabwicklung

Die Adressen für die Buchungsabwicklung vor allem für die Abrechnung der Kommisisonen und Auszahlung der Buchungen erfolgt an die “abweichende Rechnungsadresse” (altes System: Clearing-Mandant).

Klicken Sie auf das “x” und ein Suchfenster zum Verknüpfen der Verwalter Adresse erscheint.

Vermieteradressen verfeinert werden.

Zum Speichern klicken Sie unten rechts auf den Button “Speichern”.

Register Merkmale

Die Struktur der Merkmale kann sich je nach Vertragspartner stark unterscheiden.

Öffnen Sie die gewünschte Merkmalsgruppe und wählen Sie die gewünschten Merkmale aus.

Zum Speichern klicken Sie unten rechts auf den Button “Speichern”.

Register Beschreibung

Erfassen Sie hier die Beschreibungen des Hauses.

Die Beschreibung ist hier in 3 Rubriken aufgeteilt:

• Beschreibung

• Kalender / Eigenbelegung

• Diverse

Nachfolgend wird kurz auf die Rubriken Beschreibung und Kalender / Eigenbelegung eingegangen. Die Rubrik Diverse variiert von Instanz zu Instanz:

Rubrik Beschreibung

Beschreibung:
Beschrieb des Hauses, Parking, Garten, Aussicht, Lage etc.

Konditionen / Extras:
Wichtige Informationen - z.B. Kosten für Sauna, Cheminéeholz etc. oder z.B. wichtige Informationen wie keine Haustiere, Höhe der Wohnung, Kettenobligatorium im Winter usw.

Anreise (Check-in/Check-out)

Erfassen Sie hier Informationen wann die Wohnung bezogen werden kann und bei der Abreise abgegeben werden muss. Hier können Sie auch Informationen zur Schlüsselabgabe hinterlegen.

Rubrik Kalender / Eigenbelegung

Hier werden die Textbausteine für den Belegungsplan des Eigentümers erfasst - die bei den eigenen Buchungen bzw. Angeboten auf die Bestätigungen gedruckt werden. Diese Rubrik wird vorwiegend durch den Eigentümer gepflegt.

Zum Speichern klicken Sie unten rechts auf den Button “Speichern”.

Rubrik Lage

In diesem Bereich kann der Lagebaum sowie die Positionierung auf Google vorgenommen werden.

Lagebaum auswählen

Suche Sie nach dem hinterlegten Ort und wählen Sie diesen aus.

Dieser Lagebaum wird vorwiegend zum Filtern auf dem TPortal (Online Booking) benötigt.

Zum Speichern klicken Sie unten rechts auf den Button “Speichern”.

Positionierung Google Maps

Die Positionierung erfolgt automatisch anhand der Adresse des Objektes. Sie können die Positionierung verändern in dem Sie den Pfeil an die gewünschte Position verschieben. Unten rechts können Sie die Karte näher zoomen.

Zum Speichern klicken Sie unten rechts auf den Button “Speichern”.

Rubrik Bilder

Erfassen Sie so viele Bilder des Objektes / Leistungsträgers.

Die Bilder können entweder direkt von der Computerpartition, oder per Drag & Drop hinterlegt werden.

Es können gleichzeitig mehrere Bilder hochgeladen werden.

Wichtig: Bilder in JPG und PNG können abgespeichert werden.

• Bildtitel - kann in mehreren Sprachen hinterlegt werden ist ein Pflichtfeld

• Dateiname - wird von der Datei übernommen

• Saison - wählen Sie hier die Saison aus Winter - Sommer (verschiedene Saisonzeiten zur Auswahl)

• Urheber - Urheber des Bildes

• Rechteinhaber - Rechteinhaber des Bildes ist ein Pflichtfeld

• Beschreibung - intern wird nirgends angezeigt

Nachdem Sie die Bilddetails gespeichert haben, gelangen Sie in die Bildübersicht.

Dort können Sie die Bilder nun per Drag & Drop oder mittels der Pfeile an den Bildern in die gewünschte Reihenfolge bringen.

Rubrik Rechtliche Informationen

In dieser Rubrik können die AGB’s, Datenschutzbestimmungen etc. der Vermieter hinterlegt werden, die dann im TBooking und z.B. im Belegungsplan genutzt werden können.

Die ABG’s und Datenschutzbestimmungen der Destination / touristischen Organisation sind zentral auf dem Mandanen hinterlegt. Deshalb wird hier nicht weiter darauf eingegangen.

Rubrik Buchhaltung

Sind abweichende Adressen für die Buchungsabwicklung gesetzt - dann müssen die Informationen zur Buchhaltung IBAN etc. direkt bei der Verwalter Adresse erfasst werden. Es erscheint die folgende Meldung.

Wir ohne abweichende Adresse für die Buchungsabwicklung bzw. Rechnungsempfänger gearbeitet, dann können die folgenden Infos erfasst werden.

• Bankdaten

• Daten des Debitors & Kreditors sowie das Erlöskonto des Anbieters

Diese Informationen werden direkt durch den Fibu-Export eingefügt, sofern dieser genutzt wird. Deshalb hier bitte NICHTS erfassen.

• Steuerangaben

Informationen zur MWST etc. Dies ist vor allem bei Pauschalen wichtig oder wenn der Leistungsträger steuerpflichtig ist und den Belegungsplan nutzt.

• Zustellung der Sammelabrechnung

Hier sollten Sie standardmässig E-Mail auswählen.

Rubrik Logins

In der Lasche Logins können Zugangsdaten für die Eigentümer erfasst, verändert und gelöscht werden. egen können.

Neuen Benutzer anlegen

Sobald Sie einen neuen Benutzer anlegen, landen Sie in einer leeren Erfassungsmaske. Die zwingenden Felder sind mit einem Sternchen markiert, von Wichtigkeit sind vor allem:

• Benutzername (der Name, der zum Login vom Benutzer eingegeben wird, das kann z.B. auch ein Kürzel oder ein prägnanter Name sein, z.B. "hansmueller")

• Name (der tatsächliche Name des Benutzers, z.B. "Hans Müller Adventures")

• Kennwort (inkl. Kennwort wiederholen)

• E-Mail

• Benutzerprofil (auf den Benutzerprofilen sind die Rechte bzw. Möglichkeiten des Benutzers geregelt - in der Regel gibt es mehrere Profile.)

• Signatur (Ist ein Pflichtfeld - die Signatur wird bei Buchungen im TBooking und über den Belegungsplan des Eigentümers mitgegeben).

Durch Klick auf "Benutzer anlegen" wird der Benutzer abgespeichert und eine Benutzung des Logins ist ab diesem Zeitpunkt möglich.

Bestehende Benutzer verwalten

Über das rote Mülleimer-Symbol können Sie Benutzer löschen, über Bearbeiten können Sie einen bestehenden Benutzer verändern (z.B. den Namen oder Passwort ändern, etc.). Bei der Bearbeitung haben Sie die gleichen Optionen, die Sie bereits aus der Neuanlage von Benutzern kennen.

Systeminfo

Der Bereich “Systeminfo” ist ein reiner Administrationsbereich, den Sie in der Regel nicht im Alltag benötigen.

Leistungsträger löschen

Auch ist es hier möglich, den Anbieter / Leistungsträger zu löschen.